Hoe lang moeten de documenten, bestanden en toepassingen van de boekhouding bewaard worden?
Door de wet van 18 december 2025 is de bewaartermijn voor fiscale en btw-documenten opnieuw vastgesteld op 7 jaar. Bedoeld worden alle stukken die de fiscus kan opvragen bij een btw- of andere fiscale controle:
Voor de attesten kinderopvang bestaat er onzekerheid: de circulaire 2022/C/104: Attest 281.86 Kinderopvang vermeldt nog altijd 10 jaar. We hebben nog geen antwoord gekregen op onze vraag aan de FOD Financiën over de bewaartermijn van dit attest. Dit is nochtans belangrijk omdat er persoonsgevoelige informatie uit kan worden afgeleid. Voorlopig adviseren we om het attest kinderopvang toch nog 10 jaar te bewaren.
Deze wijziging is ingevoerd met terugwerkende kracht:
- voor btw geldt ze voor handelingen waarvoor de btw opeisbaar is vanaf 1 januari 2023.
- voor inkomstenbelastingen geldt ze vanaf aanslagjaar 2023.
Hierdoor wordt de eerdere verlenging naar 10 jaar (ingevoerd in 2022) ineens volledig teruggedraaid. In de praktijk geldt dus opnieuw de bewaartermijn van 7 jaar. Voorbeelden:
- Documenten van boekjaar 2021 moeten worden bewaard tot en met 31 december 2028.
- Documenten van boekjaar 2022 moeten worden bewaard tot en met 31 december 2029.
Stukken die niet als bewijs dienen ten aanzien van derden moeten nog altijd maar minimum 3 jaar worden bijgehouden. Wees altijd voorzichtig bij het hanteren van de kortere bewaartermijn. Derden zijn bijvoorbeeld ook de verificateur van het Departement Onderwijs die nog altijd recht heeft op een bewaringstermijn van 7 jaar.
Boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken van vereffende vzw’s moeten gedurende minimaal 5 jaar worden bijgehouden, te rekenen vanaf de datum van de publicatie van de vereffening in het Belgisch Staatsblad.
Wanneer bepaalde verantwoordingsstukken of andere elementen van de boekhouding dienstig blijven na de verplichte minimale bewaartermijn, dan moet je daarvoor een langere bewaartermijn hanteren. Denk bijvoorbeeld aan stukken die verband houden met de aankoop van grond en/of gebouwen, langlopende erfpachten en opstalrechten, DBFM-contracten, investeringen die over een langere termijn worden afgeschreven, verrichtingen waarover betwisting bestaat met een tegenpartij, …
De informatie moet worden bewaard op de maatschappelijke zetel van de vzw. Het is toegelaten om de informatie te bewaren in de cloud. Tijdelijke bewaring bij een extern boekhoudkantoor waarmee de vzw een overeenkomst heeft afgesloten is eveneens toegelaten.
De nieuwe bewaartermijnen vind je in de artikels 315 en 315bis van het Wetboek Inkomstenbelasting en in artikel 60, §§ 3 en 4 van het Wetboek van de Belasting op de Toegevoegde Waarde.
Een belastingcontroleur mag inzage vragen:
