Wat is vrijwilligerswerk? Wie kan het doen? Welke verplichtingen heb je als werkgever? Welke vergoeding moet je betalen? Is een overeenkomst noodzakelijk?
Vrijwilligerswerk is volgens de wet vrijwilligerswerk elke activiteit die onverplicht en onbezoldigd wordt verricht. Je doet dus vrijwilligerswerk:
Sommige vrijwilligers hebben wel een meldingsplicht omdat ze een vervangingsinkomen hebben
Mensen die een uitkering van de RVA krijgen vullen formulier C45B in en bezorgen dit aan hun vakbond of hulpkas. Van het moment dat het via die instantie binnen is, kan het vrijwilligerswerk aanvangen. De RVA heeft 12 dagen de tijd om te reageren.
Het gebeurt dat de RVA geen expliciete toestemming geeft en niets laat weten; dan mag het vrijwilligerswerk gestart of verder gezet worden. Als de vrijwilliger een weigering krijgt, moet het vrijwilligerswerk onmiddellijk gestopt worden.
Wijkwerken en vrijwilligerswerk kan gecombineerd worden. Mensen die onder het statuut van wijkwerken vallen, nemen best eerst contact met hun trajectbegeleider om te oordelen of het vrijwilligerswerk geen negatieve invloed heeft op het traject naar reguliere arbeid.
Wie een leefloon krijgt moet zijn of haar dossierbeheerder bij het OCMW op de hoogte brengen. Die moet akkoord gaan met het vrijwilligerswerk. Wie dit niet doet, loopt het risico een deel van de uitkering te verliezen.
Ter ondersteuning van het gesprek kun je een bewijs leveren aan de dossierbeheerder van je toekomstige vrijwilliger.
De adviserend geneesheer van het ziekenfonds moet akkoord gaan met het toekomstige vrijwilligerswerk. Deze arts zal oordelen of het vrijwilligerswerk de gezondheid niet verder in gevaar brengt. Een advies van de huisarts is niet voldoende.
Enkele veel voorkomende vragen.
Als werkgever informeer je de vrijwilligers vóór de activiteit van start gaat over de volgende zaken:
Als de vrijwilliger een fout maakt waarbij iemand anders schade heeft, ben je daar als organisatie aansprakelijk voor. Je bent verplicht hiervoor een verzekering af te sluiten.
In de situaties waarbij een vrijwilliger steeds dezelfde fout maakt en daar al meerdere malen werd op gewezen, als de vrijwilliger een zware fout maakt, als fouten gebeuren met opzet of er is bedrog; dan kan het zijn dat de vrijwilliger zelf voor de schade moet instaan.
Als werkgever sluit je een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid af (met uitzondering van de contractuele aansprakelijkheid die de schade dekt die door de vrijwilliger zou veroorzaakt worden tijden het uitoefenen van de vrijwilligersactiviteit).
Het Vlaams Parlement keurde een decreet goed om contacten tussen minderjarigen en personen veroordeeld voor bepaalde feiten te vermijden. Het gaat om het zogenaamde Model 2: Model 596-2: model bestemd voor het uitoefenen van ‘een activiteit die onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen valt’. Dit Vlaams decreet past in het Actieplan van de Vlaamse Regering. De inhoud van het decreet richt zich op het werken met kinderen en jongeren.
Het wordt verplicht nieuwe medewerkers te controleren en na te gaan of die persoon van goed en zedelijk gedrag is. Men moet van onberispelijk gedrag zijn in de omgang met minderjarigen.
Het begrip medewerkers in dit decreet is ruim: het slaat ook op vrijwilligers (er is een uitzondering voorzien voor jeugdwerk, via een BVR). De persoon in kwestie zal moeten kunnen aantonen dat hij/zij niet veroordeeld is voor bepaalde feiten.
Deze verplichting geldt:
Elke vrijwillige medewerker moet een uittreksel dat maximum 1 maand oud is kunnen voorleggen. De verschillende subsectoren zullen draaiboeken met bijkomende informatie voorzien. Voor onderwijs is dit nog niet gepubliceerd.
Dat is (voorlopig) niet duidelijk in het decreet. Het gaat best over iemand die een verantwoordelijkheid heeft in de school, die erover waakt dat de vertrouwelijkheid gegarandeerd is én de spelregels inzake GDPR opgevolgd heeft. Dat wordt dus best door de directeur gedaan.
Als de medewerker al langer actief is in de organisatie, maar van functie verandert, kan men de controle uitvoeren; maar de controle kan ook uitzonderlijk opnieuw worden uitgevoerd indien daar een gegronde indicatie voor is. Als het draaiboek er komt zou dit wat meer duidelijkheid moeten kunnen brengen.
Het decreet spreekt over een verplichting wanneer het om een vrijwilliger gaat die op structurele basis met minderjarigen in contact komt. Wij begrijpen dat dat dus in deze concrete casus niet aan de orde is.
Je maakt best afspraken in je school/scholengemeenschap/bestuur welke criteria je zal hanteren om iemand al dan niet een kans te geven.
Het decreet haalt volgende elementen aan die relevant kunnen zijn in jullie beoordeling
1° contextuele gegevens;
2° het tijdsverloop sinds een mogelijke veroordeling;
3° het feit of het gaat om een veroordeling wegens feiten gepleegd ten aanzien van een minderjarige;
4° andere elementen dan de elementen, vermeld in punt 1° tot en met 3°, die de organisatie, die de medewerker aanstelt, relevant acht.
