Wat is vrijwilligerswerk? Wie kan het doen? Welke verplichtingen heb je als werkgever? Welke vergoeding moet je betalen? Is een overeenkomst noodzakelijk?
Vrijwilligerswerk is volgens de wet vrijwilligerswerk elke activiteit die onverplicht en onbezoldigd wordt verricht. Je doet dus vrijwilligerswerk:
Sommige vrijwilligers hebben wel een meldingsplicht omdat ze een vervangingsinkomen hebben
Mensen die een uitkering van de RVA krijgen, vullen formulier C45B in en bezorgen dit aan hun vakbond of hulpkas. Vanaf het moment dat het via die instantie ontvangen is, kan het vrijwilligerswerk aanvangen. De RVA heeft twaalf dagen de tijd om te reageren.
Het kan gebeuren dat de RVA geen expliciete toestemming geeft en niets laat weten; dan mag het vrijwilligerswerk gestart of verdergezet worden. Als de vrijwilliger een weigering krijgt, moet het vrijwilligerswerk onmiddellijk gestopt worden.
Wijkwerken en vrijwilligerswerk kan gecombineerd worden. Mensen die onder het statuut van wijkwerken vallen, nemen best eerst contact op met hun trajectbegeleider om te oordelen of het vrijwilligerswerk geen negatieve invloed heeft op het traject naar reguliere arbeid.
Wie een leefloon krijgt, moet zijn of haar dossierbeheerder bij het OCMW op de hoogte brengen. Die moet akkoord gaan met het vrijwilligerswerk. Wie dat niet doet, loopt het risico een deel van de uitkering te verliezen.
Ter ondersteuning van het gesprek kun je een bewijs leveren aan de dossierbeheerder van je toekomstig vrijwilligerswerk.
De adviserend geneesheer van het ziekenfonds moet akkoord gaan met het toekomstige vrijwilligerswerk. Deze arts zal oordelen of het vrijwilligerswerk de gezondheid niet verder in gevaar brengt. Een advies van de huisarts is niet voldoende.
Enkele veelvoorkomende vragen.
Als werkgever informeer je de vrijwilligers vóór de activiteit van start gaat over de volgende zaken:
Als de vrijwilliger een fout maakt waarbij iemand anders schade heeft, ben je daar als organisatie aansprakelijk voor. Je bent verplicht hiervoor een verzekering af te sluiten.
In situaties waarbij: a) een vrijwilliger steeds dezelfde fout maakt en daar al meerdere malen opgewezen werd, b) een vrijwilliger een zware fout maakt, c) fouten met opzet gebeuren of er sprake van bedrog is; dan kan het zijn dat de vrijwilliger zelf voor de schade moet instaan.
Als werkgever sluit je een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid af (met uitzondering van de contractuele aansprakelijkheid die de schade dekt die door de vrijwilliger veroorzaakt zou worden tijdens het uitoefenen van de vrijwilligersactiviteit).
Het Vlaams Parlement keurde een decreet goed om contacten tussen minderjarigen en personen veroordeeld voor bepaalde feiten te vermijden. Het gaat om het zogenaamde Model 2: Model 596-2, een model bestemd voor het uitoefenen van ‘een activiteit die onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen valt’. Dat Vlaams decreet past in het Actieplan van de Vlaamse Regering. De inhoud van het decreet richt zich op het werken met kinderen en jongeren.
Het wordt verplicht nieuwe medewerkers te controleren en na te gaan of die persoon van goed en zedelijk gedrag is. Bij minderjarigen gaat het om onberispelijk gedrag.
Het begrip 'medewerkers' in dit decreet is ruim: het slaat ook op vrijwilligers (er is een uitzondering voorzien voor jeugdwerk, via een BVR). De persoon in kwestie zal moeten kunnen aantonen dat hij/zij niet veroordeeld is voor bepaalde feiten.
Deze verplichting geldt:
Elke vrijwillige medewerker moet een uittreksel dat maximum één maand oud is kunnen voorleggen. Het departement onderwijs publiceerde een draaiboek voor het opvragen en controle van het uittreksel strafregister.
Dat is (voorlopig) niet duidelijk in het decreet. Het gaat best over iemand die een verantwoordelijkheid heeft in de school, die erover waakt dat de vertrouwelijkheid gegarandeerd is én de spelregels inzake GDPR opgevolgd heeft. Dat wordt dus best door de directeur gedaan.
Als de medewerker al langer actief is in de organisatie, maar van functie verandert, kan de controle worden uitvoerd; maar de controle kan ook uitzonderlijk opnieuw worden uitgevoerd indien daar een gegronde indicatie voor is. Als het draaiboek er komt zou dit wat meer duidelijkheid moeten kunnen brengen.
Het decreet spreekt over een verplichting wanneer het om een vrijwilliger gaat die op structurele basis met minderjarigen in contact komt. Wij begrijpen dat dat dus in deze concrete casus niet aan de orde is.
Je maakt best afspraken in je school/scholengemeenschap of -bestuur welke criteria je zal hanteren om iemand al dan niet een kans te geven.
