Bij de formule 'overdracht ut singuli' draagt een vzw een bepaald vermogensbestanddeel over naar een andere vzw. Er zijn geen wettelijk opgelegde procedures te volgen. Besturen die voor deze formule kiezen, moeten alleen de gewone privaatrechtelijke regels volgen. De overdrachtsakte mag onderhands zijn. De tussenkomst van een notaris is bij deze formule niet vereist tenzij de vzw onroerend goed overdraagt. Deze eenvoudige procedure wordt vaak gebruikt om een onderwijsinstelling van het ene bestuur naar het andere over te hevelen.
De betrokken vzw's kijken na welke bepalingen er in hun statuten of intern reglement staan in verband met de overdracht of overname van het actief of passief dat overgedragen of overgenomen zal worden. Behoort dit tot de bevoegdheid van de algemene vergadering of van het bestuursorgaan? Zijn er in de statuten of in het intern reglement bepaalde aanwezigheidsquora of stemmingsvoorwaarden opgelegd? Indien dat niet het geval is, dan gelden de normale interne bevoegdheidsregels van het sluiten van contracten.
Zowel de inbrengende als de overnemende vzw's moeten ook nakijken of de overdracht en respectievelijk overname passen binnen hun statutair doel of hun voorwerp. Zo niet moeten zij hun statuten aanpassen. Denk eraan om voor alle statuten- of doelwijzigingen de procedures van artikel 9:21 van de WVV van 4 april 2019 te volgen:
De overdrachtsakte mag onderhands zijn. Besturen die alleen een onderwijsinstelling of een vestigingsplaats (zonder zakelijk recht) wensen over te dragen, kunnen gebruik maken van de voorbeeldovereenkomst. Als er ook zakelijke rechten worden overgedragen (eigendom, erfpacht of opstal), dan is het noodzakelijk om een notaris in te schakelen.
In de overdrachtsakte moet een duidelijke omschrijving staan van de omvang en de aard van de overdracht. Gaat het om één of meerdere scholen of vestigingsplaatsen? Gaat het alleen om de onderwijsbevoegdheid of worden ook zakelijke rechten overgedragen? Worden ook contracten met leveranciers overgedragen? Afhankelijk van de aard van de overdracht, zijn er enkele zaken waarvoor besturen aandacht moeten hebben.
Een vzw die de onderwijsbevoegdheid van een instelling overdraagt, draagt verplicht ook het gesubsidieerd personeel over dat geaffecteerd is aan deze instelling. De overdracht van onderwijsbevoegdheid en personeel moet op hetzelfde ogenblik gebeuren.
Juridisch gezien moet de overdracht van het personeel niet via een apart contract, maar wij raden dit toch wel aan.
Meer informatie over de overdracht van personeel vind je in de nota BOS & personeel. Je vindt er ook een link naar een voorstel van kennisgeving dat je kunt gebruiken om je personeelsleden op de hoogte te brengen van de wijziging van werkgever.
Bij een overdracht ut singuli is er geen publicatie in het Belgisch Staatsblad. Derden kunnen dus niet traceren naar wie of wat het actief of passief overgeheveld wordt. Als er contracten met leveranciers worden overgedragen, moeten dan ook uiteraard de burgerrechtelijke regels rond de overdracht van overeenkomsten worden gevolgd. Concreet betekent dit dat men de toestemming van de individuele medecontractant (een cateraar, een poetsfirma, een verzekeringsmaatschappij ...) nodig heeft om het contract van de ene naar de andere vzw over te dragen.
Wij gaan ervan uit dat de medecontractanten daarvan geen probleem zullen maken aangezien de verkrijgende vzw sowieso de verplichting heeft om het contract verder uit te voeren volgens de voorwaarden die er in vermeld staan. De overdracht van een overeenkomst heeft principieel geen gevolgen voor de contractvoorwaarden.
De inbrengende vzw's houden niet automatisch op te bestaan na een overdracht ut singuli. Zij kunnen er voor kiezen om verder te blijven bestaan of om zichzelf te ontbinden.
Als de vzw blijft verder bestaan, is dat meestal met aangepaste activiteiten. Zo kan de vzw een patrimonium-vzw worden of een 'vrienden van...-vzw'. De vzw moet wel grondig nakijken of zij met die activiteiten haar statutair doel nog nastreeft. Indien dat niet zo is, moet zij het statutair doel laten aanpassen in haar statuten. Als de vzw dat niet doet, loopt zij het risico haar statuten 'te schenden'. In dat geval mag elk lid van de vzw, een belanghebbende derde of het openbaar ministerie de ontbinding van de betreffende vzw vorderen bij de rechtbank.
Als de vzw verder blijft bestaan, wijzigen waarschijnlijk ook andere zaken zoals de samenstelling van het bestuursorgaan of de naam.
Als de vzw er voor kiest om zichzelf te ontbinden, moet zij de geijkte procedure volgen en moet de algemene vergadering over de ontbinding beslissen (zie drie voorwaarden doelwijziging).
Een meer uitgebreide uitleg over de ontbinding en vereffening vind je onder 'Fusie ingevolge vrijwillige ontbinding'
Als de overdracht ut singuli leidt tot een statutenwijziging bij de inbrengende of overnemende vzw, dan moeten deze wijzigingen gepubliceerd worden.
De vzw legt haar statutenwijziging neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De formulieren die je daarvoor moet gebruiken, vind je op de website van FOD Justitie.
Als de overdracht ook een zakelijk recht omvat (eigendom, erfpacht of opstal), dan moet de notariële akte binnen de vijftien kalenderdagen overgeschreven zijn op het hypotheekkantoor. Dit is de verantwoordelijkheid van de notaris.
Als de inbrengende vzw beslist om zichzelf te ontbinden na de overdracht, moet zij ook de beslissing tot ontbinding en nadien het verslag van vereffening neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank en publiceren in het Belgisch Staatsblad. Voor meer uitleg hierover verwijzen wij naar 'Fusie ingevolge vrijwillige ontbinding'.
Wijzigingen van schoolbestuur meld je bij voorkeur twee maanden voor de inwerkingtreding aan Katholiek Onderwijs Vlaanderen en aan de DPCC, en zo snel mogelijk aan AgODi. Meer informatie over de procedure en een link naar de juiste documenten vind je terug in de nota BOS & Melding van wijzigingen aan Katholiek Onderwijs Vlaanderen DPCC, AGODI en AHOVOKS.
Een overzicht van de verschillende stappen en aandachtspunten vind je in het draaiboek fusieprocedures.
