Het plaatsen van een overheidsopdracht is een complex gegeven. Er komen heel wat verplichtingen en regels bij kijken. Als bestuur kun je zelf een opdracht plaatsen, werken via een aankoopcentrale of aansluiten bij een raamcontract.
Als je als bestuur zelf aan de slag wilt gaan, kun je gebruik maken van het beknopt stappenplan hieronder. Het hoort bij een éénstapsprocedure. Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken bij de openbare procedure en bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure.
Voorafgaand aan de opstart van de gunningsprocedure onderzoek je hoe je de behoefte van je bestuur best in een afgebakende overheidsopdracht onderbrengt. De analyse van het uit gavenpatroon en de marktverkenning zijn daarbij belangrijke hulpmiddelen.
Dat onderzoek moet je ook helpen om de kostprijs van de opdracht in te schatten. In die voorbereidende fase houdt de marktverkenning in dat je contact legt met potentiële dienstverleners, leveranciers of aannemers om de opdracht correct te omschrijven. In dit stadium baken je de opdracht eenduidig af. Die opdracht is dan het pakket dat je in een enkele keer aan de markt aanbiedt.
Van zodra je de opdracht hebt gedefinieerd, kun je bepalen of het gaat om een opdracht voor werken, leveringen of diensten. Vervolgens bepaal je de ‘waarde’ van de opdracht omdat die in belangrijke mate weegt op de keuze van een gunningsprocedure. Tot slot moet je nog beslissen of je de opdracht in één enkel perceel of in meerdere percelen gunt.
Dan pas ben je klaar om een gunningsprocedure te bepalen, desgevallend per perceel.
De beslissing om te kiezen voor een bepaalde gunningsprocedure voor een specifieke opdracht, moet je als aanbestedende overheid formeel motiveren.
In stap 3 stel je het uitvoeringsdossier samen. Dat omvat zowel het bestek als de bijlagen zoals plannen en tekeningen bij een opdracht van werken. Het bestaat onder meer en minstens uit de volgende elementen:
Naargelang de verplichtingen moet je de opdracht Belgisch of Europees aankondigen via E-notification . Alleen bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking moet je de opdracht niet verplicht aankondigen. In dat geval vervang je deze stap door de uitnodiging van de kandidaten om een offerte in te dienen.
De offertes moeten bij jou toekomen voor de uiterste datum en uur van indiening. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.
Als je als bestuur elektronische communicatiemiddelen gebruikt, vindt de opening van de offertes plaats op de datum en het uur bepaald in het bestek.
Als je als bestuur geen elektronische communicatiemiddelen gebruikt, bepaal jij in de opdrachtdocumenten welke de modaliteiten zijn voor de indiening en de opening van de offertes. Opgelet dit is enkel nog toegelaten bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking en bij aanvaarde factuur.
Eens je de offertes ontvangen en geopend hebt, is het aan jou als bestuur om de offertes te controleren:
In het geval van een onderhandelingsprocedure kun je in deze fase ook onderhandelingen aanknopen met een of meer inschrijvers. Voorwaarde is dan dat alle inschrijvers tegelijk de zelfde bijkomende informatie ontvangen en dat alle inschrijvers op dezelfde wijze beoordeeld worden. De onderhandelingen kunnen niet leiden tot een wijziging van essentiële kenmerken van de opdracht.
In elk van de gunningsprocedures krijgt het onderzoek van de offertes zijn neerslag in een ‘verslag van nazicht’ dat besluit met een voorstel om de opdracht toe te wijzen aan een bepaalde inschrijver en tegen een bepaalde prijs.
Op basis van het verslag van nazicht beslis je om de opdracht ( of een van de percelen binnen de opdracht) te gunnen aan een bepaalde inschrijver voor een bepaalde prijs. Het gaat over een expliciete en gemotiveerde beslissing.
Zo snel mogelijk na de beslissing om de opdracht te gunnen, informeer je alle inschrijvers over je beslissing. In bepaalde gevallen moet je ook een standstill-periode of wachttermijn respecteren. Inschrijvers krijgen zo de kans om een vordering in te stellen tot schorsing van de gunningsbeslissing.
Na het doorlopen (desgevallend) van de standstill-periode sluit je de opdracht door de gunning per aangetekend schrijven te betekenen aan de gekozen inschrijver.
Vervolgens leg je de startdatum van de opdracht vast in het aanvangsbevel. Ook dat document wordt aangetekend opgestuurd.
De aanvangsdatum is in bepaalde gevallen niet vrij te kiezen. Het verdient alvast aanbeveling om die aanvangsdatum vast te leggen in onderling overleg tussen de betrokken partijen.
Als je als bestuur een overheidsopdracht plant, kun je ook een beroep doen op een aankoopcentrale. Een aankoopcentrale is een aanbestedende overheid die:
Als de centrale een opdracht gunt voor jou, dan heeft zij voorafgaandelijk van jou een machtiging of overeenkomst nodig. Pas als ze over een schriftelijk mandaat beschikt, kan de aankoopcentrale de gunningsprocedure lanceren. DOKO is de aankoopcentrale voor de leden van Katholiek Onderwijs Vlaanderen.
Een raamovereenkomst (artikel 43 WOO) is een overeenkomst tussen één of meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners en één of meer aanbestedende overheden. Zij hebben die overeenkomst gesloten via één van de procedures (link naar gunningswijzen) voorzien in de WOO. Het doel van een dergelijke raamovereenkomst is om gedurende een bepaalde periode aan vaste voorwaarden leveringen of diensten te kunnen aankopen.
Een raamovereenkomst zorgt ervoor:
Ook bij een raamovereenkomst is de afbakening van de opdracht en van de afzonderlijk te gunnen percelen binnen een opdracht erg belangrijk. Een te groot pakket in één enkel perceel kan de mededinging immers ook beperken omdat slechts enkele ondernemers in staat zijn om het volume in opdracht te nemen.
De duur van een raamovereenkomst, alsook de opdrachten die erop gebaseerd zijn, is beperkt tot vier jaar (artikel 43 WOO). In uitzonderlijke gevallen kan een raamovereenkomst over een langere periode lopen. Voor kopieerapparaten bijvoorbeeld loopt de afschrijvingstermijn over een periode van 60 maanden. De raamovereenkomst voor kopieerapparaten zal dan ook over een periode van 60 maanden of vijf jaar lopen.
Kijk alvast ook even naar de raamovereenkomsten van de aankoopcentrale DOKO.
