In deze eerste fase beschrijven we de huidige situatie. Ze helpt je te bepalen hoe je als school van de huidige situatie naar de gewenste situatie kunt evolueren. Het betreft de huidige situatie van het hele schoolplaatje, van alle digitale middelen die ter beschikking staan van schoolleiding, administratie, ondersteunend personeel, lerarenteam, leerlingen en ouders. De huidige situatie omvat dus een oplijsting van:

• een beginsituatiemeting van de digitale vaardigheden van leraren en ondersteunend personeel bv. via Digisnap;
• de huidige stand van zaken over de digitale infrastructuur (hardware, software, connectiviteit) en de jaarlijkse kosten voor deze digitale infrastructuur (eenmalige en terugkomende kosten, aankoop, huur, ondersteuning, onderhoud, verzekering …);
• op welke manier deze digitale infrastructuur wordt ingezet door het lerarenteam bij de effectieve didactiek in de onderwijspraktijk;
• de huidige taken van de ICT-coördinator;

In de beginsituatieanalyse beschrijf je de sterktes, zwaktes (intern), opportuniteiten en bedreigingen (extern, buiten de school) van de huidige stand van zaken van ICT op je school/scholen. Eens je deze SWOT-analyse hebt, verbind je de gedefinieerde visie aan deze analyse zodat je volgende vragen kunt beantwoorden:

• Gebruik je alle opportuniteiten?
• Houd je voldoende rekening met je zwaktes? Wat kan je meer doen?
• Werk je binnen je sterktes?
• Wat zijn de bedreigingen, wat kan je tegenhouden? Kun je daar op voorhand iets aan doen?

Vanuit de beginsituatie blik je nu vooruit naar waar je wil landen. Wat wil je verwezenlijkt zien jouw school? Je formuleert dus strategische doelen die SMART(I) geformuleerd zijn.

Je kan de doelen rangschikken volgens de pijlers van het herwerkte vier in balans-model. Moet er bijvoorbeeld nog een visie op ICT (met inbegrip van AI) uitgewerkt worden die gelinkt is aan de pedagogische visie? Moet er ingezet worden op de deskundigheid van het personeel? Het model kan je richting bieden om structuur aan te brengen in de verschillende doelen die je wil bereiken.

Gebruik de PDCA-cyclus voor de verschillende strategische doelstellingen. Je kan de stappen van de PDCA-cyclus als hulpmiddel inzetten om processen te verbeteren en de kwaliteit ervan te verhogen. De toevoeging van het woord ‘cyclus’ duidt aan dat het werk nooit af is. Na het doorlopen van de Act-fase, maak je nieuwe plannen om het proces nog verder te perfectioneren.

Maak je strategische doelen concreet met acties. Stel een actieplan op waarin een planning is opgenomen, verantwoordelijken per acties zijn aangeduid, de gewenste effecten opgenomen zijn én hoe je die effecten gaat meten …

De huidige situatie kun je als nulmeting beschouwen. Plan op voorhand een effectenmeting in zodat je – indien nodig – tijdig het actieplan kunt aanpassen. Gebruik dezelfde tool voor je effectenmeting als voor de beginsituatieanalyse. Zorg voor een kwalitatieve en kwantitatieve meting (rapporten, verslagen, afspraken, cijfers ...).

Denk ook aan een manier om de opvolging van je actieplan te doen. Een actieplan in Word kan je moeilijker opvolgen dan een actieplan in een planningstool (bv. Planner in MS Teams, Airtable, Jira …).

Het actieplan uitwerken doe je in volgende stappen:

1. Wie is betrokken bij de digitalisering van je school/scholengroep? Normaal gezien zijn dat het schoolbestuur, het schoolteam, leerlingen en ouders. Eens de doelgroepen bepaald zijn en je weet wat hun impact is, heb je een startpunt om tijdens de implementatie te bepalen welke acties en communicatie nodig zijn om deze doelgroepen ten volle te engageren.
2. Wat moeten zij weten, kunnen en doen opdat de digitalisering van de school/scholengroep zou slagen? Wat voor impact heeft de digitalisering op hen?
3. Wanneer communiceer je met de verschillende betrokkenen? Denk als kernteam ICT goed na over de volgorde waarin je iedereen informeert, zodat je van alle partijen maximale support krijgt.
4. In welke vorm communiceer je? Bv. door materiaal aan te maken zoals een presentatie voor het bestuur, de schoolraad, de ouderraad … Door een nieuwe webpagina, een intranet voor het lerarenteam, een vast onderdeel in de nieuwsbrief … ?
5. Hoe ga je voortgang meten? Je bepaalt vooraf hoe en hoe vaak je zult meten of je school voortgang maakt en de gewenste successen boekt. Dat geeft je team de mogelijkheid bij te sturen en successen te vieren.

Wanneer je je actieplan hebt, is de volgende stap natuurlijk om alle acties ook effectief uit te gaan voeren. Dat klinkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid is.

Enkele tips:

• Kom geregeld samen met het ICT-beleidsteam. Zorg op die manier voor de opvolging van het actieplan.
• Werk met ambassadeurs, coaches, ankers … Zorg ervoor dat er in de verschillende vakgroepen of werkgroepen op school aanspreekpunten zijn voor ICT. Gebruik deze ankers als doorgeefluik en als klankbord.
• Zet in op bewustwording: door middel van communicatie en interactieve sessies maak je alle belanghebbenden duidelijk dat er iets moet gebeuren, dat er een verandering bezig is en dat de school hierin mee moet en kan.
• Vergeet andere belanghebbenden niet in je implementatie. Denk aan leerlingen, ouders …
• Ondersteun en faciliteer leraren zodat ze succeservaringen hebben. Zet met andere woorden voldoende in op competentie om de motivatie te bevorderen.
• Ga op een slimme manier om met weerstand. Zoek uit waar de weerstand vandaan komt? Hou een open en nieuwsgierige houding. Is de weerstand er omdat leraren niet voldoende competent voelen? Omdat de veranderingen misschien niet stroken met de pedagogische visie die uitgedragen wordt door de school? In beide gevallen is er een andere aanpak nodig.
• Los gemelde problemen zoveel mogelijk snel op. Beantwoord de vragen, leg een FAQ aan, voorzie stappenplannen … Neem mogelijke drempels die de implementatie in de weg staan dus zo snel mogelijk weg.
• Voer de acties die bij de operationele doelen uit het actieplan horen ook effectief en consequent uit en dit volgens het vooropgestelde tijdpad.
• Bevestig: vier successen, ook al zijn ze nog maar klein!