De digitalisering van de facturatieprocessen, waar e-facturen (facturen in het Peppol-formaat) een onderdeel van zijn, wordt door de overheid al geruime tijd, stapsgewijs, ingevoerd. Eerst gefaseerd voor de aankopen met overheidsgelden en nu in januari 2026 voor alle B2B facturen.
Deze invoering wordt zowel door de wet op de overheidsopdrachten (WOO) als de btw-wetgeving geregeld.
Omdat schoolbesturen als ‘aankoper met overwegend overheidsmiddelen’ de hoedanigheid van aanbesteder aannemen gelden de verplichtingen om e-facturering te verplichten aan hun leveranciers en om zelf e-facturen te kunnen ontvangen voor al hun opdrachten met een geraamde waarde boven de 3 000 euro exclusief btw. Meer informatie over de laatste fase van de invoering op 1 maart 2024 van deze verplichtingen kan je nog nalezen op de website van DOKO bij: Wijziging datum laatste fase van de elektronische facturering | DOKO
Deze verplichtingen staan volledig naast de verplichtingen die de BTW reglementering vanaf 1 januari 2026 oplegt. Die reglementering stelt dat B2B facturering van btw-plichtige handelingen in het Peppol-formaat moeten verstuurd worden. Deze verplichting tot e-facturering lichten we toe op onze PRO-webpagina: E-facturering verplicht vanaf 1 januari 2026. Als een schoolbestuur enkel activiteiten heeft/handelingen stelt die vallen onder de btw-vrijstellingen in art 44 Wbtw zegt de btw-wetgeving dat zij geen Peppol-facturen moet uitsturen en dat hun leveranciers aan hen ook geen Peppol-facturen moeten sturen. Dat is ook het resultaat dat je zal krijgen als je de tool van de FOD Beleid en Ondersteuning (BOSA) gebruikt die bepaalt of een bedrijf on der de verplichte B2Befactuatie valt zal je ook diezelfde inschaling bekomen. In deze tool wordt de btw-reglementering toegepast op jouw situatie.
Maar zoals hierboven toegelicht is het de wet op de overheidsopdrachten die bepaalt dat scholen e-facturen moeten vragen aan hun leveranciers (en dus ook moeten kunnen ontvangen). Op de officiële website over de e-factuur is ook een luik ‘factureren aan de overheid’ opgenomen en in de FAQ’s een onderdeel Hoe stuur je facturen naar de overheid? - e-factuur. Voor de aankopen die scholen doen als ‘aanbesteder/aanbestedende overheid’ kan je daarnaar verwijzen als je leveranciers zich willen informeren. Zelf kan je meer informatie lezen op de site van BOSA bij het thema overheidsopdrachten: Wetgevend kader elektronische facturatie | BOSA
