Tegen 30 mei 2026 moet je een ingevuld verantwoordingsdocument over de bestedingen van de werkingsbudgetten van elk onderwijsinternaat bezorgen aan AGODI.
Je internaatbestuur heeft via Mijn Onderwijs een niet gedateerde pdf ontvangen met als titel ‘Verantwoordingsdocument over de besteding van het werkingsbudget onderwijsinternaten - boekjaar 2025’. Het verantwoordingsdocument zelf is een Excelbestand met als titel ‘Verantwoordingsdocument aanwending werkingsbudget onderwijsinternaten – boekjaar 2025 (BVR onderwijsinternaten art. 32 en 33).
Vermoedelijk heb je één brief en Excelbestand ontvangen per instellingsnummer.
In de pdf staat dat AGODI het Excelbestand ingevuld terugverwacht ten laatste op 30 mei 2026 via Mijn Onderwijs. De datum van 30 mei 2026 is vreemd: de datum ligt meer dan een maand vóór de het einde van de termijn van zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar waarop de meeste internaatbesturen volgens artikel 33 van het Besluit van de Vlaamse Regering over de onderwijsinternaten de controle op de besteding van het werkingsbudget door AGODI mogelijk moeten maken. Toch menen we dat de onderwijsinternaten die datum moeten respecteren.
Het is mogelijk dat de communicatie van AGODI via de digitale tool Mijn Onderwijs je ontgaan is of dat je niet gemerkt hebt dat je voor elk van de onderwijsinternaten van je bestuur een antwoord moet bezorgen aan AGODI. Als dat het geval zou zijn, dan dien je het/de Excelbestand(en) dringend op te sporen, aan te vullen en terug te sturen via Mijn Onderwijs.
Je vindt informatie over de procedure waarmee je je toegang kan verschaffen tot het/de verantwoordingsdocument(en) op de webpagina’s Gebruikersbeheer Onderwijs en Vorming en Toegang tot Mijn Onderwijs - voor directies en administraties.
AGODI heeft de documenten gestuurd naar de voorzitter van het bestuur van het onderwijsinternaat. De voorzitter van het bestuur is de enige die ‘beheerderrechten’ heeft met betrekking tot het/de verantwoordingsdocument(en). Het gebeurt vaak dat het invullen en opsturen van het verantwoordingsdocument gebeurt door een personeelslid. Om dat mogelijk te maken moet de voorzitter van het bestuur daarvoor één of meerdere gebruikersrechten toekennen aan de personeelsleden die verantwoordingsdocumenten van één of meer onderwijsinternaten moeten invullen. De voorzitter van het bestuur is de enige die gebruikersrechten kan toekennen. Hoe de voorzitter gebruikersrechten kan toekennen en wijzigen, lees je op de webpagina’s Gebruikersbeheer Onderwijs en Vorming, Toegang tot Mijn Onderwijs - voor directies en administraties, Mijn Onderwijs Directies en Administraties, Een gebruiker toevoegen - Gebruikersomgeving Applicatie- en platformdiensten - Confluence en in de Handleiding_Gebruikersbeheer_xcfc0j.pdf.
Over welke beheerder- of gebruikersrechten je beschikt, kan je nagaan via Gebruikersbeheer Mijn Profiel.
Hoe je een antwoord kan krijgen op technische vragen lees je op de webpagina TechLoket Onderwijs.
De vraag van AGODI is geen vrijblijvend verzoek. Onderwijsinternaten zijn door artikel 54 van het Decreet over de onderwijsinternaten verplicht om gegevens mee te delen aan AGODI. Wanneer een onderwijsinternaat daar geen gevolg aan geeft, dan kan de Vlaamse overheid het onderwijsinternaat sanctioneren door werkingsbudget in te houden of terug te vorderen (tot maximum 10% van het werkingsbudget van het onderwijsinternaat).
Katholiek Onderwijs Vlaanderen heeft ook dit jaar inzage gekregen in de Excelbestanden van enkele van onze leden. We stellen ons nog altijd dezelfde vragen bij de kwaliteit van de bevraging.
Net zoals vorig jaar raden je aan om naar AGODI een disclaimer te sturen waarin je de verantwoordelijkheid voor de interpretatie en het gebruik afwijst voor de gegevens in het/de verantwoordingsdocument(en) dat/die je terugstuurt.
