We stellen vast dat er nog (te) vaak gezondigd wordt tegen de regels van een correcte vertegenwoordiging van jouw vzw, en meer bepaald de rechtsgeldige ondertekening van documenten en overeenkomsten. Zo is de persoon die (mede) ondertekent niet steeds bevoegd om dergelijke documenten te ondertekenen.
Bijvoorbeeld laat de lastgeving aan een directeur voor het ondertekenen en indienen van een subsidieaanvraag voor modulaire units niet automatisch of zonder meer toe om ook de eigenlijke huurovereenkomst voor de units te ondertekenen namens jouw schoolbestuur. Voor de ondertekening van de huurovereenkomst heeft de directeur een specifiek mandaat nodig van het bestuursorgaan van de vzw.
In ieder geval is de ondertekening correct wanneer de huurovereenkomst wordt getekend door de perso(o)n(en) vermeld in de statuten van jouw vzw - doorgaans is de handtekening van één of twee bestuurders voldoende.
Een niet-rechtsgeldige ondertekening kan verstrekkende gevolgen hebben, in het bijzonder voor een gunstige verwerking van subsidieaanvragen en uitbetalingen. Zo zal AGION dossiers weigeren die personen zonder de juiste bevoegdheid ondertekenen.
Het is voor Katholiek Onderwijs Vlaanderen niet mogelijk om deze controle te doen per aanvraag of document.
Wij gaan er bijgevolg vanuit dat wanneer wij een ondertekend document vanuit een bestuur of een instelling ontvangen, de afzender zelf de nodige controle van de handtekeningen heeft uitgevoerd of heeft laten uitvoeren.
Op onze website vind je meer informatie over de vertegenwoordiging van jouw vzw, en de mogelijkheid om delegatie van bevoegdheid te voorzien.
Wij verwijzen jou ook graag naar een recent nieuwsbericht over deze aangelegenheid.
Ook AGION vraagt via zijn nieuwsbrief en informatie op zijn website aandacht voor een correcte ondertekening. Alle documenten moeten ondertekend worden door één of meer bevoegde personen, op basis van de wet, statuten en bijzondere machtigingen (ook ‘bijzondere mandaten’ of ‘bijzondere volmachten’ genoemd). Voor het vrij gesubsidieerd onderwijs heeft AGION meer in detail bepaald wat wordt verwacht.
Als je voor je dossiers samenwerkt met Katholiek Onderwijs Vlaanderen kan je terecht bij je dossierbeheerder bij team infrastructuur voor meer informatie over een correcte ondertekening.
