Als schoolbestuur van een gesubsidieerde school moet je aan AGODI verantwoording afleggen over het gebruik van je werkingsbudget. De verificatiediensten van AGODI kunnen ter plaatse in jouw scholen controles uitoefenen of gebruik maken van de Schoollokettoepassing om informatie op te vragen.
Artikelen 76 en 77 van het Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997): in het basisonderwijs zijn de jaarlijkse werkingstoelagen bedoeld “voor de werking, de uitrusting, het groot onderhoud” van de scholen van het schoolbestuur en daarnaast ook “voor het werken aan rationeel energiegebruik” in de scholen van het schoolbestuur en “om tegemoet te komen aan de kosteloosheid vermeld in artikel 27 en aan de maximumfacturen vermeld in artikel 27bis.” (…) “Ieder schoolbestuur van een gesubsidieerde school moet aan AGODI verantwoording afleggen over het gebruik van zijn werkingsbudget.”
De controle door de verificatiediensten van AGODI mag geen betrekking hebben op de “opportuniteit van de bestedingen”. Dat de controle geen betrekking mag hebben op de opportuniteit van de bestedingen betekent dat de verificatiediensten niet mogen beoordelen of de bestedingen geschikt of passend zijn voor de onderwijsactiviteit van de scholen.
“Het werkingsbudget op basis van de leerlingenkenmerken (…) kan enkel worden aangewend in het kader van een gelijke onderwijskansenbeleid (…).”
“De externe evaluatie (…) van de aanwending van het werkingsbudget op basis van de leerlingenkenmerken (…)” gebeurt door de Onderwijsinspectie in het kader van de schooldoorlichting.
In het secundair onderwijs zijn de jaarlijkse werkingstoelagen bedoeld om “de kosten te dekken die verbonden zijn aan de werking en de uitrusting van de school, aan het kosteloos verstrekken van leerboeken en schoolbehoeften aan de leerplichtige leerlingen en aan de uitgaven voor de financiering van de investeringen” (artikel 37 van het Codex secundair onderwijs).
“Het werkingsbudget op basis van de leerlingenkenmerken (…) kan enkel worden aangewend in het kader van een gelijke onderwijskansenbeleid” (artikel 41 van het Codex secundair onderwijs). “De externe evaluatie (…) van de aanwending van het werkingsbudget op basis van de leerlingenkenmerken” gebeurt door de Onderwijsinspectie in het kader van de schooldoorlichting
De werkingsbudgetten worden door AGODI toegekend aan het schoolbestuur, niet aan de school. Als schoolbesturen meerdere scholen besturen moeten het schoolbestuur bij de aanwending van het werkingsbudget rekening houden met een “gelijke behandeling van al zijn gefinancierde of gesubsidieerde scholen en van al zijn leerlingen”. (artikelen 76 van het Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 en 41 van het Besluit van de Vlaamse Regering houdende de codificatie betreffende het secundair onderwijs van 17 december 2010).
Sommige middelen zijn gekleurde middelen. Voor deze werkingsmiddelen moet je soms aparte bestedingsregels naleven. Ze moeten dan worden besteed aan een specifiek doel en/of tijdens een afgebakende bestedingsperiode. Voorbeelden zijn nascholingsmiddelen, Digisprong-subsidies, …
De verificatiediensten van AGODI kunnen ook de aanwending controleren van middelen die tijdelijk voor één of enkele schooljaren worden toegekend en van middelen die zijn toegekend voor een specifiek doel. Ook de naleving van de aparte bestedingsregels kunnen door de verificatiediensten van AGODI worden gecontroleerd.
De controle gebeurt volgens de richtlijnen in de omzendbrief NO/2005/04 van 21 december 2005 over de controle op de aanwending van de werkingsmiddelen in het gesubsidieerd vrij onderwijs.
De controle gebeurt aan de hand van de boekhouding en de verslagen die daaruit voortvloeien. Scholen die niet verplicht zijn een dubbele boekhouding te voeren, mogen een financieel verslag voorleggen dat de situatie op kasbasis weergeeft.
Het gebruik van het vroegere AL1-formulier is opgeheven.
De verificatiediensten kunnen de correcte naleving nagaan van de Wet op de Overheidsopdrachten.
Uitgaven die duidelijk geen betrekking hebben op de werking van de school of waarvoor je geen bewijsstukken kan voorleggen, worden als een afwending van werkingsmiddelen beschouwd. Er kan dan een terugvordering gebeuren.
