AGION ontvangt regelmatig subsidieaanvragen, energieleningen, documenten en dossierstukken van directeurs of ontwerpers. AGION stelt daarbij vast dat de persoon die (mede) ondertekent niet steeds bevoegd is om dergelijke documenten te ondertekenen of beslissingen daarover te nemen.
AGION vraagt daarom via zijn nieuwsbrief en informatie op zijn website aandacht voor een correcte ondertekening. Alle documenten moeten ondertekend worden door één of meer bevoegde personen, op basis van de wet, statuten en bijzondere machtigingen (ook ‘bijzondere mandaten’ of ‘bijzondere volmachten’ genoemd). AGION zal dossiers weigeren die personen zonder de juiste bevoegdheid ondertekenen. Voor het vrij gesubsidieerd onderwijs heeft AGION meer in detail bepaald wat wordt verwacht.
Als je voor je dossiers samenwerkt met Katholiek Onderwijs Vlaanderen raadt AGION aan om je te informeren bij je dossierbeheerder bij team infrastructuur voor meer informatie over een correcte volmacht om voor jouw bestuur dossiers op te starten.
Daarnaast zet AGION in op digitale ondertekening van documenten. Het ondertekenen van documenten op papier, en vervolgens scannen en bezorgen aan AGION is de uitzondering voor AGION.
AGION valideert echter niet elke vorm van digitale ondertekening; een digitale ondertekening wordt maar aanvaard als je ondertekent met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit kan bijvoorbeeld via eID of de itsme-app.
AGION heeft een gedetailleerde handleiding over het digitaal ondertekenen van documenten met eID voorzien op zijn website. Kijk zeker eens naar de toelichting over het verifiëren van de geplaatste handtekening (zie p. 6 onderaan en p. 7 van de handleiding).
Let op: gebruik dezelfde wijze van ondertekenen voor alle ondertekenaars. Ofwel tekent elke ondertekenaar op het papieren aanvraagdocument dat wordt ingescand, ofwel tekent elke ondertekenaar met een gevalideerde digitale handtekening.
