Om je jaarrekening op te maken en neer te leggen volg je onderstaande stappen.
Importeer de proef- en saldibalans van het afgesloten boekjaar in het werkblad ‘Rekening jaar’ en de proef- en saldibalans van het voorgaande boekjaar in het werkblad ‘Rekening jaar-1’. Deze werkbladen moeten de volgende informatie bevatten:
Opgepast: de kolommen C en D mogen niet de saldi bevatten maar de totalen vóór saldering.
Het Excelbestand verwerkt maximum 1 000 grootboekrekeningen. Als je meer dan 1 000 grootboekrekeningen hebt, neem dan contact op met Trui Vermeersch.
Vul de werkbladen ’S-vzw 1’ en ’S-vzw 2’ in. Je kunt in de plaats daarvan ook gebruik maken van de voorbladen die gepubliceerd worden door de Balanscentrale op de webpagina Modellen verenigingen en stichtingen | nbb.be onder de titel ‘Specifiek model voor verenigingen en stichtingen’. Als je gebruik maakt van de voorbladen van de Balanscentrale, vul dan in werkblad ’S-vzw 1’ wel altijd het ondernemingsnummer (KBO-nummer) van de vzw in en de periode waarop het boekjaar en het vorige boekjaar betrekking heeft. Zo vermijd je foutboodschappen.
De werkbladen ‘Activa’, ‘Passiva’, ‘RR1’ en ‘RR2’ worden automatisch ingevuld.
Vul handmatig de geel gekleurde cellen van de werkbladen ‘I’ tot en met ‘Waarderingsregels bis’ van het Excelbestand in.
In invulcellen waarvan de omschrijving de aanduiding “(-)” bevat, moet u een negatief getal invullen. In invulcellen waarvan de omschrijving de aanduiding “(+) (-)” bevat, moet u een positief of een negatief getal invullen. In alle andere invulcellen moet u een positief getal invullen.
De niet geel gekleurde cellen zijn beveiligd door middel van een wachtwoord. Dat is noodzakelijk omdat er niets aan de vorm van de jaarrekening mag worden gewijzigd. De jaarrekening mag niet afwijken van het model dat gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad. Jaarrekeningen met afwijkingen zijn niet goedgekeurd door de Balanscentrale. Door met de cursor op de rode driehoekjes van de gele cellen te staan, vind je extra toelichting over wat je moet invullen.
Wanneer je op sommige werkbladen te weinig plaats hebt om de informatie in te vullen, dan kun je via mail aan trui.vermeersch@katholiekonderwijs.vlaanderen om extra plaats vragen voor de betrokken rubrieken. Stuur eventueel het Excelbestand mee als bijlage.
In de werkbladen ‘Waarderingsregels’ en ‘Waarderingsregels bis’ moet je sommige inhoud van een cel wissen. Bijvoorbeeld: in de zin “De waarderingsregels werden ten opzichte van het vorige boekjaar qua verwoording of toepassing [gewijzigd]. [niet gewijzigd].” moet je één van de twee aanduidingen tussen rechte haakjes wissen. Het resultaat van deze wisoperatie is één van de volgende twee zinnen:
Het Excelbestand bevat controles op de volledigheid van de jaarrekening en op de correctheid.
Ga naar werkblad ‘Controle’ waar je nagaat of alle gegevens correct zijn ingevuld. Als je in dit werkblad vetgedrukte bedragen vindt, dan bevat de jaarrekening of de toelichting nog fouten en moet je gegevens wijzigen vooraleer de volgende stap aan te vatten. Als je er niet in slaagt om de fouten op te sporen, dan kun je via mail ondersteuning vragen aan trui.vermeersch@katholiekonderwijs.vlaanderen. Stuur in dat geval het Excelbestand altijd mee als bijlage.
Wanneer de jaarrekening geen fouten meer bevat, kun je de jaarrekening ter goedkeuring voorleggen aan de Algemene Vergadering.
Na de goedkeuring door de Algemene Vergadering kun je een pdf-versie maken van de werkbladen ’S-vzw 1’ tot en met ‘Waarderingsregels bis’.
De vormvereisten van de pdf zijn beschreven in het Protocol voor de neerlegging van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen in de vorm van een PDF-bestand.
Als je schoolbestuur verplicht is om een sociale balans, een jaarverslag en een verslag van de commissaris-revisor neer te leggen, dan voeg je die documenten toe aan de pdf.
Je vindt een model van:
Doe de neerlegging binnen de 30 dagen na de goedkeuring door de Algemene Vergadering.
Je vindt informatie over de neerlegging op de webpagina Praktische info over Filing | nbb.be. Op alle blauwe tekst kun je doorklikken, ook op blauwe titels. Kies bij de neerlegging voor ‘Een aangifte doen op basis van een PDF formulier’, vervolgens voor ‘Verenigingen en stichtingen’, vervolgens voor ‘Andere’ en tenslotte voor ‘Specifiek model: verenigingen, stichtingen en voor organismen voor de financiering van pensioenen (OFP's)’.
Ondervind je problemen bij de neerlegging, dan kun je ondersteuning vragen via het mailadres Helpdesk.Ba@nbb.be.
De Balanscentrale rekent kosten aan voor de neerlegging: Tarieven voor verenigingen en stichtingen 2024 | nbb.be.
Controleer enkele dagen later of de neerlegging correct is uitgevoerd. Zoek daarvoor de jaarrekening op via de toepassing Consult (nbb.be). Als je de jaarrekening niet vindt, dan is er iets misgelopen en dan moet je de Balanscentrale contacteren via het mailadres Helpdesk.Ba@nbb.be.
Als de neerlegging correct is verlopen, dan ontvang je binnen de 11 werkdagen een Mededeling van neerlegging van de jaarrekening in de e-Box enterprise van de vzw.
