Zodra een gemeenschappelijk project is gedefinieerd, kunnen de oprichters een vzw oprichten door een oprichtingsakte op te stellen. Die oprichtingsakte bestaat uit een aantal verplichte onderdelen, waarvan de statuten het meest belangrijk zijn. De statuten vormen het geheel van regels die de vzw tijdens haar bestaan moet naleven. Statuten geven structuur aan een vzw en bevatten een aantal verplichte en facultatieve vermeldingen.
Om een vzw op te richten moet je een oprichtingsakte opstellen. Dat gebeurt steeds schriftelijk:
Een onderhandse oprichtingsakte maak je op in ten minste twee exemplaren, ondertekend door alle oprichters. Pas wanneer je de oprichtingsakte hebt neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank, ontstaat de vzw officieel.
Volgens de wet moet een oprichtingsakte een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Je kunt die later nog wijzigen, met uitzondering van de oprichters uiteraard:
Om een vzw op te richten heb je minstens twee oprichters nodig. Dat kunnen zowel natuurlijke personen als rechtspersonen zijn. De oprichters staan steeds vermeld in de oprichtingsakte. Bij stichters die een natuurlijke persoon (lees: persoon van vlees en bloed) zijn, vermeld je naam, voornaam en woonplaats. Voor stichters die een rechtspersoon zijn, vermeld je hun officiële naam, rechtsvorm (vzw, stichting, nv, bv enzovoort) en het adres van hun maatschappelijke zetel.
De statuten zijn een essentieel onderdeel van de oprichtingsakte. Ze vormen het geheel van regels die de vzw tijdens haar bestaan moet naleven. Ze geven structuur aan de vereniging en vormen de basis van de vzw. Daarom noemt men de statuten ook weleens de grondwet van de vzw.
De oprichters van de vzw stellen de initiële statuten op. Nadien kun je de statuten wel wijzigen. Alleen de algemene vergadering van de vzw is daarvoor bevoegd.
Hoewel je statuten steeds opmaakt op maat van je vzw, zijn er een aantal vermeldingen die je sowieso moet opnemen:
Naast de verplichte vermeldingen kun je natuurlijk ook nog andere bepalingen opnemen. Je bepaalt zelf welke clausules je nog opneemt op maat van je vzw. We denken bijvoorbeeld aan de verwijzing naar een intern reglement, een meerhandtekeningenclausule, het voorzien in een dagelijks bestuur ...
Wees voorzichtig met het te uitgebreid of specifiek maken van de statuten. Elke wijziging moet je immers ook telkens goedkeuren door de algemene vergadering en nadien neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank ter publicatie in het Belgisch Staatsblad.
We maakten een model van een oprichtingsakte voor een vzw met daarin ook modelstatuten. We maakten ook een leidraad waarin je bijkomende informatie vindt over de verschillende clausules in die statuten.
Naast de statuten kun je ook een intern reglement opstellen. Het bestuursorgaan maakt normaal gezien het intern reglement op, tenzij je dat anders hebt opgenomen in je statuten. In het intern reglement kun je heel wat uiteenlopende zaken opnemen.
Denk maar aan:
Let er wel op dat je in het intern reglement geen zaken opneemt die:
Om een intern reglement in te voeren, moet die mogelijkheid uitdrukkelijk zijn voorzien in je statuten. Je moet in je statuten ook verwijzen naar de laatst goedgekeurde versie van het intern reglement.
Wij ontwikkelden een model van intern reglement.
Na het opstellen van de oprichtingsakte komen de oprichters samen op de oprichtingsvergadering. Daar keuren zij de ontwerpstatuten unaniem goed en ondertekenen zij samen de oprichtingsakte van de vzw. De oprichters staan ook altijd vermeld in de oprichtingsakte en zijn automatisch de eerste leden van de vzw.
Nadat de oprichters de oprichtingsakte hebben ondertekend, moet je die nog officieel bekendmaken. Dat doe je door de oprichtingsakte neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie neemt dan automatisch contact op met het Belgisch Staatsblad zodat de oprichtingsakte ook wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
De oprichtingsakte moet je neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie van de ondernemingsrechtbank houdt alle neergelegde documenten bij in een verenigingsdossier dat iedereen kan consulteren.
Het neerleggen van de oprichtingsakte gebeurt op papier, per post of elektronisch via de e-griffie. Bij welke ondernemingsrechtbank je moet langsgaan, zoek je eenvoudig op via de website van de FOD Justitie.
De oprichting van een vzw moet officieel worden bekendgemaakt. Daarom dien je de oprichtingsakte te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Die publicatie gebeurt aan de hand van officiële formulieren die je - samen met de oprichtingsakte - bezorgt aan de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie doet vervolgens het nodige zodat de oprichtingsakte binnen de tien dagen na de neerlegging wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Als je ervoor kiest om de oprichtingsakte op papier neer te leggen, moet je alleen Formulier I invullen, zowel Luik A, Luik B als Luik C. Dat formulier druk je tweemaal af en onderteken je onderaan Luik C én op de achterkant van Luik B. Daar noteer je ook je naam. Vergeet niet dat je het formulier niet recto-verso mag laten afdrukken, anders is het onmogelijk om op de achterkant van Luik B te schrijven of ondertekenen.
Verder moet je de bekendmakingskosten vooraf betalen. Dat gebeurt via overschrijving op rekening van het Belgisch Staatsblad. De exacte bedragen en het rekeningnummer vind je terug op de website van de FOD Justitie.
Je trekt nadien naar de griffie van de ondernemingsrechtbank gewapend met:
Je kunt de gevraagde documenten ook per post opsturen naar de griffie om die zo neer te leggen.
Als je de oprichtingsakte daarentegen neerlegt via de e-griffie, hoef je geen gebruik te maken van de officiële formulieren voor de publicatie. Je geeft de nodige informatie in via de online toepassing. Houd daarnaast zeker ook een digitaal exemplaar van de oprichtingsakte, ondertekend door alle oprichters (en met daarin ook de benoeming van de bestuurders) bij de hand.
Bij neerlegging via e-griffie betaal je de bekendmakingskosten online op het moment van indienen. Het tarief wordt bepaald door de toepassing en is dus altijd juist.
