Het zoeken naar onderliggende grondoorzaken (root causes) is een waardevolle stap voordat je actie onderneemt. Met deze methode ga je bewuster en doordachter de onderliggende oorzaken aanpakken.
Het visgraatdiagram (ook wel bekend als Ishikawa-diagram) is een methode die bedoeld is om oorzaken van problemen in kaart te brengen. De methode was oorspronkelijk vooral van toepassing op productieprocessen en de bijbehorende kwaliteitscontrole. Hij zag dat de mensen in de fabriek vaak werden overweldigd door het grote aantal factoren dat (mogelijk) van invloed was op een proces. Om dit makkelijker en overzichtelijker te maken, bedacht hij een eenvoudig en grafisch hulpmiddel om potentiële oorzaken van een probleem of een effect ordelijk weer te geven.
De methode heeft ook in de dienstensector zoals het onderwijs ingang gevonden. In deze sector worden wel andere categorieën (leiding, leraar, leerling, leerstof, leermateriaal, leeromgeving) gebruikt.
Om het probleem te kunnen oplossen is het van belang om op zoek te gaan naar de primaire oorzaken ervan. Alle deelnemers bedenken mogelijke oorzaken en plaatsen deze onder één of meerdere categorieën. Wanneer een oorzaak onder meerdere categorieën geplaatst kan worden, moet dit ook worden gedaan.
Nadat het visgraatdiagram is opgesteld, selecteren de deelnemers de meest waarschijnlijke oorzaken. Met de hele groep worden drie à vier oorzaken geselecteerd. Door deze selectie met alle deelnemers te maken ontstaat er consensus, waardoor er later geen discussie meer ontstaat. Elke deelnemer geeft aan wat volgens hem de meest waarschijnlijke oorzaak is. Het beste kan dit gedaan worden door alle genoemde mogelijke oorzaken op te noemen en per mogelijke oorzaak door hand opsteken de deelnemers te laten aangeven of zij dit als oorzaak zien. Het aantal 'stemmen' wordt bij iedere mogelijke oorzaak genoteerd. De mogelijke oorzaken die geen stem hebben gekregen worden in het schema geschrapt.
Wanneer de meest waarschijnlijke oorzaken geselecteerd zijn, kan je voor deze oorzaken gerichtere acties bedenken.
Om er zeker van te zijn dat de kern van de oorzaak van het probleem duidelijk wordt, kun je de oefening verder aanvullen en de ‘5 x waarom-techniek’ toepassen.
Om deze oefening te starten is het belangrijk dat er consensus is over het probleem of de verandering nodig is.
Deze werkvorm werkt indien er al een positieve sfeer aanwezig is in het team. Bij frustraties of conflicten kun je deze werkvorm best uitstellen.
