De voorbije weken hebben we, met dank aan AGION, het e-loket kunnen testen. Dit heeft ons een eerste inzage gegeven in de werking en de mogelijkheden. De informatie die AGION ons bezorgde, vormt de basis voor dit bericht. We zijn ervan overtuigd dat het e-loket zal leiden tot een transparanter en overzichtelijker dossierbeheer. AGION, (school)besturen en Katholiek Onderwijs Vlaanderen beschikken op deze manier tegelijkertijd over dezelfde informatie en zicht op de stand van zaken van de dossiers. Alle beslissingen, documenten en communicatie zijn vanaf dan ook online op een enkele plek te vinden.
Als medewerkers van het team infrastructuur van Katholiek Onderwijs Vlaanderen hebben we toegang tot alle dossiers die we begeleiden, als alles juist aangeduid staat in het e-loket*.
Door en via het e-loket worden ook heel wat berichten en taken aangemaakt. Al wie als ‘belanghebbende’ aangeduid is in een dossier, krijgt hiervan per mail een melding met een link naar het bericht of de taak. Maar let op! Een bericht dat in het e-loket wordt aangeklikt staat vervolgens automatisch op ‘gelezen’. Je kan dat bericht daarna niet opnieuw op ‘ongelezen’ zetten. Ook elke volgende persoon die het dossier consulteert in het e-loket, ziet dit bericht als ‘gelezen’. Om het overzicht te bewaren, en een correcte opvolging te kunnen garanderen, vragen we daarom om berichten voorlopig niet aan te klikken. Taken mogen bekeken worden, maar worden voorlopig ook door ons opgevolgd en uitgevoerd. Waar nodig geven we jullie een seintje als we bepaalde zaken van jullie nodig hebben.
Tot nader bericht blijft onze onderlinge samenwerking dus dezelfde als voorheen. Je bezorgt ons de nodige documenten en informatie via e- mail. Wij werken het dossier vervolgens verder uit en doen het nodige naar AGION toe. Er blijven een aantal stappen in een subsidiedossier die wij graag begeleiden maar die we niet in jullie plaats zetten. Dat geldt bijvoorbeeld voor de verklaring dat AGION het dossier definitief mag afsluiten. In dat geval contacteren en begeleiden we jullie hierbij.
We nodigen jullie wel uit om zeker al een kijkje te nemen in het e-loket, zodat we allemaal snel leren navigeren in deze nieuwe omgeving.
We evalueren deze werkwijze een eerste keer nog vóór de zomervakantie.
Als jullie partner in het opvolgen van een AGION-dossier, hebben wij als medewerkers van het team infrastructuur van Katholiek Onderwijs Vlaanderen toegang tot alle dossiers die we begeleiden. Intern binnen jullie bestuur duid je ook een aantal personen aan die toegang krijgen tot het AGION-e-loket. We raden je echter wel aan om het aantal personen met toegangsrechten te beperken.
In elk dossier is er één contactpersoon (bijv. de bouwcoördinator), maar je kan onbeperkt belanghebbenden voorzien.
OPGELET: de toegang tot het AGION e-loket voor reguliere financiering (‘Alpha’) loopt gelijk met de toegang tot het e-loket voor huursubsidies (‘Renta’).
Concreet betekent dit:
Er bestaan dus geen afzonderlijke gebruikersrechten per toepassing.
Twijfel je, heb je een vraag, ... neem dan even contact, en dan bekijken we samen of en hoe we je kunnen helpen.
In elk nieuw dossier geef je de locatie op van de werken. En voor de oppervlaktenormcontrole duid je per vestigingsplaats/aanvrager ook de oppervlaktes aan die op dit ogenblik voor onderwijs in gebruik zijn. In het e-loket gebeurt dit op basis van CaPaKey’s en gebouw-ID’s. Deze codes vind je via geopunt.be. Dit is nieuw en zal wat aanpassing vragen in de voorbereiding van een dossier.
We adviseren om dit moment aan te grijpen om je normcontrole voor elke vestigingsplaats grondig na te kijken en aan te vullen, zodat deze info up-to-date beschikbaar is bij elke nieuwe aanvraag.
Heb je hierover vragen, kan je voor advies terecht bij je dossierbegeleider.
*EXTRA - Belangrijk: Neem een kijkje in het e-loket en controleer of wij in alle door ons begeleide dossiers van je schoolbestuur staan aangeduid als:
(1) ‘dossiereigenschap’
én
(2) ‘belanghebbende’.
Zo niet, geef ons dan een seintje en voeg ons alvast toe als belanghebbende met het e-mailadres infra.dossiers@katholiekonderwijs.vlaanderen
