Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) verplicht grote vzw’s om een jaarverslag op te stellen (art 3:47,§7 en art. 3:48 WVV).
Volgens de groottecriteria opgelegd door het WVV zijn grote vzw’s deze die meer dan één van de volgende criteria overschrijden op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar.
De huidige groottecriteria zijn van toepassing voor alle boekjaren die beginnen na 31 december 2023. De aangepaste groottecriteria voor de grote vzw’s lees je in art. 1:28 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen:
Een wijziging van categorie (van grote vzw naar kleine vzw of omgekeerd) heeft slechts invloed op de boekhoudkundige verplichtingen nadat de wijziging zich in twee opeenvolgende boekjaren heeft voorgedaan (consistentiebeginsel).
Hoe je het aantal werknemers, de jaaromzet en het balanstotaal berekent is beschreven op onze webpagina: Rol van de revisor en aanstellingsprocedure.
UITZONDERING: Voor boekjaar 2024 (of het eerste boekjaar dat aanvangt na 31/12/2023) is het consistentiebeginsel eenmalig niet van toepassing. Om te bepalen of je vzw schoolbestuur in boekjaar 2024 (of het eerste boekjaar dat aanvangt na 31/12/2023) een jaarverslag moet opstellen, moet je enkel de cijfers van 2023 toetsen aan de verhoogde groottecriteria.
Het WVV bepaalt in detail welke elementen aan bod moeten komen in het jaarverslag (art.3:48, §2 WVV).
Dit sjabloon bevat een model voor het jaarverslag voor boekjaar 2024. De elementen die volgens het vermelde punten die volgens het WVV moeten aan bod komen, zijn erin opgenomen. Je kan dit sjabloon ook gebruiken voor de volgende boekjaren. Zodra er wijzigingen zijn zullen we hier een nieuw sjabloon voorzien.
Je kan dit sjabloon aanpassen aan de concrete situatie binnen je schoolbestuur. Je moet de onderdelen 1 tot en met 7 van dit sjabloon verplicht vermelden. Verwijder deze onderdelen dus niet. Je kan onder een onderdeel wel vermelden dat het onderdeel niet van toepassing is voor de vzw of de bespreking ervan inkorten. Punt 8 van het sjabloon vermeld je alleen als er een belangenconflict is, anders verwijder je dit punt.
Achteraan het sjabloon vind je een toelichting waarnaar in het sjabloon verwezen wordt. Deze toelichting en de verwijsnummers mag je wel uit het sjabloon verwijderen.
In het sjabloon worden drie ratio’s vermeld en besproken evenals de cashflow. Voor de berekening kan je gebruik maken van deze Exceltoepassing.
Uiteraard staat het elk schoolbestuur vrij een eigen model op te stellen. Houd daarbij rekening met de elementen die volgens artikel 3:48, §2 WVV verplicht moeten aan bod komen.
De revisor moet het jaarverslag controleren en daarna moet je het jaarverslag samen met de jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank
Als er zich tijdens het boekjaar verrichtingen hebben voorgedaan die aanleiding kunnen geven tot een belangenconflict volgens artikel 9:8 van het WVV, moet dit worden vermeld in het jaarverslag.
Wanneer een bestuursorgaan een beslissing moet nemen over een verrichting waarbij een bestuurder een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat in strijd is met het belang van de vereniging moet deze bestuurder dit melden aan de andere bestuurders vooraleer het bestuursorgaan hierover een besluit neemt. De betrokken bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming over deze verrichting.
De verklaring en toelichting van dit strijdig belang moet worden opgenomen en toegelicht in de notulen van de vergadering van het bestuursorgaan. Ook de door het bestuursorgaan genomen beslissing en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vereniging moeten vermeld worden. Dit deel van de notulen wordt in zijn geheel opgenomen in het jaarverslag of in het stuk dat samen met de jaarrekening wordt neergelegd.
In een vzw die verplicht is een commissaris te benoemen, worden de notulen van de vergadering aan hem meegedeeld.
De hierboven beschreven procedure is niet van toepassing als de beslissingen van het bestuursorgaan betrekking hebben op gebruikelijke verrichtingen die gebeuren tegen marktconforme voorwaarden.
