Je moet de sociale en fiscale schulden controleren op de betaaldag van elke ontvangen factuur (en niet slechts éénmaal, bijvoorbeeld op het moment dat je de aannemer/het bedrijf contracteert of op de betaaldag van de eerste factuur). Dergelijke schulden kunnen immers op elk moment ontstaan en ook de opdrachtgevers van al lopende overeenkomsten worden door de regeling gevat.
Je mag niet betalen op basis van een fiscaal attest dat je hebt ontvangen van de aannemer/het bedrijf. Je moet zelf opnieuw controleren. Zo’n fiscaal attest is immers alleen geldig tot de datum van aflevering en niet voor latere periodes.
Hoe kan je de inhoudingsplicht controleren? Je moet het ondernemingsnummer van de aannemer of het bedrijf invullen in de controletoepassing Check inhoudingsplicht en op het vakje Check klikken. Je vindt het ondernemingsnummer op documenten die je van de aannemer/het bedrijf gekregen hebt of door te zoeken op adres of op naam in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Is het resultaat tweemaal NEEN (het resultaat heeft uitsluitend een groene kleur), dan moet je geen inhoudingen doen op de ontvangen facturen. Bij één of twee keer JA, doe je wel een inhouding (één of twee resultaten met rode kleur).
In sommige gevallen geeft de controletoepassing verdere instructies. Die instructies vind je door op het plusteken te klikken.
Je mag niet betalen op basis van een fiscaal attest dat je hebt ontvangen van de aannemer/het bedrijf. Je moet zelf opnieuw controleren. Zo’n fiscaal attest is immers alleen geldig tot de datum van aflevering en niet voor latere periodes.
Hoe kun je de inhoudingsplicht controleren? Je moet het ondernemingsnummer van de aannemer of het bedrijf invullen in de controletoepassing Check inhoudingsplicht en op het vakje Check klikken. Je vindt het ondernemingsnummer op documenten die je van de aannemer/het bedrijf gekregen hebt of door te zoeken op adres of op naam in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Is het resultaat tweemaal NEEN (het resultaat heeft uitsluitend een groene kleur), dan moet je geen inhoudingen doen op de ontvangen facturen. Bij één of twee keer JA, doe je wel een inhouding (één of twee resultaten met rode kleur).
In sommige gevallen geeft de controletoepassing verdere instructies. Die instructies vind je door op het plusteken te klikken.
Je kunt het resultaat van de controle bewaren. Dit kan nuttig zijn als bewijsstuk in het geval dat de aannemer of het bedrijf de inhouding zou betwisten. Bewaren kan op verschillende manieren: je kunt het resultaat opslaan op je pc, afprinten of een schermafbeelding maken op een smartphone. Daarvoor vind je hier de gebruiksaanwijzing die past bij het besturingssysteem van je smartphone.
De controletoepassing Check inhoudingsplicht berekent het bedrag dat je moet inhouden en bereidt de storting aan de RSZ voor (IBAN: BE76 6790 0001 9295; BIC: PCHQBEBB). Je kunt de inhouding en doorstorting aan de RSZ nu eenvoudig uitvoeren op basis van de verdere instructies.
De werkwijze verschilt naargelang het factuurbedrag (bedrag exclusief btw).
Als het factuurbedrag exclusief btw kleiner is dan 7 143 euro, houd je 15% van het factuurbedrag exclusief btw in.
Stort het ingehouden bedrag aan de FOD Financiën, Algemene Administratie van de Inning en Invordering, Inningscentrum (IBAN: BE63 6792 0036 4008). Vermeld in de mededeling van de overschrijving:
Voorbeeld: voor een overschrijving van 450 euro inhouding wegens fiscale schuld aan de FOD Financiën ziet de mededeling er als volgt uit: 0123.456.789 - Jo Descholenbouwer - 3000 euro - 10/06/2021.
Als het factuurbedrag 7 143 euro of meer bedraagt, vraag je aan de aannemer of de leverancier een recent attest met het bedrag van de fiscale schuld.
