Het e-loket is nu één maand online. Een bestuur zal hiermee zicht krijgen op de stand van zaken van al haar dossiers bij AGION. Een aanvraag of een opvolgdocument mailen we niet langer mailen naar AGION, maar we laden ze op in het e-loket. Daar kunnen we ze ook opvolgen.
Zoals bij alle nieuwe softwaretools, zal AGION de volgende maanden moeten gebruiken om bugs te corrigeren en functionaliteiten te verbeteren. Daarover hebben we een open lijn met AGION.
Maar de opstart en migratie vanuit het vorige AGION-pakket naar het e-loket is alleen gebeurd voor dossierstukken waarvan het ‘proces’ volledig afgewikkeld was bij AGION. We worden sinds de opstart geconfronteerd met wat AGION het ‘terugspoelproces’ noemt. Alle documenten die AGION eerder ontvangen heeft maar waarvoor in de oude omgeving het proces nog niet volledig was afgerond, moeten opnieuw ingevoerd worden. Daardoor moeten heel wat facturen en vorderingsstaten prijsherzieningen opnieuw worden opgeladen. Het gaat dan om facturen die maanden tot jaren geleden reeds bij AGION werden ingediend. Ook alle eindafrekeningen die we indienden maar die AGION nog niet goedkeurde voor de opstart van het e-loket, moeten opnieuw opgeladen worden, bovendien in een nieuw sjabloon.
AGION maakt in de dossiers waar we deze documenten opnieuw moeten opladen, ‘taken’ aan. Dat zijn er honderden. Dat terugspoelproces kostte ook AGION tot vandaag veel tijd waardoor andere processen vertraging opliepen. Het proces is naar verluidt ongeveer afgerond. Nu pas krijgen we een definitief beeld van de enorme hoeveelheid aan taken die nog te verwerken zijn. De collega’s spannen zich in om die honderden taken op een zo kort mogelijke tijd weg te werken.
Verder zijn er nog veel vragen naar kleine en grotere aanpassingen in de tool. We overleggen daarover regelmatig met AGION met aandacht voor de must-haves en nice-to-haves. Ook een uitbreiding van de handleiding, een FAQ-webpagina, of een infosessie/workshop over het e-loket worden samen bekeken.
Echter, onze belangrijkste bekommernis en vraag aan AGION op dit moment is de uitbetaling van subsidies die een hele tijd heeft stilgelegen door de opstart van het e-loket. Dit proces is door AGION recent opnieuw opgestart. We zagen dat de eerste uitbetalingsbrieven ondertussen in het e-loket werden geregistreerd. We hopen dus dat de uitbetalingen in alle andere lopende dossiers ook snel volgen.
Een belangrijk document dat AGION controleert in het proces voor de uitbetaling van subsidie, is de ‘verklaring rekeningnummer’. Waar een eerdere verklaring vroeger volstond in een dossier waarvoor elke maand vorderingsstaten en facturen werden ingediend, zal dat in het e-loket voor AGION onvoldoende zijn. Tenzij je ons dat document recent al bezorgde, willen we je daarom vragen om ons voor al je lopende dossiers zo snel mogelijk een recent en volgens de statuten ondertekend document te bezorgen ‘verklaring rekeningnummer’. Je vindt het sjabloon op de website van AGION. Info over hoe je digitaal kan ondertekenen vind je daar ook. Mail dit document naar je vaste contactpersoon (Eva of Simon of Gert) of je dossierbegeleider. Alvast bedankt daarvoor.
In een dossier kunnen berichten ontvangen én verstuurd worden. Hoe en waar vind je de verstuurde berichten?
Er zit op dit moment nog een standaardfilter op de berichten, waardoor in eerste instantie enkel de inkomende berichten op je scherm verschijnen. Je kan de filter aanpassen zodat je ook de uitgaande berichten ziet.
