Schoolbesturen zijn verplicht om vanaf 1 januari 2026 elektronisch te factureren aan business-to-business (B2B) en aan overheden (B2G).
Schoolbesturen zijn verplicht om vanaf 1 januari 2026 elektronische facturen te versturen als tegelijkertijd voldaan is aan de volgende voorwaarden:
Elektronische facturering is niet verplicht wanneer de schuldenaar een particulier is die de goederen en/of diensten gebruikt voor de privésfeer. De nieuwe regelgeving is bijgevolg niet van toepassing voor schoolrekeningen.
Elektronische facturering is wel verplicht voor facturen die van de btw worden vrijgesteld op basis van de btw-vrijstelling kleine ondernemingen.
Elektronische facturering betekent dat de facturatiegegevens rechtstreeks via de softwarepakketten van de verzender en de ontvanger worden uitgewisseld en dat daarvoor gebruik wordt gemaakt van Peppol. Pdf’s per e-mail of via een platform zullen vanaf 1 januari 2026 niet meer geldig zijn.
Het is niet verplicht om via dezelfde weg of dezelfde provider of dezelfde software te werken voor het versturen als voor het ontvangen van e-facturen.
Er zijn 3 mogelijke situaties:
Als je schoolbestuur factureert via een ERP- of boekhoudpakket dan kun je best met deze leverancier contact opnemen. Vraag naar de stand van zaken/de geplande uitrol, de te verwachten functionaliteit en de te verwachten meerprijs. Softwareleveranciers zullen zich verbinden met het Peppol-netwerk via een gecertificeerde serviceprovider, of ze kunnen ook zelf serviceprovider zijn/worden.
Er bestaat al een (niet volledige) lijst van softwareleveranciers die zich aangemeld hebben als ‘conforme softwareoplossing’ maar ook al komt jouw pakket niet voor in de lijst dan kan het toch nog zijn dat je pakket wel tijdig aan de vereisten zal voldoen.
Voldoet het antwoord van je softwareleverancier niet, dan kun je overwegen om het schoolbestuur zelf bij een serviceprovider te laten registreren zodat je van die diensten gebruik kunt maken of via een andere softwarepakket gaan werken.
Als je schoolbestuur samenwerkt met een boekhouder of een boekhoudkantoor dan vraag je aan je boekhouder/boekhoudkantoor of er vanaf 1 januari 2026 elektronische gefactureerd zal kunnen worden en of dat impact zal hebben op jullie overeenkomst.
Voldoet het antwoord van je boekhouder/boekhoudkantoor niet, dan kun je overwegen om het schoolbestuur zelf bij een serviceprovider te laten registreren zodat je van die diensten gebruik kunt maken of zelf via een softwarepakket dat voldoet, te gaan werken.
Je kunt ook rechtstreeks via een gecertificeerde service provider werken. Op de websites van deze spelers kun je vaak goedkope of zelfs gratis abonnementsformules vinden voor gebruikers die maar weinig facturen versturen en/of ontvangen.
De regelgeving vind je via E-facturering | FOD Financiën.
De website van de Belgische overheid over e-facturering bevat een werkwijze die inspirerend kan zijn voor scholen: https://efactuur.belgium.be/nl/hoe-voorbereiden
Op de site van Unizo vind je een video-presentie waarin de spreker duidt hoe een kmo de beste manier van werken kan vinden.
