Waar moet je wettelijk rekening mee houden en hoe kan je aankopen via de aankoopcentrale vzw DOKO?
Scholen worden gesubsidieerd door de overheid en zijn daarom verplicht om de wetgeving overheidsopdrachten (WOO) te volgen. Een bestuur dient voor een aankoop van werken, leveringen of diensten een eigen procedure te volgen binnen de WOO.
Afhankelijk van de waarde van jouw voorgenomen opdracht zal je een vrij zwaar gereglementeerde procedure dan wel een minder gereglementeerde moeten volgen. We denken daarbij aan de openbare of niet-openbare procedure of één van de onderhandelingsprocedures met bekendmaking.
De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is dan weer een procedure waarvoor je geen aankondiging moet plaatsen en waarbij je zelf minstens drie spelers kiest. Ook in dit geval zijn er plaatsingsregels te respecteren alsook gelden de regels in verband met de rechtsbescherming.
De minst gereglementereerde procedure is de opdracht van beperkte waarde, ook wel 'aanvaarde factuur' genoemd. Als de totale uitgave per bestuur over één jaar voor een samenhangende set van aankopen lager blijft dan 30 000 euro (zonder btw) kun je als schoolbestuur binnen de WOO de opdracht plaatsen via deze 'aanvaarde factuur'. Als je jouw opdracht raamde voor één jaar moet je het volgende jaar uiteraard een nieuwe opdracht in de markt zetten. Beslaat je opdracht meerdere jaren, dan moet je raming ook over meerdere jaren lopen waarbij dezelfde grensbedragen gelden.
Deze procedure 'aanvaarde factuur' is nochtans geen vrijgeleide om zonder meer een bestelling te plaatsen. Ook die procedure vergt een voldoende gedocumenteerde marktraadpleging. Het bestuur moet kunnen aantonen dat de basisbeginselen gerespecteerd zijn om de mededinging te laten spelen: gelijkheid, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit. Je kunt die mededinging aantonen door minstens drie offertes op te vragen. Maar printscreens van webpagina’s van minstens drie marktspelers met een duidelijk en te vergelijken aanbod, kunnen ook volstaan. In dat laatste geval hoef je dus geen eigenlijke offertes op te vragen
Een ‘gemotiveerde gunningsbeslissing’ is strikt genomen niet nodig, maar best maak je wel een document op waaruit de motieven blijken om te kiezen voor X. Mochten er nadien klachten komen dan heb je een bewijsstuk. Als je enkel naar de prijs kijkt, kies je gewoon de goedkoopste regelmatige inschrijver. Je hoeft dan geen score toe te kennen aan dit enig criterium.
Het bewijs van de raadpleging/motivatie bewaar je gedurende 10 jaar in het administratief dossier van de school. In geval van een controle moet je die bewijsstukken kunnen voorleggen.
Let wel, de WOO laat niet toe dat een globale opdracht van meer dan 30 000 euro in stukken geknipt wordt zodat elk deeltje apart onder 30 000 euro uitkomt teneinde de werkwijze van ‘aanvaarde factuur’ te kunnen toepassen.
De wetgever heeft recentelijk en dit met ingang van 1 januari 2025 ook bijkomende rapporteringsverplichtingen ingevoerd voor opdrachten 'aanvaarde factuur' vanaf 3 000 euro.
We drukken je daarom op het hart om de richtlijnen over de aanvaarde factuur die op onze PRO.-website staan strikt toe te passen.
Wanneer je aankoopt via de raamovereenkomsten van vzw DOKO, dan ben je meteen in orde met deze wet op de overheidsopdrachten. De aankoopcentrale staat dan in voor het organiseren van de plaatsingsprocedure, de gunning en sluiting, de rechtsbescherming en de rapportering.
Wie aankopen doet via de raamovereenkomsten die Katholiek Onderwijs Vlaanderen via vzw DOKO aan haar leden aanbiedt, is vrijgesteld van de verplichting om een eigen procedure te voeren binnen de WOO. Zo’n procedure kost tijd en houdt altijd ook een zeker risico in. Met onze raamovereenkomsten ontzorgen we onze besturen volledig en ondersteunen we je om aan de beste voorwaarden (prijs – kwaliteit) aan te kopen.
Die voorwaarden hebben betrekking op de inhoud van de opdracht, de aankoopprijs, de leveringstermijnen en -modaliteiten, de garantievoorwaarden en de dienstverlening.
Om die doelstelling waar te maken doorlopen we bij elke raamovereenkomst een heel traject.
We starten elke raamovereenkomst met een uitgebreide marktverkenning. Zo leren we de behoeften van onze scholen kennen en wat de markt te bieden heeft. We nodigen scholen en besturen uit om mee te werken aan die marktverkenning, hetzij via specifieke 'klankbordgroepen' voor een raamovereenkomst, hetzij via onze periodieke netwerkgroepen ‘overheidsopdrachten’ waar iedereen welkom is. Ook sturen we soms een enquête uit via de nieuwsbrief waarin input kan gegeven worden over een bepaalde raamovereenkomst die we in de markt willen plaatsen.
Op het einde van de marktverkenning bepalen we de inhoud van het bestek: wat hebben onze leden nodig, wat moeten we zeker voorzien, over welke termijn voorzien we een raamovereenkomst en op basis van welke elementen kunnen we het best kandidaten selecteren en offertes vergelijken? Dit laatste is de bepaling van de zogenaamde selectiecriteria. Het is evident dat niet iedereen zulke grote contracten aankan.
Verder bepalen we op dat ogenblik of we kiezen voor een gesloten of voor een open raamovereenkomst. We kiezen bij voorkeur voor open raamovereenkomsten waar onze leden op elk moment de vrijheid hebben om er wel of niet uit af te nemen. De meeste van onze raamovereenkomsten zijn open raamovereenkomsten. In uitzonderlijke gevallen, als het volume waarmee we naar de markt trekken essentieel is om een optimale prijs te krijgen, kiezen we voor een gesloten raamovereenkomst. Dat doen we bijvoorbeeld voor energie, voor een aantal verzekeringspolissen ...
We beslissen op dat ogenblik ook of we de opdracht in zijn geheel op de markt zetten of deze wordt opgesplitst in percelen. Ook daar denken we bewust over na op basis van de informatie tijdens de marktverkenning. Een indeling in percelen kan thematisch zijn of geografisch.
Thematisch kunnen we er bijvoorbeeld voor kiezen om een afzonderlijke perceel Windows laptops te voorzien naast een perceel Chromebooks en een perceel iPads, zoals we deden voor BYOD.
Een indeling in geografische afgebakende percelen kan dan weer zinvol zijn wanneer onze leden er wel bij varen, dan wel om de markt niet nodeloos te monopoliseren.
Daarnaast bepalen we ook welke gunningsprocedure we gebruiken. Aangezien vzw DOKO (bijna) altijd Europees moet aanbesteden, kiezen we meestal voor een openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandeling.
We baseren ons bijna nooit alleen op het gunningscriterium prijs. Vaak is het een combinatie van prijs en kwaliteit die bepalend zijn in onze keuze van leverancier. Vzw DOKO krijgt vaak de opmerking dat eenzelfde product goedkoper is bij een winkel om de hoek. Probleem is dat dan enkel naar de prijs wordt gekeken en niet naar de kwaliteitseisen die DOKO vooropstelde. Ook de bijkomende verbintenissen ingevolge de regelgeving overheidsopdrachten, garanties en sanctiemiddelen moeten mee bekeken worden bij dergelijke vergelijkingen.
Al die elementen nemen we mee in het bestek. Na een laatste controle en een akkoord van ons bestuursorgaan starten we de gunningsprocedure die finaal zal leiden tot de aanstelling van één (of meerdere) raamcontractant(en).
Ook na de gunning, tijdens de uitvoering, blijft vzw DOKO een rol spelen. De uitvoering van de opdracht behoort tot de bevoegdheid van de afnemer maar ook vzw DOKO kan, als aankoopcentrale, in gunstige zin wegen op de uitvoering van de overeenkomst. Als er bij de uitvoering structureel iets fout zou lopen, dan hebben wij als aankoopcentrale een grotere hefboom dan een individueel bestuur om bijsturingen af te dwingen.
Als bestuur en lid van Katholiek Onderwijs Vlaanderen ben je niet verplicht om aan te kopen uit de raamovereenkomsten van vzw DOKO. Je mag ook elders aankopen, maar je moet dan zelf een procedure volgen binnen de WOO. Dat zorgt dan voor taaklast en risico voor de school (eventuele rechtszaak) én levert meestal minder interessante voorwaarden op.
Vzw DOKO vraagt aan de leveranciers van de raamovereenkomsten een klein percentage van de omzet. Hiermee betaalt vzw DOKO naast de kosten van het personeel van de aankoopcentrale, beroepsprocedures en andere kosten van dienstverlening die gratis aan de scholen wordt aangeboden.
Wie aankopen wil doen via de raamovereenkomsten van onze vzw DOKO, is verplicht zich eerst te registreren in Mijn als strategische inkoper (je schoolbestuur zal deze rol moeten goedkeuren). Deze registratie bij Katholiek Onderwijs Vlaanderen is noodzakelijk om als gebruiker je mandaten en persoonlijke instellingen te beheren en te raadplegen.
Op onze website www.doko.be vind je onder ‘raamovereenkomsten’ de ABC van heel ons aanbod. Via de fiches onder de rubriek ‘hoe inschrijven’, kun je als strategische inkoper een mandaat geven voor een specifieke raamovereenkomst. Vanaf dan neem je contact op met de leverancier en kun je bestellen via die raamovereenkomst.
Wil je graag meewerken aan de uitrol van een raamovereenkomst? Stel je dan kandidaat bij de DOKO-medewerkers voor een klankbordgroep. Zo deel je je kennis ten voordele van alle katholieke scholen.
Is iets niet helemaal duidelijk, aarzel dan niet om ons te contacteren via info.doko@katholiekonderwijs.vlaanderen. We zijn er om je te helpen!