Je hebt als school een zekere appreciatie-mogelijkheid. Essentieel is dat je risico’s zoveel mogelijk probeert uit te sluiten. Wees dus streng maar rechtvaardig.
Een blanco uittreksel geeft je enkel op het ogenblik van inzage de zekerheid dat de persoon in kwestie (nog) geen veroordeling heeft opgelopen op het gebied van grensoverschrijdend gedrag, niet dat deze persoon eventueel geen risico vormt.
Er zal immers enkel iets op het Uittreksel uit het Strafregister staan na veroordeling. Wie nooit tegen de lamp liep, zal dus een blanco strafblad kunnen tonen. De persoon van wie de veroordeling verjaard is, kan dat ook.
Denk er altijd aan om naast formeel in orde te zijn (attest opgevraagd) best ook de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om elke vorm van misbruik of overschrijdend gedrag te vermijden. Maak een risicoanalyse, zorg ervoor dat er voldoende controle en opvolging is van alle vrijwilligers.
Vrijwilligerswerk is niet bedoeld om iets bij te verdienen. Voor onkosten die een vrijwilliger maakt, kun je als organisatie beslissen om die gemaakte onkosten te vergoeden of niet. Dit is een belangrijke afspraak bij de aanvang van het vrijwilligerswerk. De onkostenvergoedingen zijn in principe belastingvrij als je de regels volgt.
Je mag de forfaitaire en reële onkostenvergoeding niet door elkaar gebruiken. Ook al is iemand vrijwilliger in een andere organisatie, dan nog moet je je houden aan één systeem van onkostenvergoedingen. Volg je de regels niet dan loop je het risico om belastingen op je vergoeding te betalen.
De onkostenvergoedingen die een vrijwilliger ontvangt zijn niet vatbaar voor inbeslagname. Ook vrijwilligers die in een collectieve schuldbemiddeling zitten, moeten hun onkostenvergoeding nooit afdragen aan de schuldbemiddelaar.
Je hebt als organisatie de keuze uit twee manieren voor het terugbetalen van gemaakte onkosten.
Indien je vzw voor de forfaitaire regeling kiest, moeten de vrijwilligers niet bewijzen dat ze onkosten hebben gemaakt. Het bedrag is beperkt per dag en per jaar. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.
Voor vrijwilligers moet er geen Dimona of DmfA-aangifte gebeuren. Teneinde controle op de vrijwilligersregeling te kunnen uitoefenen moeten de organisaties een nominatieve lijst bijhouden waarin per kalenderjaar voor elke vrijwilliger de toegekende vergoedingen worden vermeld. Deze lijst moet te allen tijde voorgelegd kunnen worden aan de Inspectie van de RSZ.
De nominatieve lijst geeft een overzicht van de vrijwilligers, hun rijksregisternummer, de dag waarop een forfaitaire vergoeding is toegekend en het bedrag.
Zorg ervoor dat je aan de hand van deze lijst goed bijhoudt dat vrijwilligers het dagmaximum en het jaarmaximum niet overschrijden.
De forfaitaire onkostenvergoeding moet uitbetaald worden in het kalenderjaar waarop de vergoeding betrekking heeft.
Voor het jaar 2021 gelden deze bedragen:
Voor het jaar 2022 gelden deze bedragen:
Voor het jaar 2023 gelden deze bedragen
De verhoogde forfaitaire kostenvergoeding is er alleen voor bepaalde vrijwilligers maar niet van toepassing in onderwijs.
Uitzondering hierop zijn de vrijwilligers die effectief aangesteld waren in 2021. Voor hen geldt wel de verhoogde maximale forfaitaire kostenvergoeding van 2.600,90 euro per jaar.
Je betaalt als organisatie enkel de onkosten terug waarvoor je een bewijsstuk aflevert zoals een treinticket, een kasticket …
Als je een forfaitaire onkostenvergoeding krijgt, dan kunnen ook je vervoerskosten beperkt bijkomend terugbetaald worden. Het maximum dat je bovenop het vast bedrag kan krijgen, is 2000 km vervoerskosten (maximum 2000 keer het bedrag van de kilometervergoeding wagen).
De kilometervergoeding is een reële onkostenvergoeding gebonden aan maxima:
Aan de hand van het vervoersbewijs voor openbaar vervoer kan het volledig bedrag terugbetaald worden.
Als je van start gaat met vrijwilligerswerk is het belangrijk om goede afspraken op voorhand te maken. Deze afspraken kunnen in een vrijwilligersovereenkomst opgenomen worden. Dit is geen verplichting maar wel aan te raden.
Een goede vrijwilligersovereenkomst is bondig, duidelijk en bevat geen addertjes. Overloop samen met de vrijwilliger wat de inhoud van de overeenkomst is. Zorg dat de vrijwilliger op de hoogte is en begrijpt wat je van hem of haar verwacht.
Je hebt de mogelijkheid om een aantal bewijsstukken te vragen aan de kandidaat-vrijwilliger, zoals een rijbewijs. De kandidaat-vrijwilliger is weliswaar niet verplicht om dat te bezorgen. Nieuw vanaf 1 februari 2023 is dat je verplicht bent een uittreksel uit het strafregister te vragen (zie hoofdstuk: verplichtingen voor de werkgever).