Het decreet haalt volgende elementen aan die relevant kunnen zijn in de beoordeling:
Je hebt als school een zekere appreciatiemogelijkheid. Essentieel houdt dat in dat je risico’s zoveel mogelijk probeert uit te sluiten. Wees dus streng maar rechtvaardig.
Een blanco uittreksel geeft je enkel op het ogenblik van inzage de zekerheid dat de persoon in kwestie (nog) geen veroordeling heeft opgelopen op het gebied van grensoverschrijdend gedrag, niet dat deze persoon eventueel geen risico vormt.
Er zal immers enkel iets op het Uittreksel uit het Strafregister staan na veroordeling. Wie nooit tegen de lamp liep, zal dus een blanco strafblad kunnen tonen. De persoon van wie de veroordeling verjaard is, kan dat ook.
Denk er altijd aan om naast formeel in orde te zijn (attest opgevraagd) ook de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om elke vorm van misbruik of overschrijdend gedrag te vermijden. Maak bijvoorbeeld een risicoanalyse, zorg ervoor dat er voldoende controle en opvolging is van alle vrijwilligers.
Vrijwilligerswerk is niet bedoeld om iets bij te verdienen. Voor onkosten die een vrijwilliger maakt, kun je als organisatie beslissen om die gemaakte onkosten te vergoeden of niet. Dit is een belangrijke afspraak bij de aanvang van het vrijwilligerswerk. De onkostenvergoedingen zijn in principe belastingvrij als je de regels volgt.
Je mag de forfaitaire en reële onkostenvergoeding niet door elkaar gebruiken. Zelfs wanneer iemand vrijwilliger is in een andere organisatie, moet je je houden aan één systeem van onkostenvergoedingen. Volg je de regels niet, dan loop je het risico om belastingen op je vergoeding te betalen.
De onkostenvergoedingen die een vrijwilliger ontvangt zijn niet vatbaar voor inbeslagname. Ook vrijwilligers die in een collectieve schuldbemiddeling zitten, moeten hun onkostenvergoeding nooit afdragen aan de schuldbemiddelaar.
Je hebt als organisatie de keuze uit twee manieren voor het terugbetalen van gemaakte onkosten.
Indien je vzw voor de forfaitaire regeling kiest, moeten de vrijwilligers niet bewijzen dat ze onkosten hebben gemaakt. Het bedrag is beperkt per dag en per jaar. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.
Voor vrijwilligers moet er geen Dimona of DmfA-aangifte gebeuren. Om controle op de vrijwilligersregeling te kunnen uitoefenen, moeten de organisaties een nominatieve lijst bijhouden waarin per kalenderjaar voor elke vrijwilliger de toegekende vergoedingen worden vermeld. Deze lijst moet altijd voorgelegd kunnen worden aan de Inspectie van de RSZ.
De nominatieve lijst geeft een overzicht van de vrijwilligers, hun rijksregisternummer, de dag waarop een forfaitaire vergoeding is toegekend en het bedrag.
Zorg ervoor dat je aan de hand van deze lijst goed bijhoudt dat vrijwilligers het dagmaximum en het jaarmaximum niet overschrijden.
De forfaitaire onkostenvergoeding moet worden uitbetaald in het kalenderjaar waarop de vergoeding betrekking heeft.
Voor het jaar 2023 gelden deze bedragen:
Voor het jaar 2024 gelden deze bedragen:
Je betaalt als organisatie enkel de onkosten terug waarvoor je een bewijsstuk aflevert zoals een treinticket, een kasticket …
Als je een forfaitaire onkostenvergoeding krijgt, dan kunnen ook je vervoerskosten beperkt bijkomend terugbetaald worden. Het maximum dat je bovenop het vaste bedrag kan krijgen, is 2000 km vervoerskosten (maximum 2000 keer het bedrag van de kilometervergoeding wagen).
De kilometervergoeding is een reële onkostenvergoeding gebonden aan maxima:
Aan de hand van het vervoersbewijs voor openbaar vervoer kan het volledige bedrag terugbetaald worden.
Als je van start gaat met vrijwilligerswerk, is het belangrijk om op voorhand goede afspraken te maken. Deze afspraken kunnen in een vrijwilligersovereenkomst opgenomen worden. Dat is geen verplichting, maar wel aan te raden.
Een goede vrijwilligersovereenkomst is bondig, duidelijk en bevat geen addertjes. Overloop samen met de vrijwilliger wat de inhoud van de overeenkomst is. Zorg dat de vrijwilliger op de hoogte is en begrijpt wat je van hem of haar verwacht.
Je hebt de mogelijkheid om een aantal bewijsstukken te vragen aan de kandidaat-vrijwilliger, zoals een rijbewijs. De kandidaat-vrijwilliger is weliswaar niet verplicht om dat te bezorgen. Vanaf 1 februari 2023 ben je ook verplicht om een uittreksel uit het strafregister te vragen (zie hoofdstuk: verplichtingen voor de werkgever).
