Een raamovereenkomst komt niet zomaar tot stand. Er wordt een heel traject doorlopen. Hierna kun je lezen hoe een raamovereenkomst tot stand komt en hoe vzw DOKO bepaalde beslissingen neemt.
Met onze raamovereenkomsten ontzorgen we onze besturen volledig om aan de beste voorwaarden aan te kopen binnen de wetgeving overheidsopdrachten. Die voorwaarden hebben betrekking op de inhoud van de opdracht, de aankoopprijs, de leveringstermijnen en -modaliteiten, de garantievoorwaarden en de dienstverlening.
Om die doelstelling waar te maken doorlopen we bij elke raamovereenkomst een heel traject.
We starten elke raamovereenkomst met een uitgebreide marktverkenning. Zo leren we de behoeften van onze scholen kennen en wat de markt te bieden heeft. We nodigen scholen en besturen uit om mee te werken aan die marktverkenning, hetzij via specifieke 'klankbordgroepen' voor een raamovereenkomst, hetzij via onze periodieke netwerkgroepen overheidsopdrachten waar iedereen welkom is.
Op het einde van de marktverkenning bepalen we de inhoud van het bestek: wat hebben onze leden nodig, wat moeten we zeker voorzien, over welke termijn voorzien we een raamovereenkomst en op basis van welke elementen kunnen we het best kandidaten selecteren en offertes vergelijken?
Verder bepalen we op dat ogenblik of we kiezen voor een gesloten of voor een open raamovereenkomst. We kiezen bij voorkeur voor open raamovereenkomsten waar onze leden op elk moment de vrijheid hebben om er wel of niet uit af te nemen. De meeste van onze raamovereenkomsten zijn dan ook open raamovereenkomsten. In uitzonderlijke gevallen, als het volume waarmee we naar de markt trekken essentieel is om een optimale prijs te krijgen, kiezen we voor een gesloten raamovereenkomst. Dat doen we bijvoorbeeld voor energie, voor een aantal verzekeringspolissen ...
We beslissen op dat ogenblik ook of we de opdracht in zijn geheel op de markt zetten of opgesplitst in percelen. Ook daar denken we bewust over na op basis van de informatie die aan het licht komt tijdens de marktverkenning. Een indeling in percelen kan thematisch zijn of geografisch. Thematisch kunnen we er bijvoorbeeld voor kiezen om een afzonderlijke opdracht knutselmateriaal te voorzien naast een opdracht kantoormateriaal.
Een indeling in geografische afgebakende percelen kan dan weer zinvol zijn hetzij omdat onze leden er wel bij varen, hetzij om de markt niet nodeloos te monopoliseren. Voor de raamovereenkomst voor handboeken basisonderwijs hebben we bijvoorbeeld de opdracht opgesplitst in aparte percelen tot op de kleine schaal van een arrondissement om een aantal interessante kleinere spelers de kans te geven om ook een deel van de opdracht binnen te halen. Hierbij was het van belang om de al niet zo grote concurrentie op lange termijn te laten bestaan.
Als schoolbestuur wil je uiteraard altijd aan de beste voorwaarden aankopen. Als een opsplitsing leidt tot minder gunstige voorwaarden, dan is dat voor onze leden niet evident
Daarnaast bepalen we ook welke gunningsprocedure we het best gebruiken. Aangezien DOKO (bijna) altijd Europees moet aanbesteden, kiezen we meestal voor een openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandeling.
Al die elementen nemen we mee in het bestek. Na een laatste controle en een akkoord van ons bestuursorgaan starten we de gunningsprocedure die finaal zal leiden tot de aanstelling van een raamcontractant.
Ook na de gunning, tijdens de uitvoering, blijft DOKO een rol spelen. DOKO kan, als aankoopcentrale, in gunstige zin wegen op de uitvoering van de overeenkomst. Als er bij de uitvoering iets fout zou lopen, dan hebben wij als aankoopcentrale een grotere hefboom dan een individueel bestuur om bijsturingen af te dwingen
Als bestuur ben je niet verplicht om uit een open raamovereenkomst af te nemen. Je mag aankopen bij een andere partij, maar je zal dan zelf een procedure moeten volgen binnen de wetgeving overheidsopdrachten. Dat zorgt dan voor taaklast en risico én levert meestal minder interessante voorwaarden op. Maar we hebben als aankoopcentrale niet voor al je behoeften een pasklare oplossing via een raamovereenkomst. Stel je in ons aanbod toch nog een belangrijke lacune vast, laat het ons dan zeker weten.
Met al je andere vragen en opmerkingen kan je ons via onderstaande weg bereiken. We helpen je graag verder.
Het DOKO team:
