De algemene vergadering is het hoogste orgaan in de vereniging. In de eerste plaats oefent het controle uit op het bestuursorgaan.
De algemene vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden van de vzw. De oprichters van de vzw zijn automatisch de eerste effectieve leden van de vzw. Na de oprichting kunnen ook andere personen effectief lid worden en zetelen in de algemene vergadering van de vzw. Effectieve leden staan soms ook wel gekend als "werkend lid" of gewoonweg als "lid".
Sommige vzw's hebben daarnaast ook nog toegetreden leden. Dat kan alleen als de statuten van je vzw die mogelijkheid hebben opengelaten. Toegetreden leden hebben echter geen stemrecht en maken geen deel uit van de algemene vergadering van de vzw.
Het wettelijk minimumaantal effectieve leden bedraagt twee.
In de statuten van je vzw kan een hoger minimumaantal zijn opgenomen. Wij raden in ieder geval aan om een voldoende aantal leden op te nemen. Dat stelt de algemene vergadering in staat om haar opdracht naar behoren uit te voeren. Zeker in het geval van schaalvergrote schoolbesturen lijkt het evident dat het aantal leden in verhouding staat tot de omvang en grootte van de activiteiten die onder het schoolbestuur ressorteren.
Er is geen wettelijk maximum aantal effectieve leden. Ook hier kun je in de statuten een maximumaantal vastleggen maar dat is niet verplicht. Je kiest zelf het maximum aantal leden en legt dat vast in de statuten.
Om lid te worden van een vzw moet je een aanvraag indienen bij de vzw. Hoe en bij wie je dit precies moet doen, vind je terug in de statuten van je vzw. Die bepalen de manier waarop geïnteresseerden lid kunnen worden en de procedure die men hiervoor moet volgen. Meestal moet je een schriftelijke aanvraag sturen aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
Na ontvangst wordt de vraag om lid te worden beoordeeld. De statuten van je vzw bepalen welk orgaan binnen de vzw bevoegd is om te oordelen over de vraag om lid te worden. Meestal is het bestuursorgaan bevoegd om nieuwe leden toe te laten. De statuten kunnen die bevoegdheid ook toekennen aan de algemene vergadering.
In ieder geval kijkt het bevoegde orgaan na of het kandidaat-lid voldoet aan alle voorwaarden om lid te mogen worden van de vzw. Om lid te worden moet iemand altijd handelingsbekwaam zijn. Verder kunnen de statuten extra voorwaarden opleggen. Zo kunnen de statuten bijvoorbeeld bepalen dat iemand meerderjarig moet zijn, niet ouder mag zijn dan een bepaalde leeftijd of geen strafrechterlijke veroordeling mag hebben opgelopen.
In principe kunnen zowel natuurlijke personen (lees: personen van vlees en bloed) als rechtspersonen lid worden van een vzw:
Leden kunnen op elk ogenblik zelf ontslag nemen. Daarvan kun je als vzw nooit afwijken, gelet op het recht van vrijheid van vereniging.
In de statuten van de vzw moet je wel een ontslagprocedure vastleggen. Als de statuten niet specifiëren aan wie een lid zijn ontslag moet melden, moet hij dit meedelen aan het bestuursorgaan.
Het lidmaatschap kan in bepaalde gevallen, zoals omschreven in de statuten, ook automatisch eindigen. Dat kan bijvoorbeeld wanneer een lid niet meer voldoet aan de voorwaarden die aan een lidmaatschap werden gesteld. Of wanneer een lid in een bepaalde hoedanigheid lid was van de algemene vergadering en hij die hoedanigheid verliest. Een voorbeeld van zo’n statutaire bepaling is “verliezen automatisch het lidmaatschap van de vereniging, zij die ten gevolge van een strafrechtelijke veroordeling hun burgerlijke en politieke rechten verloren hebben”.
Enkel en alleen de algemene vergadering heeft het recht om leden uit te sluiten. Die beslissing vereist een tweederdemeerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Als het uit te sluiten lid ook bestuurder is, dan heeft de uitsluiting als lid trouwens niet automatisch het einde van het bestuursmandaat tot gevolg. Als het bestuur dat lid ook als bestuurder wil uitsluiten, moet dat apart vermeld worden op de agenda en moet daarover ook apart gestemd worden.
Leden van een vzw hebben onder meer het recht om:
Naast rechten hebben de leden ook plichten. Zo heeft een lid onder meer de plicht om:
De algemene vergadering is het orgaan dat controle uitoefent over het bestuursorgaan.
Belangrijke beslissingen zijn voorbehouden aan de algemene vergadering: zeker als het gaat over de identiteit en het doel van de vzw, het benoemen en controleren van bestuurders... Op die manier stuurt de algemene vergadering bij waar nodig. Daarom heeft de algemene vergadering een aantal wettelijk exclusief voorbehouden bevoegdheden die niet aan een ander orgaan kunnen worden overgedragen:
We lichten de verschillende bevoegdheden kort toe.
Het bestuursorgaan is verantwoordelijk om de algemene vergadering tijdig bijeen te roepen. Verder beslist het bestuursorgaan waar en wanneer de bijeenkomst zal plaatsvinden en stelt het de agenda op.
Het is aan het bestuursorgaan om op eigen initiatief de algemene vergadering bijeen te roepen. Dat moet minstens één keer per jaar gebeuren om de begroting en de jaarrekening goed te keuren. Je statuten kunnen wel meer dan één vergadering per jaar opleggen. Daarnaast is het bestuursorgaan verplicht om de algemene vergadering bijeen te roepen wanneer minstens een vijfde van de leden erom vraagt. Ook voor bepaalde ‘speciale’ aangelegenheden’ moet het bestuursorgaan de algemene vergadering bijeenroepen. Bijvoorbeeld om de statuten te wijzigen, een lid uit te sluiten, de vzw te ontbinden...
Om geldig te kunnen vergaderen moet het bestuursorgaan alle leden van de vzw oproepen. De uitnodiging vermeldt datum, uur, plaats van de bijeenkomst en de agenda.
Het oproepen gebeurt op de manier zoals bepaald in de statuten, ten minste 15 dagen vóór de bijeenkomst van de algemene vergadering. Dat kan per e-mail op het e-mailadres dat de leden, de bestuurders en commissarissen meegedeeld hebben aan de vzw. Of anders per gewone brief.
De termijn loopt vanaf de dag van oproeping en omvat alle dagen. Ook de zaterdag, zondag en wettelijke feestdagen. De vervaldag is inbegrepen in de termijn. Is de vervaldag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag dan verplaatst de vervaldag naar de eerstvolgende werkdag.
De leden nemen in principe zelf deel aan de bijeenkomst van de algemene vergadering. Ze kunnen zich daar laten vertegenwoordigen door een ander lid met een schriftelijke volmacht. Als de statuten het toelaten, kan een lid zich ook laten vertegenwoordigen door een persoon die geen lid is.
Soms is het nodig dat een minimaal aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is om te kunnen beraadslagen en beslissen over welbepaalde agendapunten. Ten eerste bepaalt de wet dat ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om geldig te beraadslagen en beslissen over:Uitzonderlijk kunnen je statuten strengere of bijkomende quorums opleggen.
Als er onvoldoende leden opdagen, is een tweede bijeenroeping nodig. De algemene vergadering zal dan opnieuw samenkomen en kan dan beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Die tweede bijeenkomst zonder aanwezigheidsquorum mag echter niet worden gehouden binnen vijftien dagen na de eerste bijeenkomst.
Op de bijeenkomst van de algemene vergadering bespreken de aanwezige leden alle punten van de agenda en wordt indien nodig gestemd. De statuten bepalen meestal de wijze waarop de stemming verloopt. Bepalen de statuten niets, dan bepaalt de voorzitter hoe de stemming verloopt.
Als de meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden instemmen, dan is een beslissing aangenomen. Onthoudingen worden bij een stemming niet meegerekend. In de meeste gevallen is een gewone meerderheid dus voldoende. Voor bepaalde beslissingen schrijft de wet wel een bepaalde meerderheid van stemmen voor. Om je statuten te wijzigen of om een lid uit te sluiten heb je een tweedederdemeerderheid nodig. Voor het ontbinden van je vzw en om het voorwerp of het belangeloos doel van de vzw te wijzigen is zelfs vier vijfde van de aanwezige of vertegenwoordigde leden instemmen.
Van elke bijeenkomst van de algemene vergadering moeten er notulen zijn. De notulen zijn het schriftelijke verslag van elke bijeenkomst van de algemene vergadering. Zij vermelden onder ander wie aanwezig en vertegenwoordigd was, wat er werd besproken, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen. Alle beslissingen die de algemene vergadering neemt, worden erin vermeld én binden elk lid van de vzw - ook indien ze afwezig waren of niet akkoord gingen.
Zij worden ondertekend door de personen vermeld in de statuten of door alle aanwezige leden die dat wensen. De ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen waarheidsgetrouw is. De notulen worden bijgehouden op de zetel van de vzw in je interne verenigingsdossier. De leden hebben het recht om de notulen in te kijken.
De notulen vormen een belangrijk bewijsmiddel bij betwistingen en aansprakelijkheidskwesties.
