Samen met de plannen vormt het de basis van de overeenkomst met de aannemer. De aannemer verbindt er zich immers toe om de werken uit te voeren op de wijze en met de materialen die beschreven zijn in het bestek. En dat overeenkomstig de voorwaarden (uitvoeringstermijn …) die zijn vastgelegd in de administratieve bepalingen.
Het opmaken van het bestek behoort tot de opdracht van het ontwerpteam, de architect of ingenieur(s). De meeste architecten of ingenieurs hebben er heel wat ervaring mee. Toch is het ook belangrijk om als bouwheer zicht te hebben op de vereisten waar een bestek moet aan voldoen. Met de informatie die je hier terugvindt, willen we jou als bouwheer helpen om een zicht te krijgen op mogelijke knelpunten bij de opmaak van een bestek. Zo kun je er, indien nodig, je architect of ingenieur op wijzen.
Er bestaan geen wettelijke vormvereisten voor een bestek, maar in elk bestek vinden we volgende onderdelen terug:
Een bestek voor bouwwerken bevat daarnaast ook een gedetailleerde én samenvattende meetstaat.
De algemene informatie over de inhoud van een bestek vind je uitgebreid terug onder ‘overheidsopdrachten-bestek’. Wij beperken ons hier tot de extra informatie die ons belangrijk lijkt in het kader van bestekken voor bouwwerken.
Het luik ‘reglementaire bepalingen’ gaat over de periode voorafgaand aan de bestelling of de plaatsing van de bouwopdracht. Onder meer de verbintenis- of geldigheidstermijn van de offerte staat er in gespecificeerd.
Het luik ‘contractuele bepalingen’ gaat over de uitvoering van de opdracht. Het omvat de contractuele voorwaarden waar de verschillende partijen zich moeten aan houden.
Onder de administratieve en contractuele bepalingen vermeld je ook de verschillende te respecteren termijnen:
Aannemers die gesubsidieerde werken uitvoeren, moeten wettelijk verplicht over een erkenning beschikken. Die erkenning geldt voor een bepaalde klasse of kostprijs van de werken enerzijds en voor een bepaalde categorie of aard van de werken anderzijds. Allebei moet je ze opnemen in de administratieve bepalingen. De aannemer moet een kopie van zijn inschrijving op de lijst van erkende aannemers met categorie en klasse verplicht toevoegen aan zijn offerte.
Ook de bepalingen over de borgstelling staan vermeld in de administratieve en contractuele bepalingen van het bestek.
De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen door de aannemer tot dat de opdracht volledig is uitgevoerd. Het bedrag van de borgtocht wordt bepaald op 5% van de oorspronkelijke aannemingssom (excl. btw). Dat bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond.
De borg wordt steeds gesteld ten opzichte van de Deposito- en Consignatiekas of een gelijkaardige openbare instelling vermeld in het bestek. De wet voorziet 4 mogelijke manieren waarop de borgstelling kan verlopen: in speciën, in publieke fondsen, in de vorm van een gezamenlijke borgstelling of een algemene borgstelling.
Het systeem van maandelijkse afhoudingen op de facturen dat soms nog wordt toegepast, raden wij ten stelligste af. Die manier van werken maakt alles administratief complex en biedt onvoldoende waarborg aangezien het volledige bedrag van de borgtocht maar ter beschikking zal zijn op het einde van de werken.
In het luik ‘technische omschrijving’ vind je alle inhoudelijke elementen voor de uitvoering van de opdracht.
In een bestek voor bouwopdrachten vind je ook een gedetailleerde meetstaat terug. In die staat geeft de architect een zeer gedetailleerde opmeting weer van ieder constructieonderdeel. Bijvoorbeeld de hoeveelheid metselwerk voor een bepaalde gevel, de oppervlakte van de vloerbekleding in een bepaald lokaal, aantal lopende meter afvoerleidingen ....
In de samenvattende meetstaat worden de hoeveelheden van dezelfde posten uit de gedetailleerde meetstaat samengeteld om zo de globale hoeveelheid voor de hele opdracht te kennen.
Door bijvoorbeeld de hoeveelheden metselwerk van de verschillende gevels samen te tellen, bekomt de architect de totale hoeveelheid “gevelmetselwerk” voor de opdracht. Het is op basis van de samenvattende meetstaat dat de aannemer zijn offerte opstelt. Tijdens de uitvoering van de werken zal de meetstaat ook als basis dienen voor het opmaken van de maandelijkse vorderingsstaten.
Ook het offerteformulier maakt deel uit van het bestek. Het is een invuldocument dat je als aanbestedende overheid samen met het bestek aan de kandidaat-aannemers bezorgt. Zij vullen het in en ondertekenen het op straffe van nietigheid en voegen het bij hun offerte samen met de ingevulde samenvattende meetstaat. Een model van offerteformulier vind je op de website van de Vlaamse Overheid.
De kandidaat-aannemer hoeft niet jouw voorstel van offerteformulier te gebruiken. Hij mag een eigen document gebruiken, maar is dan wel verantwoordelijk voor de volledige overeenstemming van zijn eigen document met jouw document. Hij moet op ieder document verklaren dat het conform is met het model dat jij als schoolbestuur of aanbestedende overheid ter beschikking hebt gesteld en dat hij de volle verantwoordelijkheid draagt voor iedere afwijking.
Voor opdrachten boven de Europese drempelbedragen moet de aannemer-inschrijver wettelijk verplicht een Uniform Europees Aanbestedingsdocument invullen en toevoegen aan zijn offerte. In dat document bevestigt hij dat zich niet in een uitsluitingsgrond bevindt. Die verplichting geldt ook voor onderaannemers. Meer informatie over het UEA vind je onder ‘Selectie en Gunning – UEA’.
Op de website van AGION vind je verschillende voorbeeldbestekken.
