Indien een schoolrekening onbetaald blijft, is het raadzaam om niet lang te wachten alvorens een betalingsherinnering te sturen. De kans op succesvolle inning van de rekening stijgt als je kort na de vervaldag reeds actie onderneemt.

Hierbij vind je een model van een aanmaningsbrief.

De periode waarbinnen je schoolrekeningen kan invorderen, is relatief kort. Een arrest van het Hof van Cassatie verduidelijkt dat de verjaringstermijn voor onbetaalde schoolrekeningen één jaar bedraagt. Schoolbesturen kunnen schoolrekeningen niet meer invorderen wanneer ze meer dan één jaar onbetaald zijn gebleven.

De verjaringstermijn van één jaar is van toepassing voor alle rekeningen die verband houden met onderwijs, bijvoorbeeld:

•  de leerlingenbijdragen; 
•  schoolmaaltijden; 
•  schoolgerief; 
•  uitstappen. 

De schuldenaar kan zich minder gemakkelijk beroepen op de verjaring indien hij/zij:

•  al een deel van de factuur betaald heeft of 
•  zelf het initiatief heeft genomen om schriftelijk uitstel van betaling of een betalingsregeling te vragen. 

Om de verjaring te protesteren op één van deze gronden, moet je uiteraard over een aantoonbaar bewijs beschikken dat de schuldenaar één van die handelingen heeft gesteld. Een mondelinge afspraak of een betaling in contanten kunnen niet als bewijs dienen.

Als schuldeiser kan je vermijden dat een vordering na één jaar verjaart, door middel van één van de volgende procedures:

•  een dagvaarding voor het gerecht; 
•  een betekening van bevel tot betaling; 
•  een aanmaning tot betaling via een deurwaarder; 
•  een betekening van beslag; 
•  een ingebrekestelling bij aangetekende brief met ontvangstbewijs door advocaten, gerechtsdeurwaarders en andere vertegenwoordigers die in rechte mogen verschijnen namens de schuldeiser; 
•  een erkenning van schuld. 

OPGEPAST: het is niet voldoende om als school zelf een aangetekende brief te zenden naar de schuldenaar!

Een erkenning van schuld zal in de meeste gevallen van achterstalligheid de meest aangewezen procedure zijn. De schuldenaar moet de erkenning van schuld ondertekenen binnen het jaar na de factuurdatum. Daarna begint de verjaringstermijn van één jaar opnieuw te lopen met als startmoment de datum vermeld op de erkenning van schuld. Dit wordt “stuiting van de verjaring” genoemd. De stuiting van de verjaring is eenmalig: je kan geen opeenvolgende stuitingen instellen voor eenzelfde achterstallige rekening.

Als bijlage vind je een model van erkenning van schuld met daaraan gekoppeld een verzoek tot toekenning van betalingsfaciliteiten van de hand van prof. Aloïs Van Oevelen, emeritus gewoon hoogleraar van de faculteit Rechten van de Universiteit Antwerpen