E-facturen ontvangen van leveranciers en e-facturen versturen naar klanten.
Alle schoolbesturen moeten in staat zijn om e-facturen (Peppol) te ontvangen. Doordat schoolbesturen in hoofdzaak met overheidssubsidies werken, worden ze beschouwd als “aanbestedende overheden”. Alle schoolbesturen moeten de wetgeving overheidsopdrachten volgen. Daardoor moeten ze sinds 1 maart 2024 inkomende Peppol-facturen kunnen ontvangen. Sinds 1 maart 2024 zijn ze verplicht elektronische facturen te eisen van hun leveranciers wanneer de geraamde waarde van de overeenkomst of de overheidsopdracht hoger is dan 3 000 euro (exclusief BTW).
Gemengd btw-plichtige schoolbesturen en schoolbesturen die de btw-vrijstelling kleine ondernemingen gebruiken
Je Belgische leverancier moet via Peppol een e-factuur bezorgen vanaf de eerste eurocent die hij aan het schoolbestuur factureert omdat je schoolbestuur een actief btw-nummer heeft.
Je moet facturen die niet via Peppol zijn bezorgd niet protesteren. Je mag die facturen gewoon betalen. De verantwoordelijkheid ligt bij de verzender. Het schoolbestuur is niet aansprakelijk.
Hierna vind je de toepassing voor schoolbesturen die uitsluitend inkomsten verwerven die van de btw zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-wetboek. Deze schoolbesturen kunnen hun ondernemingsnummer wel voor de btw geïdentificeerd hebben voor aankopen in het buitenland waarvoor ze bijzondere btw-aangiften moeten doen.
Leveranciers moeten alleen Peppol-facturen sturen bij overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde meer dan 3 000 euro bedraagt.
Je schoolbestuur is niet aansprakelijk wanneer een leverancier een factuur stuurt die onterecht niet aan de Peppol-regels voldoet. Je mag die factuur gewoon betalen. Je moet die factuur niet protesteren. De verantwoordelijkheid ligt bij de verzender.
Schoolbesturen zijn sinds 1 januari 2026 verplicht elektronische facturen te versturen als tegelijkertijd voldaan is aan de volgende voorwaarden:
Er bestaat geen drempel: wanneer een factuur tegelijkertijd aan de drie voorwaarden voldoet, moet het een e-factuur zijn, zelfs wanneer het een factuur is voor een bedrag van 1 eurocent.
Elektronische facturering is niet verplicht wanneer de schuldenaar een particulier is die de goederen en/of diensten gebruikt voor de privésfeer. De nieuwe regelgeving is bijgevolg niet van toepassing voor schoolrekeningen.
Elektronische facturering is wel verplicht voor facturen die van de btw worden vrijgesteld op basis van de btw-vrijstelling kleine ondernemingen.
Elektronische facturering betekent dat de facturatiegegevens rechtstreeks via de softwarepakketten van de verzender en de ontvanger worden uitgewisseld en dat daarvoor gebruik wordt gemaakt van Peppol. Pdf’s per e-mail of via een platform zijn sinds1 januari 2026 geen aanvaardbaar alternatief meer.
Wie niet aan de e-facturatieverplichtingen voldoet riskeert boetes. Er bestaan twee verschillende soorten van mogelijke boetes.
Als facturen of andere vorderingsdocumenten niet aan de e-facturatieverplichtingen voldoen, worden ze beschouwd als verkeerd gefactureerd of onterecht niet gefactureerd. De boetes die al langer bestaan voor het onterecht niet uitreiken van een factuur of voor het uitreiken van een factuur die niet correct is, zijn sinds 2026 ook van toepassing voor facturen die niet aan de e-facturatieverplichtingen voldoen.
Daarenboven bestaat er nu ook nog een extra boete die kan worden opgelegd als je vzw onterecht niet over de technische middelen beschikt die het mogelijk maken om een e-factuur via Peppol uit te reiken en/of te ontvangen. Die extra boete vind je in artikel 5 van het Koninklijk besluit tot wijziging van de koninklijke besluiten nrs. 1, 8 en 44 met betrekking tot de belasting over de toegevoegde waarde wat gestructureerde elektronische facturen betreft van 8 juli 2025. Het gaat om de volgende bedragen:
Door de combinatie van die 2 soorten boetes kan de rekening snel hoog oplopen. We raden aan om zo snel mogelijk actie te ondernemen om problemen met facturen en boetes te vermijden.
Wanneer je geprobeerd hebt om een e-factuur via Peppol uit te reiken maar de klant is onterecht niet in staat om die e-factuur te ontvangen, dan moet je de factuur op een andere manier aan de klant bezorgen. Je kan niet aansprakelijk gesteld worden voor inbreuken op de wetgeving die gepleegd worden door je tegenpartij of voor technische pannes in het informaticasysteem van je tegenpartij.
Het is niet verplicht om via dezelfde weg of dezelfde provider of dezelfde software te werken voor het versturen als voor het ontvangen van e-facturen.
Er zijn 3 mogelijke situaties:
Als je schoolbestuur factureert via een ERP- of boekhoudpakket dan zal dat pakket in de meeste gevallen een ingebouwde e-facturatiefunctionaliteit bevatten. Softwareleveranciers kunnen zich verbinden met het Peppol-netwerk via een gecertificeerde serviceprovider, of ze kunnen ook zelf serviceprovider zijn/worden.
Er bestaat een (niet volledige) lijst van softwareleveranciers die zich aangemeld hebben als ‘conforme softwareoplossing’. Die lijst vind je door te klikken op ‘Lijst met conforme softwaretoepassingen’ op de webpagina Softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen - e-factuur). Ook als jouw pakket niet voorkomt in de lijst dan kan het toch nog zijn dat je pakket wel aan de vereisten voldoet. Dat kun je navragen bij je softwareleverancier.
Voldoet de oplossing van je softwareleverancier niet, dan kun je overwegen om het schoolbestuur zelf bij een serviceprovider te laten registreren zodat je van die diensten gebruik kunt maken of om met een andere softwarepakket te gaan werken.
Als je schoolbestuur gebruikmaakt van een boekhouder of een boekhoudkantoor dan moet je boekhouder/boekhoudkantoor ervoor zorgen dat er elektronisch gefactureerd kan worden en dat er e-facturen via Peppol ontvangen kunnen worden.
Voorziet je boekhouder/boekhoudkantoor dit niet of voldoet zijn oplossing niet aan je wensen, dan kun je overwegen om het schoolbestuur zelf bij een serviceprovider te laten registreren zodat je van die diensten gebruik kunt maken of overwegen om via een softwarepakket te gaan werken dat voldoet.
Je kan ook rechtstreeks via een gecertificeerde service provider werken. Op de websites van deze spelers kun je vaak goedkope of zelfs gratis abonnementsformules vinden voor gebruikers die maar weinig facturen versturen en/of ontvangen.
Hermes kan niet meer worden gebruikt. Ben je nog niet overgeschakeld naar een Peppol-oplossing, doe dit dan zo snel mogelijk.
Mercurius blijft wel bestaan. Je kan Mercurius blijven gebruiken om na te gaan of e-facturen ontvangen zijn, wat de status van e-facturen is en voor het berichtenverkeer tussen de schuldeiser en schuldenaar van een e-factuur. Er is wel al aangekondigd dat Mercurius in de nabije toekomst zal upgraden naar het nieuwe berichttype “Invoice Message Response (IMR).
De regelgeving vind je via E-facturering | FOD Financiën en e-facturering binnen ieders bereik - e-factuur.
