De Vlaamse Regering wil het buitenschools gebruik van schoolgebouwen maximaliseren. Maar bij het openstellen van onderwijsinfrastructuur komt veel kijken. Je weet beter waaraan je begint bij deze uitdaging. Het is belangrijk om goede afspraken met de gebruiker. Die afspraken leg je het best vast in een overeenkomst. Daarbij hou je ook voldoende rekening met veiligheid en preventie, verzekeringen en fiscaliteit.
Als je derden (een deel van je) schoolgebouw laat gebruiken, stel je een overeenkomst op. In die overeenkomst maak je afspraken over het gebruik van het schoolgebouw. Je kunt in je overeenkomst afspraken maken over de volgende elementen:
Als je een vergoeding vraagt voor het gebruik van je schoolgebouw, heb je een huurovereenkomst. Als je geen vergoeding vraagt, gaat het om een bruikleenovereenkomst.
Let wel, volgens de Commissie Zorgvuldig Bestuur moet je als schoolbestuur een vergoeding vragen voor de openstelling van je infrastructuur, die vergoeding moet minstens kostendekkend zijn. Het schoolbestuur moet de gemaakte kosten die door het gebruik worden veroorzaakt, kunnen aanrekenen.
Het gebouw of de lokalen die gebruikt worden, moet je duidelijk en gedetailleerd omschrijven in de overeenkomst met het adres (en eventueel het kadasternummer) en de binnen- en buitenruimtes waarover je kan beschikken.
In een huurovereenkomst zijn partijen verplicht een omstandige plaatsbeschrijving op te stellen, op tegenspraak en voor gezamenlijke rekening. Dit is vooral van belang om eventuele huurschade te kunnen bepalen.
De plaatsbeschrijving is geen noodzakelijke vereiste in een bruikleenovereenkomst maar is steeds aangeraden als bewijselement bij mogelijke latere discussies over de al dan niet aanwezigheid van schade en de eventuele begroting ervan.
Een huurovereenkomst moet binnen de vier maanden na de ondertekening geregistreerd worden. Vanaf de registratie is iedereen verplicht het huurcontract te respecteren. In principe is deze registratie voor de huurder maar in je overeenkomst ben je vrij om dat af te spreken. Registreren kan digitaal via MyRent of schriftelijk per post bij het bevoegde kantoor Rechtszekerheid.
Een bruikleenovereenkomst moet daarentegen niet geregistreerd worden.
Je bent vrij om te bepalen in je overeenkomst wie er verantwoordelijk is voor het onderhoud en de herstellingen. In een huurovereenkomst heb je als verhuurder een onderhoudsplicht maar de huurder moet je gebouw ook gebruiken als een goed huisvader. Dat betekent dat de huurder de verhuurder moet verwittigen van de beschadigingen en van de dringende en noodzakelijke herstellingen.
De huurder is aansprakelijk voor eventuele schade en is gebonden tot de huurherstellingen. Onder huurherstellingen verstaan we de geringe schade die moet hersteld worden (bijvoorbeeld verlies van sleutels, gebroken ruiten ...). De overige grotere schade (bijvoorbeeld defecte chauffageketel) zal voor de verhuurder zijn. Deze regels gelden tenzij de partijen iets anders afspreken in hun overeenkomst.
Bij een bruikleenovereenkomst is het de eigenaar die alle normale herstellingen voor zijn rekening neemt. De gebruiker moet de schade die hij/ zij tijdens de gebruiksuren toebrengt, vergoeden. Ook hier kunnen de partijen iets anders afspreken.
Je kunt ervoor kiezen om in je overeenkomst een huishoudelijk reglement op te nemen, dit is een overzicht van de rechten en plichten van de gebruiker. Vaak gaat het om bepalingen over het gebruik van bijvoorbeeld drankautomaten, het rookverbod en de toegankelijkheid en de afsluiting van de infrastructuur. Het huishoudelijk reglement is geen verplichting maar wordt wel aanbevolen.
Zorg ervoor dat bij het openstellen van schoolinfrastructuur bezoekers eerste hulp kunnen krijgen en eventueel vervoerd kunnen worden. Is het EHBO-materiaal beschikbaar? Is het verzorgingslokaal toegankelijk?
Maak hierover duidelijke afspraken met de huurder. Leg ze eventueel vast in de overeenkomst.
