Je kunt niet om het even wanneer een huursubsidieaanvraag indienen. Huursubsidie is immers geen structurele of permanente subsidieprocedure. Je moet dus wachten op een oproep van AGION om een huursubsidieaanvraag te kunnen indienen. Bij elke oproep is er bovendien een beperkte termijn om je aanvraag in te dienen. In het verleden lanceerde AGION al vijf oproepen:

• in het najaar van 2016;
• in december 2017;
• in november 2018;
• in april 2019;
• in maart 2021

Telkens in de maand november zou AGION een nieuwe oproep lanceren.  De ontwikkeling van een online-platform en de geplande oproepen voor het DBFM-project Scholen van Vlaanderen hebben ervoor gezorgd dat die timing is bijgesteld.

De zesde oproep werd einde 2022 gelanceerd.  AGION verwacht de dossiers ten laatste op 15 september 2023.

Nieuw in deze oproep is dat de indiening van de dossiers gebeurt via een online-platform. De formulieren die in voorgaande oproepen moesten worden ingevuld werden nu geïntegreerd in dit online-platform.

Als je een gebouw wil huren voor meerdere vestigingsplaatsen, verdeel je de kostprijs en oppervlakte aan de hand van een verdeelsleutel over verschillende formulieren.

Volgende documenten voeg je toe aan de aanvraag. Let hierbij op de naamgeving van de documenten:

• een verklaring, ondertekend door een bestuurder, waaruit blijkt dat de indiener de aanvraag indient in naam van het bestuur van de instelling. De verklaring moet volgende elementen bevatten: de naam, voornaam en het rijksregisternummer van de persoon die de aanvraag indient. Hierbij vermeld je of de indiener bestuurder van de instelling is of door het bestuur gevolmachtigd wordt om de huursubsidie aan te vragen;
• een ontwerp van huurovereenkomst tussen het schoolbestuur en de verhuurder. Die ontwerpovereenkomst bevat minstens de aanvangshuurprijs, de geplande startdatum en de duur van de huurperiode;
• een korte beschrijving van de bestaande gebouwen;
• een situeringsplan van het te huren gebouw;
• een grondplan van het te huren gebouw (mag een schets zijn);
• een berekeningswijze van de bestaande bruto-oppervlakte;
• in geval van huur van (ver)nieuwbouw of modulaire units voeg je een verklaring toe, ondertekend door de inrichtende macht, dat de wetgeving op de overheidsopdrachten wordt nageleefd voor de realisatie van het gebouw
• een motiveringsnota met betrekking tot de selectiecriteria;
• eventueel: motivering afwijking beperking nieuwbouwoppervlakte. Enkel in strikt uitzonderlijke gevallen kan een gemotiveerde afwijking worden voorzien van de maximale te huren nieuwbouwoppervlakte tot 1 000m².
• eventueel: een motiveringsnota voor het verkrijgen van een hogere financiële huurnorm;
• eventueel: een motiveringsnota voor het verkrijgen van een afwijking van de fysische norm.

Huursubsidiedossiers zijn onderworpen aan een financiële huurnorm en de oppervlaktenorm. Als je dossier niet voldoet aan één of beide normen kun je altijd een motiveringsnota toevoegen aan je aanvraag om de overschrijding te verantwoorden:

• Een motiveringsnota voor een overschrijding van de oppervlaktenorm gaat voor advies en beoordeling naar de Commissie van Deskundigen.
• Een motiveringsnota voor een overschrijding van de maximale financiële huurnorm gaat voor beoordeling naar de raad van bestuur van AGION.

Als het ingediende dossier onvolledig is, niet-conform of laattijdig verklaart AGION de aanvraag automatisch onontvankelijk.

Een selectiecommissie die bestaat uit leden van de raad van bestuur van AGION selecteert de aanvragen en rangschikt ze op basis van een aantal selectiecriteria vastgelegd in artikel 5 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 4 mei 2016. Kort samengevat gaat het om de volgende criteria:

• de dwingende behoefte aan onderwijshuisvesting;
• de kostenefficiëntie van het project;
• de huurtermijn en de wijze waarop het project past in de langetermijnvisie van het schoolbestuur op de infrastructuur;
• de duurzaamheid van het project, waarbij onder meer de toegankelijkheid, de energiecertificering, de ecologische componenten en de verhouding tot de beschikbare ruimte in overweging worden genomen;
• de brede inzetbaarheid en het multifunctionele karakter van de te huren infrastructuur;
• de mate waarin het schoolbestuur een subsidieaanvraag voor nieuwbouw of vernieuwbouw bij AGION heeft ingediend in het kader van een langtermijnoplossing voor de infrastructuur op de vestigingsplaats. AGION kijkt dan naar de datum van de indiening van die subsidieaanvraag;
• de bijkomende capaciteit die effectief wordt gecreëerd.

