Leerlingen zijn pas effectief ingeschreven als hun ouders zich akkoord verklaren met het pedagogisch project en het schoolreglement van je school. Op dat moment ontstaat er een juridische verbintenis tussen ouders en school. De ouders vertrouwen hun kind toe aan je school, jij engageert je als school om goed onderwijs te bieden.

Meer informatie over het inschrijvingsrecht vind je op onze PRO.-pagina Inschrijven.

Ouders komen soms al voor ze een inschrijvingsvraag stellen graag eens langs op jouw school. Ze maken bv. op een opendeurdag, een openklasdag, een koekeloeredag al graag kennis met je school- en klaswerking maar schrijven op dat moment nog niet in. Je vindt hiervoor heel wat inspiratie in de tegel Onthaal.

Het kan echter ook dat het onthaalmoment tegelijk een inschrijvingsmoment wordt. Dit is bv. mogelijk als je een school bent voor:

• gewoon basisonderwijs die geen kinderen weigert en dus niet digitaal aanmeldt: de leerlingen worden chronologisch ingeschreven;
• gewoon secundair onderwijs (1A/1B) die geen leerlingen weigert in 1A/1B en dus niet digitaal aanmeldt voor 1A/1B: de leerlingen worden chronologisch ingeschreven;
• gewoon basis- of secundair onderwijs (1A/1B) die na een aanmeldingsprocedure de gunstig gerangschikte leerlingen inschrijft op afspraak;
• gewoon onderwijs zonder volzetverklaringen vanaf het 2de leerjaar van de eerste graad: de leerlingen worden chronologisch ingeschreven;
• gewoon onderwijs met volzetverklaringen vanaf het 2de leerjaar van de eerste graad: de inschrijving vindt plaats (ouders tekenen voor akkoord met het schoolreglement en het pedagogisch project) maar de leerling wordt geweigerd en komt chronologisch op de weigeringslijst^* van het volzet verklaarde niveau;
• buitengewoon onderwijs van wie de capaciteit nog niet is bereikt: de leerlingen worden chronologisch ingeschreven;
• buitengewoon onderwijs waarvan de capaciteit is bereikt: de inschrijving vindt plaats (ouders tekenen voor akkoord met het schoolreglement en het pedagogisch project) maar de leerling komt chronologisch op de weigeringslijst^*  van het gevraagde niveau waarvan de capaciteit werd bereikt.

Het moment waarop je school als school de leerling inschrijft, gaat soms lang vooraf aan het moment waarop de leerling effectief in je school binnenstapt. Als het inschrijvingsmoment ook het eerste onthaal is, is dit het moment om aan een informele en een formele band te bouwen met de ouders als start van een jarenlange samenwerking.

Zo’n inschrijvingsmoment is meer dan een administratief afhandelen van allerlei formaliteiten zoals het invullen en ondertekenen van een aantal documenten of het opvragen van leerlingengegevens. Heb bij dit laatste zeker ook aandacht voor de regelgeving rond AVG/GDPR. Hou relevante zaken bij in het leerlingendossier.

Verken bijvoorbeeld samen met de ouders het schoolreglement met de engagementen erin. Vertel waar je je als school toe engageert en hoe je graag met ouders wilt samenwerken en wat je van hen verwacht. Vertel bij wie ze terecht kunnen met hun vragen en zorgen.

Praat over de onderwijsbehoeften en de wensen en maak indien nodig een afspraak voor een verder gesprek hierover. Handel daarna pas de formaliteiten af. Praat ook over de thuissituatie bij de inschrijving. Komt slechts een ouder inschrijven, vraag dan na of beide ouders akkoord gaan met de inschrijving. Er kan immers geen inschrijving gebeuren als er geen eensgezindheid is over de schoolkeuze.

Voorzie tijd voor het inschrijvingsmoment en vorm de medewerkers die instaan voor de inschrijving. Ze moeten het vertrouwelijk gesprek kunnen voeren en weten welke documenten ze moeten en/of kunnen opvragen. Denk daarbij onder meer aan verslagen en attesten, de nodige leerlingengegevens en gegevens over de thuissituatie, weliswaar steeds met inachtname van de regels rond AVG/GDPR. Inschrijvers moeten ook weten wanneer ze verplicht zijn een leerling in te schrijven, wanneer ze een leerling onder ontbindende voorwaarde inschrijven en wanneer ze een leerling moeten weigeren. Schrijf je veel anderstalige leerlingen in dan kun je overwegen om tolken uit te nodigen voor de inschrijvingsdagen.

Sommige scholen werken met aanmelden.

Ben je een school voor buitengewoon onderwijs? Dan ben je niet verplicht om aan te melden. Al dan niet aanmelden heeft in het buitengewoon onderwijs geen verband met het al dan niet weigeren van leerlingen. Je meldt als school voor buitengewoon onderwijs aan om een beter zicht te krijgen op je inschrijvingen, om het kamperen te vermijden ... Je kunt kiezen om dit digitaal te doen maar je bent daartoe niet verplicht.

Ben je een school voor gewoon basisonderwijs of voor gewoon secundair onderwijs (enkel 1A/1B)? Dan ben je verplicht digitaal aan te melden als je leerlingen wil kunnen weigeren op basis van capaciteit. Ook zonder capaciteitsproblemen kun je een aanmeldingsprocedure opstarten of bij een aanmeldingsprocedure aansluiten om het inschrijvingsproces te optimaliseren.

Als aanmeldende scholen moet je het tijdspad volgen dat door de Vlaamse regering wordt bepaald. Ouders moeten dan het aanmeldingsgebeuren doorlopen vooraleer ze hun kind kunnen inschrijven. Het digitale systeem waarmee gewerkt wordt, zorgt ervoor dat alle ouders evenveel kans maken om in de school ingeschreven te geraken.

Het is van belang om als individueel aanmeldende school, of als groep scholen die samen aanmelden, na te gaan hoe je ouders in het hele gebeuren ondersteunt en met wie je daarvoor kan samenwerken. Sommige scholen laten ouders digitaal aanmelden binnen de school en werken samen met socio-culturele instanties om het aanmeldingsgebeuren in goede banen te leiden.