Je moet de twee soorten sociale schulden en de fiscale schulden controleren:
Een eenmalige controle, bijvoorbeeld alleen op het moment dat je de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige contracteert of op de betaaldag van de eerste factuur volstaat niet. Dergelijke schulden kunnen immers op elk moment ontstaan en eerdere controles beschermen niet tegen sancties.
Je mag niet betalen op basis van een (ouder) fiscaal attest dat je hebt ontvangen van de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige. Je moet zelf telkens opnieuw controleren en nieuwe attesten vragen aan de schuldeiser. Zo’n fiscaal attest is immers maar gedurende een beperkte periode geldig en niet bruikbaar voor de betalingen van latere datum.
Je onderzoekt of je verplicht bent om een bedrag in te houden op de factuur van een aannemer/bedrijf/zelfstandige door het ondernemingsnummer van de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige in te vullen in de applicatie Check Inhoudingsplicht.
Het ondernemingsnummer is het cijfergedeelte van het btw-nummer (dit is zonder de landcode). Het btw-nummer van de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige is te vinden op de factuur en op andere documenten die je van de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige ontvangen hebt. Je kan het ondernemingsnummer ook opzoeken in de Kruispuntbank van Ondernemingen op basis van één van de adres van de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige.
De applicatie Check Inhoudingsplicht reageert met:
De controletoepassing geeft verdere instructies. Die instructies vind je door op de plustekens te klikken in de applicatie.
Je moet het resultaat van de controle en het attest van consultatie van inhoudingsplicht bewaren. Dit kan nuttig zijn als bewijsstuk in het geval dat de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige de inhouding zou betwisten.
De controletoepassing Check Inhoudingsplicht toont het percentage dat je moet inhouden op het factuurbedrag exclusief btw en bereidt de storting aan de RSZ voor (Retenue Sociale Inhoudingen, IBAN: BE76 6790 0001 9295; BIC: GEBABEBB)
De volgende percentages van inhouding zijn mogelijk:
Je kan de inhouding en doorstorting aan de RSZ nu uitvoeren op basis van de verdere instructies.
Als de applicatie niet verplicht om in te houden en de mogelijkheid biedt om een fiscaal attest te consulteren, download en bewaar je het attest.
Als je moet inhouden omwille van fiscale schulden, stort je het ingehouden bedrag voor fiscale schulden aan de FOD Financiën, Algemene Administratie van de Inning en Invordering, Inningscentrum (IBAN: BE63 6792 0036 4008).
Als de applicatie je voor deze overschrijving geen gestructureerde mededeling bezorgt, vermeld je in de mededeling van de overschrijving:
Als je niet over een gestructureerde mededeling beschikt, moet je deze volgorde strikt navolgen. Voorbeeld: voor een overschrijving van 450 euro inhouding van 15% wegens fiscale schuld aan de FOD Financiën voor een factuur van 3.000 euro exclusief btw ziet de mededeling er als volgt uit: 0123.456.789 - Jo Descholenbouwer NV – 3000 euro - 10/06/2026.
De werkwijze voor inhouding omwille van fiscale schulden verschilt naargelang het factuurbedrag exclusief btw.
Als het factuurbedrag exclusief btw kleiner is dan 7.143 euro, houd je 15% van het factuurbedrag exclusief btw in.
Als het factuurbedrag 7.143 euro of meer bedraagt, vraag je aan de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige een recent attest met het bedrag van de fiscale schuld.
Controleer de datum van het attest. Als het attest ouder is dan 20 dagen of als je niet de gelegenheid hebt om binnen de 20 dagen na de datum van het attest te betalen, vraag dan een recenter attest.
Bereken 15% op het factuurbedrag exclusief btw. Vergelijk het resultaat van de berekening met het bedrag van de fiscale schuld volgens het attest. Stort het kleinste van beide bedragen aan de FOD Financiën.
Cijfervoorbeelden voor een factuur van 10.000 euro + 6% btw = 10.600 euro:
Van het factuurbedrag trek je de ingehouden bedragen wegens fiscale en/of sociale schulden af. De rest betaal je aan de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige.
De inhoudingen gebeuren netto, exclusief btw. De btw op de inhoudingen betaal je aan de aannemer/het bedrijf/de zelfstandige.
Cijfervoorbeelden:
Bij overheidsopdrachten: ingebrekestelling en (eventueel) eenzijdige verbreking
Als de opdrachtnemer van een overheidsopdracht zich in één van de (verplichte of facultatieve) uitsluitingsgevallen bevindt (onder meer op gebied van sociale of fiscale schulden), dan heb je het recht om het contract eenzijdig te verbreken (artikel 62 van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013.
De Wet op de Overheidsopdrachten voorziet dat je voor elke tekortkoming van de opdrachtnemer in de uitvoering van zijn opdracht een proces-verbaal van ingebrekestelling opstelt. Het lijkt ons in die context aangewezen om dat ook te doen wanneer je bij de controle van de inhoudingsplicht vaststelt dat de opdrachtnemer sociale of fiscale schulden heeft.
Dat proces-verbaal bezorg je met een aangetekend schrijven aan de in gebreke zijnde opdrachtnemer. Tegelijkertijd zorg je voor een elektronische melding. De opdrachtnemer heeft een periode van vijftien dagen om zijn verweermiddelen aan het bestuur te bezorgen (of de schulden aan te zuiveren). Vervolgens bepaalt het schoolbestuur haar houding.
Dit is geen verplichting maar we zien het wel als een goede praktijk. Schulden bij de RSZ of bij de fiscus zijn vaak een teken dat er iets grondig mis is bij de opdrachtnemer. Het is dan van belang om tijdig in te grijpen om te vermijden dat ook het schoolbestuur slachtoffer wordt van tekortkomingen in de uitvoering van het gegunde contract of geconfronteerd wordt met een faillissement van een aannemer op de werf.
De applicatie TELEMARC | Fedweb (belgium.be) kan je alleen gebruiken voor de ingebrekestelling niet voor de inhoudingsplicht. Op basis van de attesten van TELEMARC over fiscale en sociale schulden mag je geen inhouding(en) doen. De applicatie TELEMARC heeft een ander doel: de beoordeling van inschrijvers bij een overheidsopdracht (uitsluitingsgronden).
Niet alle bedrijven, waarover informatie kan worden opgevraagd via TELEMARC, vallen onder de inhoudingsplicht. Op basis van TELEMARC-informatie riskeer je dus onterechte inhoudingen. Het omgekeerde kan ook mogelijk zijn: onterecht niet inhouden omdat de verplichte uitsluitingsgronden minder streng zijn dan de regels over de inhoudingsplicht. Zo bevat TELEMARC bijvoorbeeld geen gegevens over RSVZ-schulden.
