Hier vind je informatie over de rol van de revisor en de aanstellingsprocedures.
De opdracht van de bedrijfsrevisor bestaat er in een oordeel uit te brengen over de jaarrekening:
geeft de jaarrekening een getrouw beeld van het vermogen, van de financiële toestand en van de
resultaten van de vzw? Artikel 3:47, § 6, artikel 3:98 en de artikelen 3:73 tot en met 3:75 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen leggen uit wat de bedrijfsrevisor moet controleren:
Hiertoe bepaalt de bedrijfsrevisor op basis van een risicoanalyse welke controlewerkzaamheden hij zal uitvoeren met betrekking tot de interne controleprocedures van de entiteit en tot de jaarrekening.
De opdracht van de bedrijfsrevisor en de zekerheid die hij biedt, is beperkt.
De commissaris zal bijvoorbeeld niet beoordelen of de besteding van de werkingstoelagen in overeenstemming is met de onderwijsdecreten of de specifieke regels voor gekleurde subsidies. Hij gaat ook niet na of het schoolbestuur de Wet op de Overheidsopdrachten naleeft. Dit zijn opdrachten van de verificateurs van AgODI.
De bedrijfsrevisor zal ook niet beoordelen of de schoolrekeningen in overeenstemming zijn met de regels op gebied van kosteloos onderwijs. Dit is een opdracht van de Commissie Zorgvuldig Bestuur.
Zo ook voor fiscale onregelmatigheden. Het opsporen hiervan behoort tot de opdracht van de belastingcontroleurs. Fiscale experten bieden op dit gebied proactieve ondersteuning. De bedrijfsrevisor kan wel nagaan of de betaalde patrimoniumtaks, rechtspersonenbelasting, btw correct is verwerkt in de boekhouding en gerapporteerd is in de jaarrekening maar niet of er onterecht geen aangifte is gebeurd en ook niet of het aangegeven bedrag correct is berekend.
Gelet op de onafhankelijkheidsregels mag een commissaris een aantal opdrachten niet uitvoeren in combinatie met de wettelijke permanente controle van de jaarrekening. Hij moet er voor zorgen dat hij niet in een positie komt die zijn onafhankelijkheid in het gedrang brengt. Zo mag hij tijdens de duur van zijn commissarismandaat geen andere taak, mandaat of opdracht in de vereniging aanvaarden. Na afloop van zijn mandaat is een cooling down periode voorzien (voor meer uitleg over deze termijnen: zie Wet van vennootschappen en verenigingen artikel 3:62). Ook is het voor een commissaris of iemand van zijn kantoor verboden om niet-controlediensten te verstrekken aan een entiteit waarover zij de wettelijke controle over de jaarrekening uitoefenen.
De commissaris kan de volgende verklaringen afleggen:
Voor de vrijwillige ontbinding van een vzw die over een commissaris-revisor moet beschikken, is een verslag door de bedrijfsrevisor wettelijk verplicht.
Naast de wettelijke permanente en occasionele opdrachten, kunnen verenigingen ook op eigen initiatief een bedrijfsrevisor inschakelen, zoals bijvoorbeeld voor het verlenen van advies over specifieke problemen met betrekking tot de administratieve en boekhoudkundige organisatie van de vzw.
Deze regels zijn alleen van toepassing voor de permanente wettelijke opdracht.
De huidige groottecriteria zijn van toepassing voor alle boekjaren die beginnen na 31 december 2023. Deze groottecriteria zijn te vinden in art. 1:28 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
Sommige vzw’s, die volgens de vorige groottecriteria verplicht waren een revisor aan te stellen, moeten volgens de aangepaste groottecriteria geen revisor meer aanstellen.
Grote vzw’s zijn vzw’s die meer dan één van de hierna opgesomde criteria overschrijden:
Er is een wettelijk verplichte aanstellingstermijn voor een commissaris van drie jaar. Je kan de aanstelling tijdens deze periode niet verbreken. Een vzw die na het eerste of tweede jaar van de aanstelling niet langer een ‘grote vzw’ is, moet de revisor zijn termijn van drie jaar laten afmaken. Het is pas na afloop van het driejaarsmandaat dat je kan besluiten dat je vzw geen commissaris meer moet aanstellen.
Volgens de normale regels moet je minstens de 2 recentste voorbije boekjaren in ogenschouw nemen om te bepalen of een vzw een commissaris-revisor moet aanstellen en een jaarverslag moet toevoegen aan de jaarrekening (consistentiebeginsel). Een vzw moet een commissaris-revisor aanstellen vanaf het boekjaar dat volgt op het boekjaar gedurende hetwelk de vzw voor de tweede keer op rij een grote vzw is. Een vzw mag ervoor kiezen om geen nieuwe aanstelling van een commissaris-revisor te doen als tegelijkertijd:
Dit kan soms aanleiding geven tot eigenaardige situaties, bijvoorbeeld:
Voor de boekjaren 2024 en 2025 wordt daar eenmalig van afgeweken. De grootte van de vzw in boekjaar 2024 is van geen tel:
Moet je vzw een commissaris-revisor aanstellen voor de controle van de eerstvolgende boekjaren?
Als een vzw niet over een lopend mandaat van een revisor beschikt, moet de vzw een revisor aanstellen in de boekjaren met ‘ja’ in deze tabel:
Scenario’s 1 tot en met 8 leren bijvoorbeeld onder meer het volgende:
Scenario’s 9 tot en met 16 leren onder meer het volgende:
De aanstelling gebeurt door de Algemene Vergadering.