Als je een deel van je schoolgebouw verhuurt, zal je ervoor moeten zorgen dat er een brandveilige situatie is. Bij de risicoanalyse en preventiemaatregelen moet je dan ook rekening houden met derde-gebruikers.
Voor het gebruik van materiaal is er geen specifieke reglementering voorzien. Je kunt daarover afspraken maken in de overeenkomst via het huishoudelijk reglement of het zaalreglement.
Voor keukens in schoolgebouwen gelden strenge hygiënenormen, dus het is belangrijk om goed na te denken of en hoe je de keuken ter beschikking stelt aan derden.
Vaak wordt een verantwoordelijke persoon aangeduid die namens het schoolbestuur toezicht kan houden tijdens de uren dat er een openstelling is van je schoolgebouw. Soms worden daarover ook afspraken gemaakt met de gemeente. Ook is het nuttig om in de overeenkomst te bepalen wat er moet gebeuren in geval van bijvoorbeeld verlies van een sleutel.
Bepaal in je overeenkomst duidelijk of de gebruiker zelf mag beslissen om het schoolgebouw te laten gebruiken door anderen. Vaak is het aan te raden om in de overeenkomst op te nemen dat het verboden is om het gebouw onder te verhuren of het gebruiksrecht door te geven aan derden zonder jouw toestemming.
De meeste overeenkomsten worden uiteraard beëindigd op het overeengekomen tijdstip. Er bestaan ook andere manieren om de overeenkomst te beëindigen:
Je maakt best afspraken over de verzekeringsaspecten om een optimale bescherming tegen de risico's van openstelling van infrastructuur te bekomen. Bij het openstellen van onderwijsinfrastructuur kan het zijn dat de traditionele polis uitgebreid of aangevuld moet worden met bijkomende verzekeringen zoals een aparte brandverzekering voor bepaalde gedeeltes van het gebouw.
Bijvoorbeeld bij een sportzaal van de school die in gebruik wordt genomen door een sportvereniging kan het belangrijk zijn dat de gebruiker het brandrisico laat verzekeren. Dit kan op twee manieren: de school laat een clausule 'afstand van verhaal' opnemen in de eigen brandverzekering of de huurder sluit een eigen brandverzekering af. Als school is het alleszins belangrijk dat je weet dat het schoolgebouw voldoende verzekerd is als er schade zou ontstaan door brand.
Ook wordt vaak overeengekomen dat de gebruiker zijn burgerlijke aansprakelijkheid moet verzekeren want de schoolpolis zal niet tussenkomen voor ongevallen die gebeuren tijdens andere dan schoolactiviteiten. Wij raden je aan om zeker contact op te nemen met je verzekeraar als je van plan bent om je schoolinfrastructuur open te stellen.
Wij raden je aan om zeker contact op te nemen met je verzekeraar als je van plan bent om je schoolinfrastructuur open te stellen.
Schoolbesturen zijn vrijwel altijd onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. In de rechtspersonenbelasting zijn bepaalde inkomsten uit de verhuring van onroerende goederen, onderverhuring en de inkomsten uit de verhuring van roerende goederen belastbaar.
Scholen die gelegen zijn in het Vlaams Gewest en uitsluitend of hoofdzakelijk bestemd zijn voor onderwijs, kunnen van een vrijstelling onroerende voorheffing genieten. Volgens de omzendbrief blijft deze vrijstelling behouden als scholen buiten de normale lestijden hun schoolgebouw dat gelegen is in het Vlaamse Gewest openstellen voor derden.
Een openstelling gedurende een beperkte tijdsperiode tijdens de lestijden hoeft volgens de omzendbrief evenmin een probleem te zijn, zolang de onderwijsbestemming maar behouden blijft. Lokalen van een school in het Vlaamse Gewest kunnen tijdens de lesuren maximaal vijf lesuren per week ter beschikking gesteld worden zonder dat de vrijstelling onroerende voorheffing verloren gaat.
Schoolgebouwen die gelegen zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en uitsluitend of hoofdzakelijk bestemd zijn voor onderwijs, kunnen ook van een vrijstelling onroerende voorheffing genieten. Meer informatie daarover vind je op onze website.
De fiscus beschouwt de vergoeding voor de terbeschikkingstelling van schoolinfrastructuur meestal als een btw-plichtige inkomst. Op het niveau van de vzw moet er gekeken worden of de totaliteit van de btw-plichtige inkomsten op jaarbasis de drempel van 25 000 euro overschrijdt of niet.
Als de btw-plichtige inkomsten van een schoolbestuur niet hoger zijn dan 25 000 euro per jaar, kan de vrijstelling kleine ondernemingen aangevraagd worden. Die vrijstelling vraag je best aan vooraleer de eerste belastingplichtige inkomst wordt verworven. Je verkrijgt de vrijstelling kleine ondernemingen op 1 januari of op 1 juli als de lokale btw-administratie geen bezwaar heeft geuit tegen je aanvraag.
Door de aanvraag van de vrijstelling kleine ondernemingen lok je wel een btw-controle uit: de fiscus zal nagaan of je in het verleden ook al btw-plichtige inkomsten hebt verworven waarvoor je geen btw hebt aangerekend en doorgestort.
Wanneer de btw-plichtige inkomsten hoger zijn dan 25 000 euro, wordt je vzw gemengd btw-plichtig. Dan is er een niet onbelangrijke nalevingskost op vlak van btw-administratie want gemengd btw-plichtige onderwijsinstellingen moeten btw heffen en doorstorten. Ook moeten ze elk kwartaal of elke maand een btw-aangifte doen.
Bij gedeeld gebruik van schoolinfrastructuur bestaat de mogelijkheid dat de infrastructuur niet meer in hoofdzaak voor onderwijs gebruikt zal worden. Het schoolbestuur kan dan soms geen recht meer hebben op het verlaagd btw-tarief van 6% voor investeringen en werk in onroerende staat. In de praktijk zal dit maar zeer uitzonderlijk voorkomen. Als er geen recht is op het verlaagd btw-tarief, geldt het normale btw-tarief van 21% en zijn de facturen 15% hoger.
Mag je de schoolinfrastructuur wel zelf verhuren of ter beschikking stellen?
Kijk zeker na wat je rechten op het gebouw zijn en/of onder welke voorwaarden je iemand anders kan toelaten om het schoolgebouw te gebruiken. Sommige schoolbesturen zijn zelf eigenaar van hun gebouwen terwijl andere slechts een beperkt zakelijk recht hebben zoals erfpacht of opstal. Vaak wordt in de overeenkomst van zakelijk recht met de eigenlijke eigenaar bepaald dat het gebouw enkel bestemd is voor onderwijs en dat enig ander gebruik moet worden voorgelegd aan die eigenaar. Neem in dat geval dus zeker tijdig contact op met de eigenaar.
Een schoolbestuur heeft andere rechten en plichten voor haar DBFM-gebouw dan voor een ander schoolgebouw. De eigenheid van de DBFM-formule bepaalt dat een schoolbestuur niet de eigenaar is van een schoolgebouw. Het schoolbestuur is slechts de gebruiker van het schoolgebouw tijdens de looptijd van de overeenkomst.
Bij het DBFM-programma Scholen van Morgen is het schoolbestuur tot op zekere hoogte verantwoordelijk voor de mogelijke schade die kan berokkend worden door het gedeeld gebruik van een schoolgebouw. Bij de start van de DBFM-procedure heeft het schoolbestuur het verwacht gebruik van het schoolgebouw vastgelegd in een bezettingsmatrix. Op basis van deze informatie heeft Scholen van Morgen zijn verzekering afgesloten en een inschatting gemaakt van de onderhoudsinvesteringen. Deze kosten zijn verwerkt in de beschikbaarheidsvergoeding die het schoolbestuur betaalt.
Als een schoolbestuur in de loop van de dertigjarige beschikbaarheidsfase een uitbreiding van het gebruik van het schoolgebouw wil, zal deze vraag aan Scholen van Morgen moeten voorgelegd worden. Een uitbreiding van het gemeenschapsgebruik moet minstens een maand op voorhand aangevraagd worden bij Scholen van Morgen. Scholen van Morgen zal voor de uitbreiding van de bezetting eventueel kosten aanrekenen die worden doorgerekend via de beschikbaarheidsvergoeding.
In het algemeen is het voor een schoolbestuur duur om in de beschikbaarheidsfase structureel meer gedeeld gebruik toe te laten in het schoolgebouw. Gedeeld gebruik wordt in het Scholen van Morgen-programma eerder afgeremd dan gestimuleerd omwille van de risico-allocaties tussen partijen en het effect op de beschikbaarheidsvergoeding.
