Alle besturen die onderwijs inrichten zijn aanbestedende overheden. Je vzw is een aanbestedende overheid omdat de inkomsten van je vzw in hoofdzaak bestaan uit overheidssubsidies en omdat je vzw soms bestellingen plaatst waarvan de geschatte waarde 3 000 euro of meer bedraagt.
Sinds 1 maart 2024 moeten aanbestedende overheden in staat zijn om Peppol-facturen te ontvangen van hun leveranciers: Wijziging datum laatste fase van de elektronische facturering | DOKO.
Als je vzw goederen of diensten levert die niet van de btw zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Wetboek Btw terwijl degene die moet betalen geen particulier is, dan moet je die goederen of diensten vanaf 1 januari 2026 factureren door middel van Peppol-facturen: E-facturering verplicht vanaf 1 januari 2026.
Wie op 1 januari 2026 niet aan de e-facturatieverplichtingen voldoet riskeert boetes. Het gaat om twee verschillende soorten van mogelijke boetes.
Facturen of andere vorderingsdocumenten die niet aan de e-facturatieverplichtingen voldoen, worden vanaf 1 januari 2026 beschouwd als verkeerd gefactureerd of onterecht niet gefactureerd. De boetes die al langer bestaan voor het onterecht niet uitreiken van een factuur of voor het uitreiken van een factuur die niet correct is, zijn vanaf 1 januari 2026 ook van toepassing voor facturen die niet aan de e-facturatieverplichtingen voldoen.
Daarenboven bestaat er nu ook nog een extra boete die kan worden opgelegd als je vzw niet over de technische middelen beschikt die het mogelijk maken om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen. Die extra boete vind je in artikel 5 van het Koninklijk besluit tot wijziging van de koninklijke besluiten nrs. 1, 8 en 44 met betrekking tot de belasting over de toegevoegde waarde wat gestructureerde elektronische facturen betreft van 8 juli 2025. Het gaat om de volgende bedragen:
Door de combinatie van die 2 soorten boetes kan de rekening snel hoog oplopen. Onderneem zo snel mogelijk actie om problemen met facturen en boetes te vermijden.
Hermes | BOSA wordt afgesloten vanaf 1 januari 2026. Wie in het verleden Hermes heeft gebruikt, zal ten laatste vanaf 1 januari 2026 moeten overschakelen naar een Peppol-oplossing.
Mercurius blijft wel bestaan. Je kan Mercurius blijven gebruiken om na te gaan of e-facturen ontvangen zijn, wat de status van e-facturen is en voor het berichtenverkeer tussen de schuldeiser en schuldenaar van een e-factuur. Er is wel al aangekondigd dat Mercurius in de nabije toekomst zal upgraden naar het nieuwe berichttype “Invoice Message Response (IMR).
