Je kan niet om het even wanneer een huursubsidieaanvraag indienen. Je moet wachten op een oproep van AGION om een huursubsidieaanvraag te kunnen indienen. Bij elke oproep is er bovendien een beperkte termijn om je aanvraag in te dienen. In het verleden lanceerde AGION al zes oproepen:

• in het najaar van 2016;
• in december 2017;
• in november 2018;
• in april 2019;
• in maart 2021;
• in het voorjaar van 2022

De zevende oproep werd op 15 februari 2026 gelanceerd.  AGION verwacht de dossiers ten laatste op 15 september 2026.

De indiening van de dossiers gebeurt via een online-platform.

Als je een gebouw wil huren voor meerdere vestigingsplaatsen, verdeel je zowel de kostprijs als de oppervlakte aan de hand van een logische verdeelsleutel over de verschillende aanvragen.

Volgende documenten voeg je toe aan de aanvraag. Let hierbij op de naamgeving van de documenten:

• een verklaring, ondertekend volgens de statuten van de vzw, waaruit blijkt dat de indiener de aanvraag mag indienen in naam van het bestuur van de instelling. De verklaring moet volgende elementen bevatten:
  • de naam, voornaam en het rijksregisternummer van de indiener;
  • de naam en de voornaam van de wettelijke vertegenwoordiger van het schoolbestuur
  • de precieze beschrijving van de machtiging van de indiener
• een ontwerp van huurovereenkomst tussen het schoolbestuur en de verhuurder. Deze bevat minstens:
  • de prijs van de aanvangshuur, al dan niet met de indexeringsformule (bestaande uit de aanvangsidex, het indexeringsmoment, het nieuwe indexcijfer en de index die van toepassing is, bijvoorbeeld de cocnsumtieprijs- of de gezondheidsindex) 
  • het moment waarop het te huren gebouw beschikbaar is;
  • de duur van de huurperiode (in maanden);
  • een omschrijving van het te huren gebouw.
• een korte beschrijving van de bestaande gebouwen;
• een situeringsplan van het te huren gebouw;
• een grondplan van het te huren gebouw met minstens een schaal (bv. 1/200), een noordpijl en van elke duidelijk te onderscheiden ruimte de functie en de oppervlakte;
• een berekeningswijze van de bestaande bruto-oppervlakte;
• in geval van huur van (ver)nieuwbouw of modulaire units van meer dan 30.000 euro voeg je een verklaring toe, ondertekend door de inrichtende macht, dat de wetgeving op de overheidsopdrachten wordt nageleefd voor de realisatie van het gebouw
•  een motiveringsnota met betrekking tot de zeven selectiecriteria;
• bij huur van een (ver)nieuwbouw of modulaire units voor meer dan 30 000 euro: een verklaring van het school- of centrumbestuur dat de wetgeving op de overheidsopdrachten wordt nageleefd. Deze verklaring moet worden ondertekend volgens de statuten van de vzw.
• eventueel: engagementsverklaring(en) over een structurele of occasionele samenwerking met derden.
• eventueel: een motiveringsnota voor het verkrijgen van een hogere financiële huurnorm;
• eventueel: een motiveringsnota voor het verkrijgen van een afwijking van de fysische norm;
• eventueel: een motiveringsnota voor de beoordeling van uw huursubsidieaanvraag met toekomstige; leerlingenaantallen;
• eventueel: motivering afwijking beperking nieuwbouwoppervlakte. Enkel in strikt uitzonderlijke gevallen kan een gemotiveerde afwijking worden voorzien van de maximale te huren nieuwbouwoppervlakte tot 1 000m².

Huursubsidiedossiers zijn onderworpen aan een financiële huurnorm en de oppervlaktenorm. Als je dossier niet voldoet aan één of beide normen kan je eventueel een motiveringsnota toevoegen aan je aanvraag om de overschrijding te verantwoorden:

• Een motiveringsnota voor een overschrijding van de oppervlaktenorm gaat voor advies en beoordeling naar de Commissie van Deskundigen.
• Een motiveringsnota voor een overschrijding van de maximale financiële huurnorm gaat voor beoordeling naar de raad van bestuur van AGION.

Opgelet: Als het ingediende dossier onvolledig is, niet-conform of laattijdig ingediend werd, verklaart AGION de aanvraag automatisch onontvankelijk.

Een selectiecommissie die bestaat uit leden van de raad van bestuur van AGION selecteert de aanvragen en rangschikt ze op basis van zeven selectiecriteria vastgelegd in artikel 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 4 mei 2016. Kort samengevat gaat het om de volgende criteria:

• de dwingende behoefte aan onderwijshuisvesting (10 punten);
• de kostenefficiëntie van het project (5 punten);
• de huurtermijn en de wijze waarop het project past in de langetermijnvisie van het schoolbestuur op de infrastructuur (15 punten);
• de duurzaamheid van het project, waarbij onder meer de toegankelijkheid, de energiecertificering, de ecologische componenten en de verhouding tot de beschikbare ruimte in overweging worden genomen (10 punten);
• de brede inzetbaarheid en het multifunctionele karakter van de te huren infrastructuur (15 punten);
• de mate waarin het schoolbestuur een subsidieaanvraag voor nieuwbouw of vernieuwbouw bij AGION heeft ingediend in het kader van een langtermijnoplossing voor de infrastructuur op de vestigingsplaats. AGION kijkt dan naar de datum van de indiening van die subsidieaanvraag (10 punten);
• de bijkomende capaciteit die effectief wordt gecreëerd (15 punten).

Voor elk van die criteria geef je een motivatie in het aanvraagformulier.

Op alle criteria samen kan een aanvraag maximaal 80 punten behalen. Om geselecteerd te worden moet het dossier een minimumscore behalen van 40 punten over alle criteria heen. 
De criteria gelden als selectiecriteria: er worden geen aanvragen geweigerd die op één of meerdere criteria nul punten zouden scoren. 
 
AGION keurt de aanvragen goed op basis van de rangschikking en van het budget dat beschikbaar is voor de huursubsidieoproep.

• De eerste oproep in het najaar van 2016 leverde 35 goedgekeurde projecten op.
• Na de tweede oproep keurde AGION achtereenvolgens 59 projecten en 18 projecten goed.
• De derde oproep in maart 2019 resulteerde in 54 goedgekeurde projecten.
• De vierde oproep van april 2019 leverde 75 goedgekeurde huursubsidiedossiers op.
• De vijfde oproep van maart 2021 resulteerde in 65 goedgekeurde projecten.
• De zesde oproep van najaar 2022 resulteerde in 98 goedgekeurde projecten 

Je kadert een huursubsidiedossier best in een langetermijnvisie op de huisvesting van je school:

• Hoe past dit huursubsidiedossier in het infrastructureel masterplan van je school?
• Weet je bijvoorbeeld al wat je zal doen na afloop van de huursubsidie?
  • Zal je dan verhuizen naar andere gebouwen?
  • Of kan je het gehuurde gebouw nadien blijven gebruiken?
  • Blijf je in dat geval verder huren (zonder subsiddies) of kan je met de verhuurder voor een erfpacht kiezen?
  • Of kan je het gehuurde gebouw na de gesubsidieerde huurperiode aankopen, al dan niet via een wachtlijstdossier?
  • Zal je op dat ogenblik beschikken over een voldoende groot wachtlijstdossier?

Je maakt hierover best op voorhand goede afspraken. In de eerste plaats met de verhuurder. AGION peilt overigens naar deze visie in het kader van het derde selectiecriterium.

Een normale inhuring van een bestaand gebouw is niet onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten. Met AGION stellen we echter vast dat veel huursubsidiedossiers betrekking hebben op een gebouw dat opgetrokken of verbouwd wordt in functie van de specifieke behoeften van een school, internaats- of centrumbestuur. In zo'n dossier moet de wetgeving overheidsopdrachten wel toegepast worden. Afhankelijk van de concrete situatie kan de wetgeving van toepassing zijn in de relatie tussen het bestuur en de 'eigenaar' dan wel in de relatie tussen de 'eigenaar' en de firma die het gebouw zal oprichten of verbouwen.

Op de website van AGION lees je het volgende: 'Gelieve er rekening mee te houden dat de wetgeving overheidsopdrachten mogelijk van toepassing is op uw huursubsidieproject, bijvoorbeeld indien er duidelijk wordt gebouwd in functie van een onderwijsbestemming voor een bepaalde inrichtende macht.'

De relatie en verstandhouding tussen het schoolbestuur en de verhuurder is een ander belangrijk aandachtspunt. Is de verhuurder een gekende patrimonium-vzw of eerder een commerciële organisatie? Dat zal in grote mate de relatie bepalen met de verhuurder en een effect hebben op de afspraken die je maakt met die partij. Het is in ieder geval belangrijk dat je een goede relatie onderhoudt met de eigenaar.

In een gebouw dat je huurt, kan je geen onderhouds- of renovatiewerken uitvoeren met AGION-subsidiëring (de zogenaamde "reguliere financiering"). Een huurrecht is immers geen zakelijk recht maar een persoonlijk recht. Het gevolg is dat je als schoolbestuur voor het gehuurde gebouw niet voldoet aan een van de subsidiëringsvoorwaarden van AGION.

Schoolbesturen moeten geen btw betalen op de huurprijs die voortvloeit uit huursubsidiedossiers bij AGION omdat de huurperiode langer is dan 6 maanden en wanneer tegelijkertijd aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:

• het is een passieve verhuring: de verhuurder onderwerpt het gebruik van de gehuurde onroerende goederen niet aan strikte regels waarvan hij de naleving opvolgt;
• de prijs heeft alleen betrekking op huur en niet op andere kosten.

Wanneer modulaire units worden gehuurd, kan gekozen worden voor huur met btw of huur zonder btw. Vraag in de mate van het mogelijke aan verhuurders van modulaire units om zowel een offerte met btw als een offerte zonder btw te bezorgen. Vaak is de offerte met btw goedkoper dan de offerte zonder btw.