Voor elk van die criteria geef je een motivatie in het aanvraagformulier.

AGION keurt de aanvragen goed op basis van de rangschikking en van het budget dat beschikbaar is voor de huursubsidieoproep.

• De eerste oproep in het najaar van 2016 leverde 35 goedgekeurde projecten op.
• Na de tweede oproep keurde AGION achtereenvolgens 59 projecten en 18 projecten goed.
• De derde oproep in maart 2019 resulteerde in 54 goedgekeurde projecten.
• De vierde oproep van april 2019 leverde 75 goedgekeurde huursubsidiedossiers op.
• De vijfde oproep van maart 2021 resulteerde in 65 goedgekeurde projecten.

Je kadert een huursubsidiedossier best in een langetermijnvisie op de huisvesting van je school:

• Hoe past dit huursubsidiedossier in het infrastructureel masterplan van je school?
• Weet je bijvoorbeeld al wat je zal doen na afloop van de huursubsidie?
  • Zul je dan verhuizen naar andere gebouwen?
  • Of kun je het gehuurde gebouw nadien blijven gebruiken?
  • Blijf je dan huren of kies je dan voor een erfpacht?
  • Of kun je het gehuurde gebouw dan aankopen, al dan niet via een wachtlijstdossier?
  • Zul je op dat ogenblik realistisch kunnen beschikken over een voldoende groot wachtlijstdossier?

Je maakt hierover best op voorhand goede afspraken. 

Een normale inhuring van een bestaand gebouw is niet onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten. Met AGION stellen we echter vast dat de meeste huursubsidiedossiers betrekking hebben op een gebouw dat opgetrokken of verbouwd wordt in functie van de behoeften van een school, internaats- of centrumbestuur. In zo'n dossier moet de wetgeving overheidsopdrachten wel toegepast worden. Afhankelijk van de concrete situatie kan de wetgeving van toepassing zijn in de relatie tussen het bestuur en de 'eigenaar' dan wel in de relatie tussen de 'eigenaar' en de firma die het gebouw zal oprichten of verbouwen. 

Op de website van AGION lees je het volgende: 'Gelieve er rekening mee te houden dat de wetgeving overheidsopdrachten mogelijk van toepassing is op uw huursubsidieproject, bijvoorbeeld indien er duidelijk wordt gebouwd in functie van een onderwijsbestemming voor een bepaalde inrichtende macht.'

We raden je aan om nu al werk te maken van een concreet dossier voor huursubsidie in afwachting van de volgende oproep, maar hou daarbij op tijd rekening met de wetgeving overheidsopdrachten. 

De relatie en verstandhouding tussen het schoolbestuur en de verhuurder is een ander belangrijk aandachtspunt. Is de verhuurder een gekende patrimonium-vzw of eerder een commerciële organisatie? Dat zal in grote mate de relatie bepalen met de verhuurder en een effect hebben op de noodzaak om afspraken duidelijk op voorhand op papier te zetten. Het is in ieder geval belangrijk dat je een goede relatie onderhoudt met je eigenaar. 

In een gebouw dat je huurt, kun je geen onderhouds- of renovatiewerken uitvoeren met AGION-subsidiëring. Een huurrecht is immers geen zakelijk recht. Het gevolg is dat je als schoolbestuur voor het gehuurde gebouw niet meer voldoet aan een van de subsidiëringsvoorwaarden van AGION.

Schoolbesturen moeten geen btw betalen op de huurprijs die voortvloeit uit huursubsidiedossiers bij AGION omdat de huurperiode langer duurt dan 6 maanden en wanneer tegelijkertijd aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:

• het is een passieve verhuring: de verhuurder onderwerpt het gebruik van de gehuurde onroerende goederen niet aan strikte regels waarvan hij de naleving opvolgt;
• de prijs heeft alleen betrekking op huur en niet op andere kosten.

Wanneer modulaire units worden gehuurd, kan gekozen worden voor huur met btw of huur zonder btw. Vraag in de mate van het mogelijke aan verhuurders van modulaire units om zowel een offerte met btw als een offerte zonder btw te bezorgen. Vaak is de offerte met btw goedkoper dan de offerte zonder btw.