De voorbije maanden hebben we samen met AGION het e-loket kunnen testen. Dit heeft ons een eerste inzage gegeven in de werking en de mogelijkheden. We zijn ervan overtuigd dat het e-loket zal leiden tot een transparanter en overzichtelijker dossierbeheer. AGION, (school)besturen en Katholiek Onderwijs Vlaanderen beschikken op deze manier samen en simultaan over dezelfde info. Alle beslissingen, documenten en communicatie zijn dan online te vinden.
Vanuit Katholiek Onderwijs Vlaanderen krijgen we toegang tot alle dossiers die we begeleiden. Er zullen ook heel wat berichten en taken tevoorschijn komen. Alle aangeduide belanghebbenden in een dossier, dus zowel jullie als wij, krijgen hiervan per mail een melding. Een bericht dat in het e-loket ‘gelezen’ is, kan daarna niet opnieuw op ‘ongelezen’ gezet worden. Ook elke andere persoon ziet dit bericht als ‘gelezen’. Om het overzicht te bewaren, en een correcte opvolging te kunnen garanderen, vragen we om berichten voorlopig niet aan te klikken. Taken mogen bekeken worden, maar worden voorlopig ook door ons opgevolgd en uitgevoerd. Waar nodig geven we jullie een seintje als bepaalde zaken moeten aangeleverd worden.
Tot nader order blijft onze onderlinge samenwerking dus dezelfde als voorheen. De nodige documenten en info worden ons bezorgd per mail, wij werken het dossier verder uit en doen het nodige naar AGION. Ook zoals voorheen zijn er een aantal stappen in een subsidiedossier die wij graag begeleiden maar niet in jullie plaats zetten, bijv. het definitief afsluiten van een dossier. In dat geval contacteren en begeleiden we jullie hierbij.
We nodigen jullie wel uit om zeker al een kijkje te nemen in het e-loket, zodat we allemaal snel leren navigeren in deze nieuwe omgeving.
We evalueren deze werkwijze nog vóór de zomervakantie.
Als jullie partner in het opvolgen van een AGION-dossier, hebben wij vanuit Katholiek Onderwijs Vlaanderen toegang tot alle dossiers die we begeleiden. Intern binnen jullie bestuur worden best ook een aantal personen aangeduid die toegang krijgen. We adviseren echter wel om het aantal personen met toegang te beperken.
In elk dossier is er één contactpersoon (bijv. de bouwcoördinator), en zijn er oneindig veel mogelijke belanghebbenden. Zowel de contactpersoon als alle belanghebbenden in het dossier krijgen, op basis van wat AGION ons vertelt, een mail als de status in een dossier wijzigt of er een nieuwe taak moet uitgevoerd worden*. Alleen iemand met persoonlijke toegangsrechten kan ook in het e-loket. Iemand met toegang, heeft toegang tot alle dossiers van het bestuur en altijd met volledige lees- en schrijf- en indienrechten. Denk dus goed na over wie je deze rechten toekent. Maak binnen je bestuur zo snel mogelijk de nodige afspraken met je lokale beheerder die deze rechten toekent. Zorg er ook voor dat je een beleid opstelt over het toegangsbeheer, waarbij je dit op regelmatige momenten evalueert, nakijkt en bijstuurt waar nodig.
Twijfel je, neem dan even contact, en dan bekijken we samen of en hoe we je kunnen helpen.
Heb je hierover vragen, kan je voor advies terecht bij je dossierbegeleider.
*Tip: door het gebruik van algemene e-mailadressen kan de informatiestroom makkelijker als team beheerd worden, bijv. Bouwteam@... of Infrastructuur@...
In elk nieuw dossier moet de locatie van de werken opgegeven worden en voor de oppervlaktenormcontrole moet per vestigingsplaats/aanvrager ook de huidige voor onderwijs in gebruik zijnde oppervlakte opgegeven worden. In het e-loket gebeurt dit op basis van CaPaKey’s en gebouw-ID’s. Deze codes vind je via geopunt.be. Dit is nieuw en zal wat aanpassing vragen in de voorbereiding van een dossier.
We adviseren om dit moment aan te grijpen om je normcontrole voor elke vestigingsplaats eens grondig na te kijken en aan te vullen, zodat deze info up-to-date beschikbaar is bij elke nieuwe aanvraag.
