Nee, dat mag niet.
Een attest waaruit blijkt dat een leerling in een gesloten instelling van Bijzondere Jeugdzorg geplaatst is of in voorhechtenis of in gevangenschap gehouden wordt, bevat persoonsgegevens van gerechtelijke aard. De basisregel is dat de school dergelijke persoonsgegevens niet mag verwerken.
Op dit verbod zijn echter enkele uitzonderingen van toepassing. Eén van deze uitzonderingen stelt dat de school persoonsgegevens van gerechtelijke aard toch mag verwerken, indien de verwerking noodzakelijk is voor de verwezenlijking van doeleinden die door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie zijn vastgelegd.
De school moet tegenover het departement onderwijs de afwezigheid van de leerling kunnen verantwoorden. Om deze wettelijke verplichting na te leven, dient de school over het toepasselijk attest te beschikken. Hieruit volgt dat de school gerechtigd is zulk attest te verwerken, maar dan op geen enkele andere wijze dan in het kader van de controle op de leerplicht.
In sommige gevallen zal de school de afwezigheid van de leerling ook tegenover derden moeten verantwoorden. Het stagereglement dat bindend is voor alle scholen en structuuronderdelen, schrijft immers voor dat de stagegever op de hoogte gebracht wordt van de feiten die de aanwezigheid van de leerling kunnen rechtvaardigen. De stagegever heeft zelfs het recht naar de redenen van de afwezigheid te informeren.
Deze verplichting, die voortvloeit uit de toepassing van het stagereglement, is echter in strijd met het verbod op de verwerking van gerechtelijke persoonsgegevens, dat voortvloeit uit de toepassing van de privacywet. Bovendien is de eerder genoemde uitzondering hier niet van toepassing, want het doorgeven van het attest aan de stagegever past in het geheel niet in het kader van de controle op de leerplicht. Op basis van de hiërarchie van de normen kan gesteld worden dat de federale privacywet voorrang heeft op het stagereglement dat van het departement onderwijs uitgaat.
De genoemde attesten mogen dus in geen geval doorgegeven worden aan de stagegever. De school kan wel aan de stagegever melden dat de leerling op school gewettigd afwezig zal zijn tot een bepaalde datum en bijgevolg tot die datum niet kan deelnemen aan de stage. Voorts kan de school meedelen dat ze over de nodige documenten beschikt op basis waarvan de afwezigheid van rechtswege gewettigd is, zonder meer details te verstrekken.
Dit hangt van de vraag af en of de politiedienst een bestuurlijk of gerechtelijk opdracht uitvoert.
Bestuurlijke en gerechtelijke opdrachten
In haar antwoord op onze vraag dienaangaande meldt de Gegevensbeschermingsautoriteit ons dat de wet op het politieambt, politiediensten het recht verleent persoonsgegevens in te winnen en te verwerken, voor zover de gebeurtenissen, de groeperingen en de personen waarover gegevens verwerkt worden, een concreet belang vertonen voor de uitoefening van hun opdracht als bestuurlijke politie of als gerechtelijke politie.
In haar antwoord op onze vraag dienaangaande meldt de Gegevensbeschermingsautoriteit ons dat de wet op het politieambt, politiediensten het recht verleent persoonsgegevens in te winnen en te verwerken, voor zover de gebeurtenissen, de groeperingen en de personen waarover gegevens verwerkt worden, een concreet belang vertonen voor de uitoefening van hun opdracht als bestuurlijke politie of als gerechtelijke politie.
- De bestuurlijke daden van de politiediensten zijn van preventieve aard: ze omvatten de handhaving van de openbare orde en het toezicht op de naleving van de politiewetten en –verordeningen, de voorkoming van misdrijven en de bescherming van personen en goederen.
- De gerechtelijke daden van de politiediensten hebben een repressief karakter: ze omvatten de opsporing en de vaststelling van misdrijven en de verzameling van bewijzen die eventueel later aan de rechter kunnen worden voorgelegd.
De finaliteit van de verwerking van persoonsgegevens door een politiedienst verschilt dus naargelang de politiedienst een bestuurlijke of een gerechtelijke opdracht uitvoert. In de praktijk gaat het bij interventies ten aanzien van de school doorgaans om een gerechtelijke opdracht.
Gegevensverzameling in het kader van een gerechtelijk onderzoek
De wet op het politieambt stelt uitdrukkelijk dat het inwinnen en verwerken van persoonsgegevens door politiediensten overeenkomstig de privacywet dient te gebeuren, in het bijzonder wat de principes van finaliteit en proportionaliteit betreft. Hieruit volgt onder meer dat de aard van de opdracht mede bepaalt tot welke verwerkingen van persoonsgegevens de politiediensten gerechtigd zijn.
De wet op het politieambt stelt uitdrukkelijk dat het inwinnen en verwerken van persoonsgegevens door politiediensten overeenkomstig de privacywet dient te gebeuren, in het bijzonder wat de principes van finaliteit en proportionaliteit betreft. Hieruit volgt onder meer dat de aard van de opdracht mede bepaalt tot welke verwerkingen van persoonsgegevens de politiediensten gerechtigd zijn.
Tot de taken van de gerechtelijke politie behoort het vooronderzoek in strafzaken, waarin vooral bewijsmateriaal verzameld wordt met betrekking tot misdrijven en hun vermoedelijke daders. Het vooronderzoek neemt meestal de vorm aan van een opsporingsonderzoek onder leiding van de Procureur des Konings, soms gaat het om een gerechtelijk onderzoek onder leiding van een onderzoeksrechter.