Controleer de datum van het attest. Als het attest ouder is dan 20 dagen of als je niet de gelegenheid hebt om binnen de 20 dagen na de datum van het attest te betalen, vraag dan een recenter attest.
Bereken 15% op het factuurbedrag. Vergelijk het resultaat van de berekening met het bedrag van de fiscale schuld volgens het attest. Stort het kleinste van beide bedragen aan de FOD Financiën, Algemene Administratie van de Inning en Invordering, Inningscentrum (IBAN: BE63 6792 0036 4008).
Cijfervoorbeelden voor een factuur van 10 000 euro + 6% btw = 10 600 euro:
Vermeld in de mededeling van de overschrijving:
Voorbeeld van de mededeling: 0123.456.789 - Jo Descholenbouwer – 10000 euro - 10/06/2021.
Van het factuurbedrag trek je de ingehouden bedragen wegens fiscale en/of RSZ-schuld af. De rest betaal je aan de aannemer/het bedrijf.
De inhoudingen gebeuren netto, exclusief btw. De btw op de inhoudingen betaal je aan de aannemer/het bedrijf.
Cijfervoorbeelden:
Van het factuurbedrag trek je de ingehouden bedragen wegens fiscale en/of RSZ-schuld af. De rest betaal je aan de aannemer/het bedrijf.
De inhoudingen gebeuren netto, exclusief btw. De btw op de inhoudingen betaal je aan de aannemer/het bedrijf.
Van het factuurbedrag trek je de ingehouden bedragen wegens fiscale en/of RSZ-schuld af. De rest betaal je aan de aannemer/het bedrijf.
De inhoudingen gebeuren netto, exclusief btw. De btw op de inhoudingen betaal je aan de aannemer/het bedrijf.
Cijfervoorbeelden:
Bij overheidsopdrachten: ingebrekestelling en (eventueel) eenzijdige verbreking
Als de opdrachtnemer van een overheidsopdracht zich in één van de (verplichte of facultatieve) uitsluitingsgevallen bevindt (onder meer op gebied van RSZ- of fiscale schulden), dan heb je het recht om het contract eenzijdig te verbreken (artikel 62 van het Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013.
De Wet op de Overheidsopdrachten voorziet dat je voor elke tekortkoming van de opdrachtnemer in de uitvoering van zijn opdracht een proces-verbaal van ingebrekestelling opstelt. Het lijkt ons in die context aangewezen om dat ook te doen wanneer je bij de controle van de inhoudingsplicht vaststelt dat de opdrachtnemer RSZ- of fiscale schulden heeft.
Dat proces-verbaal bezorg je met een aangetekend schrijven aan de in gebreke zijnde opdrachtnemer. Tegelijkertijd zorg je voor een elektronische melding. De opdrachtnemer heeft een periode van vijftien dagen om zijn verweermiddelen aan het bestuur te bezorgen (of de schuld aan te zuiveren). Vervolgens bepaalt het schoolbestuur haar houding.
Dit is geen verplichting maar we zien het wel als een goede praktijk. Schulden bij de RSZ of bij de fiscus zijn vaak een teken dat er iets grondig mis is bij de opdrachtnemer. Het is dan van belang om tijdig in te grijpen om te vermijden dat ook het schoolbestuur slachtoffer wordt van tekortkomingen in de uitvoering van het gegunde contract of geconfronteerd wordt met een faillissement van een aannemer op de werf.
De applicatie TELEMARC | Fedweb (belgium.be) kun je alleen gebruiken voor de ingebrekestelling niet voor de inhoudingsplicht. Op basis van de attesten van TELEMARC over fiscale en RSZ-schulden mag je geen inhouding(en) doen. De applicatie TELEMARC heeft een ander doel: de beoordeling van inschrijvers bij een overheidsopdracht (uitsluitingsgronden).
Niet alle bedrijven, waarover informatie kan worden opgevraagd via TELEMARC, vallen onder de inhoudingsplicht. Op basis van TELEMARC-informatie riskeer je dus onterechte inhoudingen. Het omgekeerde kan ook mogelijk zijn: onterecht niet inhouden omdat de verplichte uitsluitingsgronden minder streng zijn dan de regels over de inhoudingsplicht.
