Hoe lang moeten de documenten, bestanden en toepassingen van de boekhouding bewaard worden?
Documenten die betrekking hebben op boekjaar 2022, kalenderjaar 2022 of later moet je gedurende 10 jaar bewaren na het einde van het boekjaar en van het kalenderjaar.
Documenten die de fiscus kan opvragen bij een btw- of andere fiscale controle en die betrekking hebben op boekjaar 2021, kalenderjaar 2021 of eerder moet je bewaren gedurende 7 jaar na het einde van het boekjaar en van het kalenderjaar.
Documenten van 2021 moet je bewaren tot en met 31 december 2028 en documenten van 2022 tot en met 31 december 2032.
De 7 jaar in art. III.88 van het Wetboek Economisch Recht, in art. 8 van het Koninklijk Besluit tot uitvoering van art. III.82 tot III.95 van het Wetboek Economisch Recht en punt 3.5 van de omzendbrief NO/2005/04 van 21/12/2005 (vlaanderen.be) zijn dus niet meer actueel.
Stukken die niet als bewijs dienen ten aanzien van derden moeten nog altijd maar minimum 3 jaar worden bijgehouden. Wees altijd voorzichtig bij het hanteren van de kortere bewaartermijn. Derden zijn bijvoorbeeld ook de verificateur van het Departement Onderwijs die nog altijd recht heeft op een bewaringstermijn van 7 jaar.
Boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken van vereffende vzw’s moeten gedurende minimaal 5 jaar worden bijgehouden, te rekenen vanaf de datum van de publicatie van de vereffening in het Belgisch Staatsblad.
Wanneer bepaalde verantwoordingsstukken of andere elementen van de boekhouding dienstig blijven na de verplichte minimale bewaartermijn, dan moet je daarvoor een langere bewaartermijn hanteren. Denk bijvoorbeeld aan stukken die verband houden met de aankoop van grond en/of gebouwen, langlopende erfpachten en opstalrechten, DBFM-contracten, investeringen die over een langere termijn worden afgeschreven, verrichtingen waarover betwisting bestaat met een tegenpartij, …
De verplichte bewaartermijn geldt niet alleen voor de boeken van de boekhouding en de rekeningen maar ook voor alle bijhorende verantwoordingsstukken (overeenkomsten, facturen, bestelbonnen, leveringsbonnen, rekeninguittreksels …) en voor de toegang tot het boekhoudpakket.
Verantwoordingsstukken moeten methodisch worden opgeborgen en bewaard “in origineel of in afschrift”. Zowel elektronische bewaring als bewaring op papier zijn dus toegestaan.
Je moet er wel voor zorgen dat de informatie vlot consulteerbaar en ongewijzigd blijft gedurende de volledige bewaartermijn en dat informatie niet kan verloren gaan. In de regelgeving heet dat: toegankelijkheid, authenticiteit en integriteit. Bij elektronische bewaring is dat een aandachtspunt wanneer je een nieuw boekhoudpakket in gebruik neemt of met een nieuwe provider van cloud services gaat werken.
De informatie moet worden bewaard op de maatschappelijke zetel van de vzw. Het is toegelaten om de informatie te bewaren in de cloud. Tijdelijke bewaring bij een extern boekhoudkantoor waarmee de vzw een overeenkomst heeft afgesloten is eveneens toegelaten.
De nieuwe bewaartermijnen vind je in de artikels 315 en 315bis van het Wetboek Inkomstenbelasting en in artikel 60, §§ 3 en 4 van het Wetboek van de Belasting op de Toegevoegde Waarde.
Een belastingcontroleur mag inzage vragen:
