Nieuwsoverzicht

Middelen Digisprong

do 1 april 2021

  • ant

Toekenning

De Vlaamse Ministerraad stelt in 2021 229 miljoen euro ter beschikking voor ICT-investeringen.

Uit de nota aan de Vlaamse Regering blijkt dat er in 2022 nog een tweede toekenning zal volgen van 112 miljoen euro voor het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs.

De 229 miljoen euro van 2021 worden als volgt verdeeld:

  • 42 euro per leerling voor aankoop en installatie van basisconnectiviteit, wifi, software, netwerkbeveiliging, digitale leermiddelen en ICT-randapparatuur voor de leerlingen van:
    • het gewoon en buitengewoon kleuteronderwijs;
    • het gewoon en buitengewoon lager onderwijs;
    • het voltijds gewoon secundair onderwijs;
    • het buitengewoon secundair onderwijs behalve voor OV1 en OV2;
    • de hbo5-opleiding Verpleegkunde.
  • 510 euro per leerling voor IT-apparatuur voor persoonlijk gebruik voor leerlingen van:
    • Het eerste leerjaar van de eerste, tweede en derde graad van het voltijds gewoon en buitengewoon secundair onderwijs, behalve voor OV1 en OV2;
    • Het derde leerjaar van de derde graad van het voltijds gewoon en buitengewoon secundair onderwijs;
    • HB05 verpleegkunde.
  • 290 euro per leerling voor IT-apparatuur voor persoonlijk gebruik voor leerlingen van het vijfde en zesde leerjaar van het gewoon en buitengewoon lager onderwijs;
  • 25 euro per leerling voor apparatuur voor gedeeld gebruik in de klas in het gewoon en het buitengewoon onderwijs voor kleuters en leerlingen van het eerste tot en met het vierde leerjaar van het lager onderwijs.

De leerlingenaantallen worden berekend op de teldag die gebruikt wordt voor de berekening van de werkingsmiddelen van schooljaar 2020-2021.

De laptops die verdeeld zijn in de herfstvakantie van 2020 worden volgens de nota aan de Vlaamse Regering in rekening gebracht voor 75% van de reële waarde. Er wordt daarbij verwezen naar twee besluiten van de Vlaamse Ministerraad. In het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 maart 2021 zijn deze laptops niet vermeld.

Aanwending en toezicht op het gebruik

Aanwending

Dit zijn gekleurde middelen. Schoolbesturen zullen moeten kunnen aantonen dat de middelen gebruikt zijn voor:

  • Toestellen voor persoonlijk gebruik door de leerlingen van het vijfde of zesde leerjaar van het lager onderwijs of door de leerlingen van het secundair onderwijs of in de hbo5-opleiding Verpleegkunde behalve voor leerlingen OV1 en OV2;
  • Toestellen voor gedeeld gebruik door kleuters en leerlingen van het eerste tot het vierde leerjaar van het lager onderwijs;
  • Aangepaste digitale leermiddelen voor leerlingen in het buitengewoon basis- en secundair onderwijs. De middelen mogen niet gebruikt worden voor aangepaste digitale leermiddelen voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs (inclusief onderwijs). Dit wordt verder nagevraagd;
  • Basisconnectiviteit, wifi, software, netwerkbeveiliging, digitale leermiddelen en ICT-randapparatuur.

Er is geen subsidie voorzien om het personeel van de nodige IT-toestellen te voorzien. Of de middelen ook mogen worden gebruikt voor het personeel is niet geëxpliciteerd.

Het schoolbestuur mag toestellen aankopen, huren of leasen. Of dat betekent dat de huur- en leasingvergoedingen die betaald worden na 31 augustus 2023 of 31 augustus 2024 met de subsidie kunnen worden betaald is onduidelijk.

Schoolbesturen beslissen zelf welk type toestel ze aanschaffen: tablets, chromebooks, laptops, ….

In het secundair onderwijs beslissen schoolbesturen zelf welke leerlingen een toestel krijgen. Het is dus bijvoorbeeld toegelaten om de middelen die ontvangen worden voor toestellen voor leerlingen van het eerste leerjaar van de eerste graad in te zetten voor andere leerlingen, bijvoorbeeld voor leerlingen van een tweede leerjaar van de eerste, tweede of derde graad.

In het lager onderwijs bestaat die flexibiliteit niet.

Wanneer de leerlingen zelf toestellen huren of kopen, dan mag de school de subsidie ook gebruiken voor een vermindering van de schoolrekening. De schoolraad bepaalt het bedrag van deze tussenkomst. In het Besluit van de Vlaamse Regering is er geen rekening gehouden met het feit dat dit kan betekenen dat de school tussenkomt in toestellen die de school verlaten samen met de leerling (bijvoorbeeld: middenscholen, heroriëntering, verhuis …). Ook is niet duidelijk:

  • of de vermindering mag/moet gespreid worden over de schoolrekeningen van de resterende periode dat leerlingen ingeschreven zijn in de school;
  • of in het secundair onderwijs alleen de leerlingen van de eerste en derde leerjaren een vermindering op de schoolrekening mogen/moeten krijgen vanaf 2021 of ook de leerlingen waarvoor er in 2021 nog geen subsidie wordt toegekend;
  • hoe mag/moet omgegaan worden met het feit dat niet alle schoolraden hetzelfde beslissen (bedrag van de tussenkomst, modaliteiten, …) terwijl leerlingen van school kunnen veranderen (binnen en buiten hetzelfde schoolbestuur).

Toezicht op het gebruik

Het toezicht op het gebruik zal gebeuren op de totaliteit van de middelen. Middelen die zijn toegekend voor toestellen, mogen gebruikt worden voor basisconnectiviteit enz... Middelen die zijn toegekend voor basisconnectiviteit, wifi, software, netwerkbeveiliging, digitale leermiddelen en ICT-randapparatuur mogen op hun beurt ook gebruikt worden voor toestellen.

Elk schoolbestuur zal aan AGODI moeten rapporteren hoe de middelen zijn aangewend. De rapportering zal moeten gebeuren aan de hand van een sjabloon dat voldoet aan de Europese rapporteringsvereisten.

Schoolbesturen die in schooljaar 2020-2021 werken met een huurkoop of aankoopprogramma moeten de middelen besteden tussen 1 januari 2021 en 31 augustus 2024. Zij zullen aan AGODI moeten rapporteren tegen 30 april 2025.

Schoolbesturen die in 2020-2021 niet werken met een huurkoop of aankoopprogramma moeten de middelen aanwenden tussen 1 januari 2021 en 31 augustus 2023. Zij zullen aan AGODI moeten rapporteren tegen 30 april 2024.

Of we er mogen van uitgaan dat alle scholen van een schoolbestuur middelen mogen besteden tot 31 augustus 2024 als één van de scholen van het schoolbestuur in 2020-2021 met een huurkoop of aankoopprogramma werkt is niet verduidelijkt.

Of de langere termijn alleen bedoeld is voor schoolbesturen waar de leerlingen deelnemen aan een huurkoop of aankoopprogramma in schooljaar 2020-2021 blijkt niet uit het Besluit van de Vlaamse Regering. Als ook huurkoop door het schoolbestuur zelf (zonder tussenkomst van de leerlingen) in aanmerking komt of een aankoopprogramma door het schoolbestuur zelf (zonder tussenkomst van de leerlingen), dan kan het de moeite lonen om nog een dergelijk contract af te sluiten vóór 1 september 2021.

Hoe verminderingen van de schoolrekeningen gerapporteerd zullen moeten worden, zal moeten blijken uit het sjabloon.

Er kan worden gecontroleerd of bij de aanschaf de wet op de overheidsopdrachten correct is nageleefd.

Misbruiken zullen worden gesanctioneerd. In het basisonderwijs kan de inhouding maximaal 10% van de werkingsmiddelen bedragen (art. 178 decreet basisonderwijs). In het secundair onderwijs en in de hbo5-opleiding Verpleegkunde kunnen de onterecht uitbetaalde subsidies worden teruggevorderd of kan er een niet gespecificeerd bedrag aan werkingsmiddelen worden ingehouden (art. 102 van de Codex Secundair Onderwijs).

Boeking van de subsidie en de aanwending

We hebben te maken met gekleurde middelen die afzonderlijk moeten worden gerapporteerd aan AGODI en die afzonderlijk kunnen worden gecontroleerd. De subsidie brengt dus extra administratieve last met zich mee in de boekhoudafdeling van de schoolbesturen.

Je kunt overwegen om één of meer aparte deelboekhoudingen te creëren voor de verwerking van de Digisprong-middelen maar denk vooraf goed na of dit zinvol is. Als je schoolbestuur sterk decentraal georganiseerd is en er een deelboekhouding bestaat per school, wil je dan 10 extra deelboekhoudingen starten voor de Digisprong-middelen van elk van de scholen? Ben je er echt mee vooruit als de bestaande deelboekhoudingen alleen betrekking hebben op de rekeningen van de resultatenrekening en niet gesplitst zijn op gebied van investeringen, geboekte afschrijvingen, leerlingenrekeningen en overlopende rekeningen?

Ook zonder Digisprong-deelboekhouding(en) kun je voldoen aan de rapporteringsvereisten, bijvoorbeeld door extra grootboekrekeningen te creëren.

De subsidie

Volgens de boekhoudregels moeten subsidies die bedoeld zijn voor de verwerving van installaties en machines op een andere manier worden verwerkt dan subsidies die bedoeld zijn andere doeleinden.

De bedoeling van de subsidie is op dat gebied onvoldoende gespecificeerd. We stellen daarom voor de subsidie in zijn geheel als bijzondere werkingssubsidies of een uitzonderlijke opbrengsten te boeken op apart te creëren grootboekrekeningen “Werkingssubsidie Digisprong 2021” of “Andere uitzonderlijke opbrengsten subsidie Digisprong”. Meerdere aparte rekeningen zijn hier sterk aangeraden vanwege de aparte rapporteringsverplichting, de controles die zijn aangekondigd en de aankondiging van nog extra Digisprong-subsidies in de toekomst. Concreet voorstel:

  • Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden;
  • Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - investeringen;
  • Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 – kosten;
  • Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - leerlingenrekeningen.

Bij ontvangst van de toekenningsbrief boek je de subsidie als “nog aan te wenden”.

Bij ontvangst van een factuur voor ICT-investeringen boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – investeringen.

Bij ontvangst van een factuur voor ICT-kosten (bijvoorbeeld huur, operationele leasing, wifi, …) boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – kosten.

Wanneer je schoolrekeningen van leerlingen vermindert, boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – leerlingenrekeningen @ C/402 Leerlingenrekeningen en vervolgens D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – leerlingenrekeningen.

Om te vermijden dat er in 2021 onterecht positief resultaat wordt getoond, zal de overlopende rekening 4930 Over te dragen werkingstoelagen moeten worden gebruikt om de subsidie te spreiden over de boekjaren waarin de subsidie wordt aangewend.

Het bedrag dat op de overlopende rekening moet worden geboekt is de som van nog niet in resultaat genomen investeringen en nog niet uitgegeven subsidies:

  • De netto boekwaarde van de ICT-investeringen die na 31 december 2020 geactiveerd zijn na boeking van de afschrijvingen van het af te sluiten boekjaar;
  • Het saldo op de grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden.

Voor de rapportering aan AGODI zul je informatie moeten gebruiken uit de jaarrekeningen van 2021, 2022, 2023 en eventueel ook van 2024. Het totaal te verantwoorden bedrag zal gelijk zijn aan het bedrag van de toekenningsbrief verminderd met het saldo op de grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden. Voor de investeringen ga je in de rapportering niet werken met de netto boekwaarde maar met de aanschaffingswaarde. De vermindering van de leerlingenrekeningen zul je moeten aflezen uit de verrichtingen op de grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 – Leerlingenrekeningen in elk van de boekjaren.

De aanwending

Aanwending voor geactiveerde investeringen

Alle investeringen sinds 1 januari 2021 kunnen worden gerapporteerd als ten laste van de Digisprong-subsidie van 2021.

We raden je aan om in de naam van de grootboekrekeningen met de aanschaffingswaarde van de investering en de geboekte afschrijvingen te vermelden dat dat het om een Digisprong-investering gaat.

Als de subsidie bijna opgebruikt is en het resterend saldo kleiner is dan de aanschaffingswaarde van de laatste aankoop, splits dan het gedeelte dat je zal ten laste leggen van de subsidie af van de rest van de aankoopfactuur. Zo geraak je niet in de problemen bij het boeken van de overlopende rekening en de rapportering achteraf.

Rapportering gebeurt op basis van de aanschaffingswaarde. Om te bepalen welk bedrag van deze investeringen op het einde van een boekjaar nog op de overlopende rekening 4930 moet worden geboekt, gebruik je echter de netto boekwaarde: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – investeringen @ C/4930 Over te dragen werkingstoelagen.

Aanwending voor kosten

Alle kosten van overeenkomsten sinds 1 januari 2021 kunnen worden gerapporteerd als ten laste van de Digisprong-subsidie van 2021.

We raden je aan om aparte kostenrekeningen te openen voor de Digisprong-kosten.

De rapportering zal betrekking hebben op de kosten van boekjaar 2021, 2022, 2023 en in sommige gevallen ook 2024. In het laatste jaar is niet de boekingsdatum van belang maar wel de factuurdatum. Facturen die na 31 augustus geboekt zijn maar met factuurdatum vóór 1 september kunnen gerapporteerd worden als ten laste van de Digisprong-subsidie 2021.

Als je boekjaar samenvalt met het schooljaar, dan moet je bij de rapportering van AGODI bijzondere aandacht besteden aan de overlopende rekeningen die op 31 augustus 2023 of 31 augustus 2024 hebt gebruikt voor de matching van de Digisprong-kosten. Als je boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, dan zul je geen bijzondere aandacht moeten besteden aan boekingen op overlopende rekeningen.

Aanwending voor vermindering van leerlingenrekeningen

De aanwending van de Digisprong-subsidie voor de vermindering van leerlingenrekeningen is alleen mogelijk wanneer de leerlingen zelf betalen voor de aankoop of huur van IT-toestellen en toebehoren. Het is daarbij niet noodzakelijk dat de leerlingen betalen aan het schoolbestuur. Ook wanneer de leerlingen betalen aan een externe leverancier kan het schoolbestuur met de Digisprong-subsidie tussenkomen in de schoolrekening.

Leerlingen die een gratis laptop hebben gekregen na de herfstvakantie van 2020 zul je moeten uitsluiten van de vermindering van de leerlingenrekening.

De vermindering van leerlingenrekeningen vormt een onmiddellijke aanwending van de Digisprong-subsidie. De subsidie is ook aangewend wanneer de vermindering is voorzien op een schoolrekening die nog openstaat, achterstallig is of is afgeboekt wegens niet-invorderbaar. Een vermindering van leerlingenrekeningen moet dus nooit worden teruggedraaid.

Voor de rapportering zullen de verminderingen in alle betrokken boekjaren moeten worden meegenomen: zowel de verminderingen van 2021, 2022 en 2023 en 2024. In het laatste jaar komen alleen verminderingen in aanmerking die zijn toegekend in de eerste 8 maanden van het kalenderjaar.

Raamovereenkomst voor telecom en aanverwante diensten

In de nota’s is ook sprake van een raamovereenkomst, bedoeld om de cybersecurity te verbeteren door het faciliteren van connectiviteit en telecomdiensten voor scholen. Er zal bijzondere aandacht zijn voor beveiligingsopties en snelheid.

De aanbesteding van deze raamovereenkomst is gepubliceerd via e-tendering.

We raden onze besturen aan om zeker ook te kijken naar de raamovereenkomsten van Katholiek Onderwijs Vlaanderen via vzw DOKO.

Concreter informatie

De teksten die nu voorliggen zijn gericht op het eerste speerpunt van de Digisprong-actie.

Veel vragen blijven voorlopig onbeantwoord. Daarvoor trachten we vanuit Katholiek Onderwijs Vlaanderen de volgende periode overleg te organiseren met het departement en het kabinet. Als we meer informatie hebben, communiceren we via de nieuwsbrief.

×
Kijkt als...
Niveau
Regio