AGION ontvangt regelmatig subsidieaanvragen, energieleningen, documenten en dossierstukken van directeurs of ontwerpers. AGION stelt daarbij vast dat de persoon die (mede) ondertekent niet steeds bevoegd is om dergelijke documenten te ondertekenen of beslissingen daarover te nemen.
AGION vraagt daarom via zijn nieuwsbrief en informatie op zijn website aandacht voor een correcte ondertekening. Alle documenten moeten ondertekend worden door één of meer bevoegde personen.
In de eerste plaats zijn deze ‘bevoegde personen’ die personen die op basis van de wet bevoegd zijn om de vzw-schoolbestuur te vertegenwoordigen en dus mogen tekenen, de leden van het bestuursorgaan.
Daarnaast kunnen de statuten meer in detail bepalen welke personen mogen tekenen namens de vzw-schoolbestuur.
Het bestuursorgaan kan ook zelf één of meerdere bestuurders hiervoor machtigen. Ook niet-bestuurders zoals een gebouwbeheerder of de ledenorganisaties vzw Katholiek Onderwijs Vlaanderen en vzw DOKO kunnen worden gemachtigd om de vzw te vertegenwoordigen. Vooral voor de aanvraagformulieren bij subsidiedossiers vindt AGION een correct mandaat voor vzw Katholiek Onderwijs Vlaanderen en vzw DOKO belangrijk.
Uiteraard mag een directeur of een projectmedewerker steeds aanvragen voorbereiden en invullen, maar alleen bevoegde personen (‘gemachtigden’) mogen ondertekenen. AGION zal dossiers weigeren die personen zonder de juiste bevoegdheid ondertekenen.
Praktische werking: contact met je dossierbeheerder bij team Infrastructuur
Voor het vrij gesubsidieerd onderwijs heeft AGION meer in detail bepaald wat wordt verwacht.
Als je voor je dossiers samenwerkt met Katholiek Onderwijs Vlaanderen raadt AGION aan om je te informeren bij je dossierbeheerder bij team infrastructuur voor meer informatie. Ook wij moeten voortaan – en uiterlijk vanaf 1 mei 2025 - over een uitgeschreven en ondertekend mandaat beschikken om de aanvraagformulieren voor subsidiedossiers te mogen ondertekenen. Daarover zijn met AGION duidelijke afspraken gemaakt.
Je mag dus zelf contact opnemen met je dossierbeheerder bij team infrastructuur voor verdere info en de opmaak van het mandaat voor je bestuur.
De dossierbeheerders nemen zelf ook contact op met de schoolbesturen waarvoor nu subsidieaanvragen moeten worden ingediend. Zo hebben wij de eerste mandaten al ontvangen.
