Uiterlijk 15 november bezorg je als het bestuur informatie aan Agodi over de afgesloten leasecontracten voor het leasejaar 2025.

Uiterlijk 15 november 2025 gaat het over de leasecontracten waarvoor eind 2024 een intentieverklaring werd ingediend tot omzetting van de eindejaarstoelage 2025.

Het is de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur om de gevraagde gegevens aan Agodi te bezorgen. Het bestuur (personeelsdienst) bezorgt de gevraagde informatie via (API) 'Voordeel/Fietslease' in het schoolsoftwarepakket van Agodi.

Als bestuur bezorg je de volgende informatie:

1. Het flexbudget dat het personeelslid voor de fietsleasing heeft ingezet in 2025.
   Dit bedrag is te vinden op de intentieverklaring die het personeelslid voorafgaand aan het leasingjaar indiende. De leasefirma bezorgt in principe informatie over de manier waarop het flexbudget berekend wordt.
   Het bestuur bewaart en registreert deze bedragen. De intentieverklaring zelf moet niet aan Agodi bezorgd worden.
2.  De gevorderde leasekosten.  
   De leasekosten zijn te vinden op de factu(r)en van de leasefirma. Meld de totale kosten die de firma je als bestuur vordert voor het huidige leasingjaar.
   Let op:
   • De leasekosten kunnen hoger liggen dan het flexbudget dat het personeelslid inzette. Het is echter niet mogelijk om een bedrag groter dan het flexbudget te melden aan Agodi, omdat Agodi op de beschikbare bruto eindejaarstoelage hoogstens inhoudt wat het personeelslid inzette. Als de werkelijke leasekosten hoger zijn, kan dus maximaal het bedrag van het flexbudget doorgegeven worden.
   • De leasekost kan 0 zijn. Dit is het geval wanneer het personeelslid een intentieverklaring indiende, maar de bestelde fiets niet geleverd werd in het leasingjaar.
   3. De periode waarvoor de leasekosten worden gevorderd: begin- en einddatum.
   • De begindatum is het moment waarop het personeelslid de leasefiets in ontvangst heeft genomen (eerste leasingjaar) of 1 januari in de daaropvolgende leasingjaren. De einddatum is 31 december indien het personeelslid de leasefiets een volledig leasingjaar ter beschikking heeft. Een eerdere einddatum is mogelijk wanneer het contract ervoor een einde nam.
   • De leasefirma bezorgt het bestuur in principe een overzicht van de start- en einddatum.

Het bestuur biedt de fietsleasing aan haar personeelsleden aan. Personeelsleden krijgen de mogelijkheid om (een deel van) hun eindejaarstoelage om te zetten in een flexbudget om zo de leasekost te financieren. De eindejaarstoelage wordt op het einde van het jaar door Agodi netto aan het personeelslid uitbetaald.

In het geval het gehele bedrag van de bruto eindejaarstoelage of een deel daarvan gebruikt wordt voor de financiering van de fietsleasing, moet de uitbetaling van de eindejaarstoelage hetzij aan het bestuur (volledige omzetting van de eindejaarstoelage in een flexbudget) dan wel gedeeltelijk aan het bestuur en het personeelslid gebeuren (gedeeltelijke omzetting van de eindejaarstoelage in een flexbudget).

Agodi heeft de bovenvermelde informatie nodig om deze uitbetalingen te doen.

Agodi maakt na de berekening van de eindejaarstoelage het bedrag van de doorgegeven leasekosten over op het rekeningnummer van het bestuur.

Wanneer het bestuur de leasekosten betaalt aan de leasefirma is afhankelijk van de overeengekomen contractuele voorwaarden (o.a. facturatiedatum) met de leasefirma.

Wanneer het flexbudget onvoldoende is voor het dekken van de leasekosten, is het de verantwoordelijkheid van het bestuur om dit af te handelen met het personeelslid volgens de bepalingen in de fietspolicy. Agodi komt hier niet in tussen.

Concreet factureert het schoolbestuur het saldo aan het personeelslid, al dan niet met aanrekening van 21 % btw. Deze facturatie valt buiten de btw-vrijstelling voor onderwijs (art 44 WBTW). Als scholen geen gebruik kunnen maken van de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen zijn ze gemengd btw-plichtig en moeten ze op het saldo 21 % btw aanrekenen aan de personeelsleden. Het bestuur moet als btw-plichtige deze btw dan doorstorten aan de fiscus. Je kan meer informatie over de verschillende btw-statuten vinden op onze PRO.-pagina.

Er kunnen zich verschillende situaties voordoen die we toelichten in de bijlage ‘Melding van gegevens aan Agodi – Voorbeelden van administratieve verwerking’.