- In het kader van een opsporingsonderzoek kunnen de politiediensten onder meer persoonsgegevens verzamelen die in een algemene nationale databank worden verwerkt, verdachten en getuigen ondervragen, een deskundigenonderzoek of een DNA-onderzoek uitvoeren, tot een lichaamsonderzoek of een fouillering overgaan, een plaatsbezoek of een huiszoeking verrichten, tot inbeslagneming overgaan, gewone gesprekken of telefoongesprekken afluisteren en personen visueel bespieden.
- In het kader van een gerechtelijk onderzoek kunnen de politiediensten onder meer een maatschappelijke enquête voeren met betrekking tot de verdachte en zijn milieu, verdachten ondervragen, getuigen verhoren, een deskundigenonderzoek of een DNA-onderzoek uitvoeren, tot een lichaamsonderzoek of een fouillering overgaan, een verdachte in observatie stellen, een plaatsbezoek of een huiszoeking verrichten, tot inbeslagneming overgaan, het briefgeheim en andere vertrouwelijke communicaties schenden, telefoonnummers identificeren, telecommunicatie opsporen en lokaliseren, gewone gesprekken of telefoongesprekken afluisteren en personen visueel of elektronisch bespieden.
Veel van deze onderzoeksverrichtingen zijn onderworpen aan strikte voorwaarden en/of voorafgaande toestemmingen. Het zou ons vanzelfsprekend te ver voeren om deze hier toe te lichten.
Concreet is het onbegonnen werk voor een schooldirectie om in al deze gevallen uit te maken welke leerlingengegevens de politiediensten in het kader van hun toepasselijke bevoegdheid mogen opvragen. De schooldirectie zal zich moeten verlaten op de inlichtingen die door de politiediensten zelf dienaangaande verstrekt worden. Het verdient aanbeveling dat de school zich bij een gebeurlijke vraagstelling vanwege de politie in het kader van een gerechtelijke opdracht laat informeren, vooraleer de vragen te beantwoorden.
Het is sterk aan te raden om bij elk verzoek, de identiteit van de vraagsteller(s) te verifiëren (let in het bijzonder op bij telefonisch contact) en elk verzoek (ongeacht of er op ingegaan werd, of niet) te documenteren.
Besluit
Het is niet eenvoudig voor de school om te beoordelen welke persoonsgegevens met betrekking tot leerlingen op verzoek van de politie wel of niet mogen of moeten meegedeeld worden aan de politie. Enerzijds moet de school de gerechtvaardigde belangen van de leerlingen verdedigen, anderzijds mag de school een gebeurlijk onderzoek niet belemmeren. Toch kunnen we enkele suggesties aanreiken:
Het is niet eenvoudig voor de school om te beoordelen welke persoonsgegevens met betrekking tot leerlingen op verzoek van de politie wel of niet mogen of moeten meegedeeld worden aan de politie. Enerzijds moet de school de gerechtvaardigde belangen van de leerlingen verdedigen, anderzijds mag de school een gebeurlijk onderzoek niet belemmeren. Toch kunnen we enkele suggesties aanreiken:
- Indien de vraag van de politie kennelijk tot voordeel van de betrokken leerling strekt, dan is het duidelijk dat er weinig of geen beperkingen zijn om te antwoorden op relevante vragen. Bijvoorbeeld bij een onrustwekkende verdwijning van een leerling dient de school al haar medewerking te verlenen aan het speurwerk.
- Indien andere instanties of personen beter geplaatst zijn om de gevraagde gegevens te leveren, doet de school er goed aan naar die instanties of personen te verwijzen. Indien de politie bijvoorbeeld over een recente foto van de leerling wenst te beschikken, is het in principe logischer dat zulke foto door de ouders overhandigd wordt, en niet door de school.
- In de andere gevallen verdient het aanbeveling persoonsgegevens van leerlingen niet op basis van een telefonisch verzoek, maar uitsluitend na een expliciet schriftelijk verzoek mee te delen aan de politie. Indien de tijd dringt, kan dit verzoek snel per e-mail aan de school gericht worden. Let er op dat de identiteit van de vraagsteller gecontroleerd wordt.
- Ook het meedelen van de persoonsgegevens aan de politie gebeurt bij voorkeur schriftelijk en niet via de telefoon. Ook hier kan het gebruik van e-mail de communicatie versnellen.
- In de regel zullen de vragen van de politie steeds voldoen aan de vereisten van finaliteit en proportionaliteit. De verzamelde persoonsgegevens zullen pertinent en adequaat zijn, rekening houdend met de beoogde finaliteit van de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van de politieopdracht.
- Toch kan de politie zich in zeer uitzonderlijke gevallen genoodzaakt zien de privacy van een leerling op school op ernstige wijze te schenden, bijvoorbeeld bij een huiszoeking in de kamer van een interne leerling, bij de schending van het briefgeheim of het telefoongeheim van de leerling, of bij een lichaamsonderzoek van de leerling (niet te verwarren met een fouillering). Zonder de toestemming van de betrokken leerling kunnen dergelijke dwangmaatregelen tijdens het vooronderzoek enkel bevolen worden door de onderzoeksrechter. De politie zal dan vooraf het bevelschrift tonen dat deze onderzoeksdaad verordent.
- Ten slotte willen we niet nalaten te pleiten voor bedachtzaamheid en redelijkheid. De school zal in voorkomend geval een evenwicht moeten vinden tussen de gerechtvaardigde belangen van de betrokken leerling(en), de gerechtvaardigde belangen van de eventuele benadeelde partijen en het belang van het onderzoek. Via open en correct overleg met de betrokken politiediensten kunnen spanningen en incidenten wellicht vermeden worden.
