Als het op voorhand duidelijk is dat je vzw beschikt over voldoende activa om de openstaande schulden af te betalen, kan je opteren voor een ontbinding en vereffening in één akte. "In één akte" betekent dat je op één bijeenkomst van de algemene vergadering overgaat tot ontbinding én de vereffening afsluit.
Alleen de algemene vergadering kan beslissen over een ontbinding en vereffening van een vzw in één akte. Om de vzw te ontbinden moet de algemene vergadering een welbepaalde wettelijke procedure volgen.
Vooraf stellen de bestuurders een voorstel tot ontbinding en vereffening in één akte op. Daaraan moet een verslag van een bedrijfsrevisor of externe accountant worden toegevoegd waarin wordt bevestigd dat alle openstaande schulden zijn terugbetaald.
Het voorstel wordt samen met het verslag voorgelegd aan de algemene vergadering. De algemene vergadering mag het voorstel maar aannemen als duidelijk is dat alle schulden zijn terugbetaald. In tegenstelling tot bij de traditionele ontbinding en vereffening hoeft er geen vereffenaar aangeduid te worden. Als er activa zouden overblijven, dan bepalen de statuten, of bij gebrek hieraan, de algemene vergadering welke bestemming deze krijgen.
Als er na het afbetalen van alle schulden nog activa overblijven, dan bepalen de statuten, of bij gebrek hieraan, de algemene vergadering welke bestemming deze krijgen. Deze bestemming moet zo dicht mogelijk aansluiten bij het belangeloos doel van de vzw. In geen geval mogen de overblijvende activa worden verdeeld onder de leden of bestuurders van de vzw.
Ten eerste moeten alle leden van de vzw geldig worden opgeroepen. Die oproeping gebeurt door het bestuursorgaan op de manier zoals bepaald in de (oude) statuten, ten minste vijftien dagen vóór de bijeenkomst van de algemene vergadering. De oproeping moet altijd een agenda bevatten, waarop natuurlijk de voorgestelde ontbinding en vereffening van de vzw in één akte wordt vermeld.
Bij andere dan kleine vzw’s – met andere woorden vzw 's die verplicht een commissaris moeten aanstellen – verstuur je de volgende documenten verplicht mee als bijlage met de oproepingsbrief:
Voor alle andere vzw's – kleine of micro-vzw's – hoef je geen bijzondere verslagen te voorzien om over te gaan tot ontbinding.
Om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen over de voorgestelde ontbinding en vereffening in één akte moeten alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Zodra één lid niet aanwezig is of hij vergeet om zich via een volmacht te laten vertegenwoordigen, is het onmogelijk om over te gaan tot de ontbinding en vereffening in één akte.
In tegenstelling tot bij de traditionele ontbinding en vereffening kan je de algemene vergadering niet opnieuw bijeenroepen organiseren als er onvoldoende leden opdagen om dan te beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Voor een ontbinding en vereffening in één akte moeten altijd alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
Wanneer alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, beslist de algemene vergadering over de voorgestelde ontbinding en vereffening in één akte. De beslissing is pas aangenomen wanneer die alle uitgebrachte stemmen (van aanwezige en vertegenwoordigde leden) heeft verkregen. Voor deze beslissing is dus unanimiteit vereist.
Bekendmaking van de beslissing om te ontbinden en vereffenen in één akte
Nadat de algemene vergadering beslist heeft om de vzw te ontbinden en vereffenen in één akte, moet je dit officieel bekendmaken. Dat doe je door de genomen beslissing neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie neemt dan automatisch contact op met het Belgisch Staatsblad zodat de beslissingen ook wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Eenmaal officieel goedgekeurd moet je een uittreksel van de notulen van de algemene vergadering binnen de dertig dagen neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit uittreksel vermeldt minstens volgende beslissingen:
Dit uittreksel moet ondertekend zijn door een bestuurder of iemand anders die de vzw mag verbinden.
Bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van Gent (afdeling Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen) gelden strengere regels. Deze griffie vereist dat het uittreksel wordt ondertekend en geparafeerd door alle personen die betrokken zijn bij de beslissing. Dit zijn de leden van de algemene vergadering als het gaat om de beslissing tot ontbinding en vereffening in één akte.
Voor andere dan kleine vzw’s – met andere woorden vzw 's die verplicht een commissaris moeten aanstellen – moet je ook nog een kopie van de volgende documenten neerleggen :
De griffie van de ondernemingsrechtbank houdt het neergelegde uittreksel – zoals alle andere neergelegde documenten – bij in een verenigingsdossier dat iedereen ter plaatse kan consulteren.
De ontbinding en vereffening in één aktea moet officieel worden bekendgemaakt. Daarom dien je het de beslissing tot ontbinding en vereffening in één akte te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Die publicatie gebeurt aan de hand van officiële formulieren die je bezorgt aan de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie doet vervolgens het nodige zodat alles binnen de tien dagen na de neerlegging wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad
Om het afsluiten van de vereffening te laten publiceren moet je Formulier I invullen, zowel Luik A als Luik B. In Luik B plak je de relevante passages uit de notulen met de beslissing tot goedkeuring van het voorstel van ontbinding en vereffening in één akte. Luik C hoef je niet in te vullen. Dit formulier druk je tweemaal af en onderaan Luik C vul je de naam en hoedanigheid in van de persoon die het formulier heeft ingevuld, samen met diens handtekening. Die naam en hoedanigheid vul je ook in onderaan Luik B. Daar mag je echter geen handtekening plaatsen! Die hoort thuis op de achterkant van Luik B, waar je ook nogmaals de naam van de ondertekenaar vermeldt. Vergeet dus niet dat je het formulier niet recto-verso mag laten afdrukken, anders is het onmogelijk om op de achterkant van Luik B te schrijven of ondertekenen.
Omdat het afsluiten van de vereffening ook het einde van de vzw met zich meebrengt, moet je ook Formulier II invullen. In Luik A van dat formulier vul je alleen het ondernemingsnummer en de naam van je vzw in. In Luik C vul je onder 8° en 9° de datum van ontbinding en vereffening. Daarnaast vul je nog de gegevens in van de bestuurders van wie de opdracht is afgelopen. Concreet gaat het dan over:
Formulier II druk je ook tweemaal af.
Vervolgens moet je ook een kopie meenemen van voor- en achterkant van de identiteitskaart van alle ontslagnemende bestuurders. Als je geen kopie van de identiteitskaart kan voorleggen, voeg je een ondertekend document toe met de reden waarom dit niet mogelijk is.
Tot slot moet je de bekendmakingskosten vooraf betalen. Dat gebeurt via overschrijving op rekening van het Belgisch Staatsblad. De exacte bedragen en het rekeningnummer vind je terug op de website van de FOD Justitie.
Samengevat trek je naar de griffie van de ondernemingsrechtbank met:
Je kunt de gevraagde documenten fysiek afgeven aan de griffie maar je kunt die ook per post opsturen. Als de neerlegging niet gebeurt door een bestuurder, moet de neerlegger ook nog zijn volmacht toevoegen, samen met een kopie van zijn identiteitskaart.