“DISCLAIMER
Datum: ../05/2026
Afzender: vul de instellingsnaam en eventueel het adres in zoals vermeld in het Excelbestand dat je moet invullen
Zoals gevraagd door middel van een niet gedateerde brief van AGODI, Afdeling Scholen en leerlingen met als titel “Verantwoordingsdocument over de besteding van het werkingsbudget onderwijsinternaten - boekjaar 2025” bezorgen we u het ingevulde verantwoordingsdocument omdat artikel 54 van het Decreet over de onderwijsinternaten ons daartoe verplicht.
De gegevens die u ons hebt gevraagd zijn bruikbaar voor het interne financieel beleid van onze vzw. Ze zijn niet geschikt voor externe financiële rapportering. Ze kunnen niet gebruikt worden voor:
Het beoordelen van de besteding van het werkingsbudget van ons onderwijsinternaat;
De evaluatie van de organiseerbaarheid, de financiële engagementen en de infrastructuurplannen van ons onderwijsinternaat
door instanties en organen die geen deel uitmaken van onze vzw. Voor meer informatie verwijzen we u graag naar een door het Instituut der Bedrijfsrevisoren beëdigd revisor, naar zelfstandig academisch personeel van Vlaamse universiteiten die gespecialiseerd zijn in externe en interne financiële rapportering of naar vzw Katholiek Onderwijs Vlaanderen.
Het onderwijsinternaat en het bestuur van het onderwijsinternaat kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor het gebruik van de gegevens door instanties en organen die geen deel uitmaken van onze vzw.”
Het Excelbestand is een beveiligd document waarin je de disclaimer niet kan toevoegen. Je zal van de disclaimer dus een apart document moeten maken. Stuur de disclaimer bij voorkeur als pdf-bericht via Mijn Onderwijs naar AGODI.
Als dat niet lukt, kan je de disclaimer ook mailen of per post opsturen.
Eerste mogelijkheid: de disclaimer als bijlage bij het verantwoordingsdocument
Het Excelbestand dat je moet invullen, moet als bijlage worden gestuurd bij type formulier ‘TOEL – Verantwoording werkingsbudget INT’ van het schooljaar 2024-2025.
Als het mogelijk is om nog een tweede bijlage mee te sturen samen met het Excelbestand, maak dan een pdf-document van de disclaimer en stuur de disclaimer mee samen met het Excelbestand.
Als dit lukt, moet je geen verdere stappen meer ondernemen.
Tweede mogelijkheid: de disclaimer als apart bericht versturen via Mijn Onderwijs
Als het niet lukt om de disclaimer als tweede bijlage bij het verantwoordingsdocument toe te voegen, kan je proberen om de disclaimer als apart bericht te versturen via Mijn Onderwijs.
Daarvoor moet je de gepaste bestemmeling voor de disclaimer kunnen selecteren in Mijn Onderwijs.
Start de zoektocht naar een geschikte bestemmeling door in de hoofding van de begeleidende brief die je van AGODI ontvangen hebt via Mijn Onderwijs te klikken op de blauwe, onderstreepte lijn “Conctacteer (sic) ons via Mijn Onderwijs”. Als dat geen gepaste bestemmeling oplevert, probeer je een bestemmeling te vinden door in de toepassing te zoeken op basis van de toelichting op de webpagina Berichten uitwisselen in Mijn Onderwijs Directies en Administraties:
Ga naar Mijn Onderwijs.
Kies ‘Berichten’.
Klik op ‘Stuur een bericht’.
Selecteer de instelling waarvoor je de disclaimer wil versturen.
Nu moet je een bestemmeling selecteren. Als je de gepaste bestemmeling nog niet eerder hebt gevonden door middel van de link in de hoofding van de brief, probeer dan de volgende mogelijkheden:
Omkadering en Toelagen;
Internaten;
Afdeling Scholen en leerlingen;
Ann Lips;
Als de zoektocht geen geschikte bestemmeling oplevert, verstuur de disclaimer dan via mail of per post.
Vul een onderwerp in, bijvoorbeeld: Disclaimer verantwoordingsdocument onderwijsinternaten boekjaar 2025.
Desgewenst selecteer je de andere personeelsleden of bestuurders van je internaatbestuur die de disclaimer moeten kunnen consulteren.
Laad de disclaimer op als bijlage.
Klik op ‘Afronden’.
Als het niet lukt om de disclaimer te versturen via Mijn Onderwijs, kan je hem ook mailen naar internaten.agodi@ond.vlaanderen.be of per post opsturen naar Agentschap voor Onderwijsdiensten, Afdeling Scholen en leerlingen, Koning Albert II-laan 15 bus 138, 1210 Brussel.
