In een projectdossier verzamel je als bouwheer alle relevante informatie over jouw concreet bouwproject. Via het projectdossier leren externe deskundigen (bijvoorbeeld architect, ingenieur, bouwteam) de specifieke randvoorwaarden en bepalende elementen van je bouwproject kennen. Zelfs wanneer die externe deskundigen al ervaring hebben in scholenbouw, is het belangrijk dat ze jouw concrete situatie kennen.
Een volledig projectdossier omvat:
Wat heeft er jou als bestuur toe aangezet om dit project op te starten? In het eerste gedeelte van het projectdossier beschrijf je kort de onmiddellijke aanleiding van het project.
Ook de basis- of kerngegevens over de bouwheer en het project mogen niet in het dossier ontbreken:
In de analyse beschrijf je altijd de huidige situatie, maar hou je meteen ook rekening met de geplande wijzigingen. Vermeld die wijzigingen duidelijk afzonderlijk.
Beperk je niet tot een loutere objectieve kwantitatieve beschrijving, maar durf er ook een kwalitatief luik aan te koppelen. Zo scoren drie kleuterklassen bijvoorbeeld kwantitatief identiek - ze hebben alle drie een oppervlakte van 70 m². Kwalitatief bestaan er echter grote verschillen: twee van de drie hebben aangrenzend sanitair, zijn ruim, licht en hoog zodat er plaats is voor een speelhuisje; de derde is donker, lager en zonder aangrenzend sanitair.
Een grondige analyse omvat objectieve gegevens en randvoorwaarden over je stakeholders, je onderwijsinstelling én je specifieke context.
Je geeft niet alleen een overzicht van al je stakeholders, maar je beschrijft ook kort hun eigenheid. Daarnaast zijn hun desiderata en hun specifieke relatie tot het project belangrijke gegevens voor het projectdossier. Het overzicht is meteen ook de opstart voor een communicatiestrategie naar elk van die stakeholders.
Mogelijke stakeholders zijn:
Over de onderwijsinstelling noteer je de volgende gegevens:
De context van de school slaat op heel wat verschillende elementen. Als je als bestuur al over een masterplan beschikt voor de betrokken school, dan vind je daarin de informatie die je nodig hebt om de context te omschrijven:
Om het project te situeren in de wijdere omgeving en op de projectsite zelf verzamel je plannen op verschillende schaalniveaus, eventueel aangevuld met fotomateriaal. Het materiaal bevat minimaal:
De term ‘schooldomein’ slaat zowel op de gebouwen als op de buitenaanleg. Behalve de lokalen beschrijf je ook de afsluitingen, de wegenaanleg, de open en overdekte speelplaats, de parking en de fietsenberging.
Gebruik overzichtsplannen per gebouw en per verdieping en duid de lokalen aan met een code.
Duid op de overzichtsplannen ook de omgevingsaanleg aan: overdekte speelplaats, fietsenberging, open speelplaats, parking, afsluitingen en poorten …
Voor de kwantitatieve beschrijving verzamel je de volgende elementen:
Voor de kwalitatieve beschrijving verzamel je de volgende gegevens:
De oppervlaktenormen geven aan voor hoeveel vierkante meter je school in aanmerking komt voor subsidiëring. Je mag een schoolgebouw kleiner of groter bouwen, maar voor het aantal vierkante meter boven de oppervlaktenorm krijg je geen subsidies.
Het bepalen van je maximale oppervlaktenormen is dan ook belangrijk. Denk er bij de bepaling aan dat:
Voor de verkeerstechnische analyse verzamel je informatie over de types:
Hoe evolueert de bevolking in en rond je school? Is er een toename of een afname? Wijzigt de samenstelling? Overdrijf niet en verzamel en vermeld alleen de sociologische en demografische prognoses en cijfers die relevant zijn voor dit project of de projectsite.
De economische situatie van zowel de onmiddellijke als ruimere omgeving heeft ook een impact op jouw school. Welke andere organisaties en spelers zijn er in de buurt? Beïnvloeden zij jouw onderwijsaanbod? Zijn er eventueel mogelijkheden tot synergie met andere spelers, bijvoorbeeld tussen de kleuterschool en de privaat uitgebate kinderopvang?
Hoe en wanneer is je school ontstaan? Hoe is de fysische omgeving geëvolueerd? Hoe is het onderwijsaanbod geëvolueerd? Verzamel en analyseer de informatie die gerelateerd is aan jouw specifieke project of projectsite.
Voeg zeker toe aan welke stedenbouwkundige voorschriften je je moet houden. Vraag ze op bij de stedenbouwkundige dienst van jouw gemeente.
Noteer voor je projectsite:
Een hypothese is een instrument om in procesplanning met onzekerheden om te gaan.
Stel je hypothesen scherp. Wat als de schoolbevolking daalt? Of wat als de schoolbevolking stijgt? Wat is in beide gevallen de impact op jouw onderwijsaanbod en op de wijze waarop je het zal aanbieden? Wat is uiteindelijk de impact op het voorliggende project?
Beleidsdoelstellingen geven weer wat je als schoolbestuur wil realiseren. Maak ze voldoende concreet. Een van je beleidsdoelstellingen kan bijvoorbeeld zijn dat je alle vormen van secundair onderwijs op één enkele campus wil concentreren met het oog op een betere leerlingenoriëntering.
Maak een zo correct mogelijke inschatting van de kostprijs van het project. Bekijk zeker ook mogelijkheden voor cofinanciering. En omschrijf tot slot eventuele opportuniteiten door gemengde bouwprojecten met bijvoorbeeld een zorginstelling, een muziekschool, een kinderopvang …
In de projectdefinitie omschrijf je de algemene uitgangspunten voor het project en jouw noden, verwachtingen en wensen. De projectdefinitie is de toetssteen voor de beoordeling van de ontwerpvoorstellen.
Jouw noden, verwachtingen en wensen zijn bijvoorbeeld:
Een aantal concrete voorbeelden van projectdefinities vind je op de website van het team van de Vlaams Bouwmeester.
In je ‘programma van eisen’ lijst je je eisen zo concreet mogelijk op. Je doet dat zowel voor de gebouwen als voor de buitenaanleg. Beperk je niet tot je eigen eisen maar hou er rekening mee dat bepaalde gebruikersgroepen andere eisen kunnen hebben voor eenzelfde lokaal.
Maak wel een duidelijk onderscheid tussen de elementen die echt noodzakelijk zijn (de need to have) en de zaken die wenselijk, maar niet noodzakelijk zijn (de nice to have). Probeer ook je wensen en verlangens niet onmiddellijk te vertalen in concrete eigen ontwerpen. Laat dat open.
Maak ook duidelijk dat alle wettelijke normen voor onderwijsinfrastructuur in Vlaanderen of Brussel gerespecteerd moeten worden.
Wat staat er minimaal in je eisenlijst?
Soms zijn beelden sprekender dan woorden. Plannen en beeldmateriaal helpen om je noden en wensen te illustreren en geschreven tekst te verduidelijken.
Eventueel kun je ook studies die zinvol zijn voor jouw project als bijlage toevoegen aan je projectdossier. Zij kunnen misschien bepaalde elementen uit je dossier ondersteunen en verduidelijken.