Alleen bedrijfsrevisoren die zijn ingeschreven in het openbaar register kan je als commissaris aanstellen. Het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR) beheert het register.
Ook de aanstelling van een commissaris is onderworpen aan de Wet op de Overheidsopdrachten. Je kunt het standaardmodel voor onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor klassieke sectoren downloaden van de website van het IBR.
Schoolbesturen zijn een apart segment met veel sectorspecifieke regelgeving. Vraag daarom altijd naar ervaringen in instellingen voor basis- en secundair onderwijs, vraag naar referenties en neem ook effectief contact op met de referentie-instellingen.
Wettelijk is bepaald dat commissarissen een vast honorarium moeten afspreken met de Algemene Vergadering voor de aanvang van hun mandaat. Het is toegelaten om ook indexering van het honorarium te voorzien. Houd er rekening mee dat dit honorarium alleen de permanente wettelijke controle dekt en niet de eventuele bijkomende opdrachten. Wanneer je bijkomende opdrachten aan de commissaris wil toevertrouwen, zorg dan dat je daarvoor vooraf over een sluitende aparte overeenkomst of opdrachtbrief beschikt die de opdracht en de output die de commissaris moet leveren omschrijft en die de prijs van de opdracht bevat. Spreek minstens een maximum totaalprijs af.
Er bestaan bedrijfsrevisoren die opdrachten binnenhalen door een zeer concurrentieel vast honorarium af te spreken maar vervolgens voortdurend proberen om dat honorarium aan te dikken door de vzw aan te sporen om bijkomende opdrachten en opleidingen te bestellen.
De berekening van het gemiddeld aantal VTE werknemers is het meest omslachtig en het balanstotaal is het gemakkelijkst te vinden. Kijk dus eerst of je balanstotaal groter is dan 6 miljoen euro (vroeger 4,5 miljoen euro), dan of je jaaromzet groter is dan 11,25 miljoen euro (vroeger 9 miljoen euro) en daarna bepaal je of het nodig is ook het gemiddeld aantal VTE werknemers te berekenen.
Als je al weet dat je vzw in een bepaald boekjaar geen overschrijding heeft van de criteria balanstotaal en jaaromzet, dan moet je het gemiddeld aantal VTE niet berekenen. Je weet dan immers al dat de vzw niet meer dan één groottecriterium overschreden heeft en dus geen grote vzw is.
Omgekeerd, als je weet dat je vzw in een bepaald boekjaar zowel de criteria balanstotaal en jaaromzet overschreden heeft, dan moet je het gemiddeld aantal VTE ook niet berekenen. Je weet je dan immers al zeker dat de vzw in dat boekjaar een grote vzw is.
Het balanstotaal lees je af uit de balans van het boekjaar. Het balanstotaal is gelijk aan het totaal van de activa en is dus ook gelijk aan het totaal van de passiva.
Een boekjaar dat korter of langer is dan 12 maanden vereist geen bijkomend rekenwerk.
Voor vzw’s met een vereenvoudigde boekhouding geldt:
Als je btw heft op bepaalde inkomsten, dan tel je die btw niet mee.
Je berekent de jaaromzet aan de hand van de resultatenrekening van het boekjaar, zoals je die vindt in de jaarrekening van de vzw.
De berekening verloopt in twee stappen:
Je maakt die berekening voor elk boekjaar dat je moet analyseren. Het is mogelijk dat je niet elk boekjaar dezelfde definitie van jaaromzet kunt gebruiken.
Als het boekjaar korter of langer is dan 12 maanden, bereken je de omzet op jaarbasis: vermenigvuldig de omzet met 12 en deel door het aantal maanden van het boekjaar.
Vzw’s die recht hebben op een vereenvoudigde boekhouding kennen de term ‘omzet’ niet. Het criterium dat in aanmerking wordt genomen is de totale ontvangsten, verminderd met de niet-recurrente ontvangsten (= opbrengsten die geen verband houden met de gewone bedrijfsuitoefening van de vzw).
Alle werknemers tellen mee, ongeacht hun statuut:
Uitzondering zijn statuten waarvoor het schoolbestuur niet de werkgever is. Die tel je niet mee:
Een medewerker die voltijds werkt gedurende het volledige kalenderjaar telt voor 1 VTE. Een medewerker die halftijds werkt gedurende het hele kalenderjaar telt voor 0,5 VTE. Een medewerker die vier vijfde werkt gedurende het hele kalenderjaar telt voor 0,8 VTE.
Een medewerker die voltijds werkt van 1 september tot en met 31 december telt voor 4/12 VTE.
Om het gemiddelde te berekenen kijk je naar de toestand op de laatste dag van elke maand: je telt elke laatste dag van de maand het aantal VTE en dat deel je door 12.
Een personeelslid dat uit dienst gaat op 29 september telt niet meer mee voor de maand september, alsof dit personeelslid de hele maand september niet zou hebben gewerkt.
Een personeelslid dat in dienst komt op 31 augustus telt al voor een volledige maand mee in augustus, alsof dit personeelslid al de hele maand augustus zou hebben gewerkt.
Je berekent op basis van de contractgegevens, niet op basis van aan- of afwezigheid.
Dat betekent dat je een langdurig afwezige meetelt alsof hij niet afwezig zou zijn en dat je ook de vervanger van die langdurig afwezige meetelt: je hebt immers met allebei die medewerkers een arbeidsovereenkomst.
AgODi voorziet in een tussenkomst in de kosten voor de commissaris.
