Hervatting van de sociale verkiezingen

Normaal gezien hadden de sociale verkiezingen moeten plaatsvinden tussen 11 en 24 mei. Door de coronacrisis besliste de Nationale Veiligheidsraad om de procedure te schorsen. Intussen is de regeling voor de herneming van de sociale verkiezingsprocedure vastgelegd. De verkiezingen zullen plaatsvinden van 16 tot en met 29 november 2020. Welke stappen moet je nu nemen voor de herneming van de procedure?

Stappen voor hervatting sociale verkiezingsprocedure

sla link op in klembord

Om de sociale verkiezingsprocedure te kunnen hernemen, moet je binnenkort in je onderneming een drietal stappen  zetten. Het is het CPPW en/of de OR die hiervoor het initiatief moet nemen. Als er geen CPBW en/of OR is, is de werkgever hiervoor verantwoordelijk.

Stap 1 Vastleggen van de uitgestelde verkiezingsdatum

sla link op in klembord

De uitgestelde sociale verkiezingen zullen plaatsvinden van 16 tot en met 29 november 2020. Je kunt je nieuwe verkiezingsdatum niet zomaar vrij kiezen. De nieuwe datum volgt in principe automatisch uit je oorspronkelijk gekozen verkiezingsdatum in mei. Als je de verkiezingen bijvoorbeeld op de derde verkiezingsdag in mei had gepland, dan moet je nu ook op de derde verkiezingsdag in november sociale verkiezingen organiseren. Dat houdt in dat verkiezingen gepland op 13 mei nu zullen doorgaan op 18 november.

Het kan zijn dat de nieuwe verkiezingsdatum eigenlijk minder gepast is in de praktische werking. Je kunt dan een alternatieve verkiezingsdatum kiezen binnen de periode van 16 tot en met 29 november 2020. Die beslissing neem je binnen het CPBW of binnen de OR. Als je geen CPBW en/of OR hebt, dan kiest de werkgever de alternatieve datum.

Stap 2 Eventuele aanpassing uurregeling voor de stemming

sla link op in klembord

In principe blijft de oorspronkelijke uurregeling onveranderd. Maar wegens de geldende veiligheidsmaatregelen kan het CPBW en/of de OR beslissen om de uurregeling te verruimen. Het verloop van de stemming zal namelijk misschien meer tijd in beslag nemen door bijvoorbeeld de geldende afstandsregels, het ontsmetten, enz.

Je mag enkel de uurregeling verruimen of verplaatsen. Je mag het aantal uren niet verminderen. Ook blijft de regel dat de stemming moet plaatsvinden tijdens de normale werkuren gelden.

Stap 3 Nieuwe kieskalender opstellen

sla link op in klembord

De nieuwe verkiezingsprocedure wordt hervat vanaf dag X+36. De nieuwe dag X+36 zal dus ten vroegste vallen op 23 september.

Op basis van de nieuwe vastgelegde verkiezingdatum, zal het CPBW en/of de OR een nieuwe kieskalender moeten opstellen.

Stap 4 Aanplakking aangepast bericht X

sla link op in klembord

De nieuwe verkiezingsdatum, eventuele aangepaste uurregeling en de kieskalender moeten door het CPBW en/of de oR, of bij ontstentenis, door de werkgever worden aangeplakt.

Je gebruikt hiervoor het verplichte modelformulier van de FOD WASOBericht tot rechtzetting van bericht X na einde opschorting.’

De aanplakking gebeurt uiterlijk 7 dagen voor de concrete dag van herneming. Dit is de nieuwe dag X+29

Je plakt het bericht op dezelfde wijze of plaatsen aan als de aanplakking van bericht X. Als je geen CPBW en/of OR hebt, moet je het bericht ook bezorgen aan de vakbondsafvaardiging.

Je moet het formulier ook bezorgen aan de representatieve werknemersorganisatie. Dit doe je op de gebruikelijke manier door het op te laden via de applicatie van FOD WASO.

Praktische verduidelijkingen over de hervatte procedure

sla link op in klembord

Heel wat stappen in de verkiezingsprocedure werden al doorlopen. Dit kan bij de hervatting praktische vragen met zich meebrengen. Wat als je onderneming intussen fuseerde? Gelden de kiezerslijsten nog? Welke kandidatenlijsten plak je aan? We geven je hier een antwoord op een aantal praktische vragen.

X+35

sla link op in klembord

De verkiezingsprocedure werd nog verdergezet tot en met dag X+35. Alle stappen die je hebt doorlopen tot en met die dag blijven verworven, ook al is de situatie in je onderneming intussen misschien wat veranderd. De verdere verrichtingen in de procedure blijven identiek. Bij ‘de kalender van dag tot dag’ (link naar ‘de kalender van dag tot dag’) vind je meer uitleg bij de verschillende stappen

Behoud technische bedrijfseenheden

sla link op in klembord

Je legde in de aanloop van de oorspronkelijke verkiezingsdatum in mei de technische bedrijfseenheden van je onderneming al vast. Die blijven ook bij de verderzetting van de verkiezingsprocedure dezelfde. Mogelijke fusies of andere wijzigingen in de structuur worden dus buiten beschouwing gelaten. Na de verkiezingen zul je dan mogelijks wat moeten herorganiseren in je verkozen organen.

Kiezerslijsten

sla link op in klembord

Ook de kiezerslijsten die je op dag X opmaakte, blijven geldig. Sta je op de kiezerslijst dan mag je ook stemmen. Dit betekent bijvoorbeeld dat iemand die op de kiezerslijst staat, maar intussen een leidinggevende functie bekleedt, in principe toch nog mag stemmen.

Op dag X+77 kunnen de overlegorganen wel nog unaniem beslissen om de kiezerslijsten te actualiseren. Dit betekent dat werknemers die op dat moment niet meer werkzaam zijn in de onderneming van de kiezerslijst mogen worden geschrapt. Zolang iemand niet geschrapt is door de overlegorganen mogen zij stemmen.

Voor uitzendkrachten geldt dat de tweede anciënniteitsvoorwaarde stopt in de periode van de schorsing. Deze voorwaarde, namelijk 26 dagen gewerkt hebben als uitzendkracht in de periode vanaf dag X tot en met dag X+77, start opnieuw wanneer de procedure herneemt op dag x+36. Maar ook uitzendkrachten mogen stemmen zolang de overlegorganen hen op X+77 niet unaniem schrappen van de kiezerslijsten.

Kandidatenlijsten

sla link op in klembord

De representatieve werknemersorganisaties moesten de kandidatenlijsten indienen ten laatste op dag X+35. Enkel de op dat ogenblik ingediende kandidatenlijsten gelden. Er kunnen dus geen nieuwe lijsten meer worden ingediend. Zoals ook in de normale procedure kunnen de representatieve werknemersorganisaties uiterlijk tot dag X + 76 kandidaten vervangen.

Praktische verduidelijkingen: Coronaproof stemmen

sla link op in klembord

De wetgever heeft door de Corona-context een aantal versoepelingen ingebouwd in de strikte wetgeving over de organisatie van de sociale verkiezingen. We overlopen hier de belangrijkste wijzigingen afhankelijk van de wijze waarop gestemd zal worden: ter plaatse, per brief of elektronisch.

Stemming gebeurt ter plaatse

sla link op in klembord

Als je de stemming ter plaatse organiseert, moet je uiteraard de nodige voorzorgsmaatregelen nemen, zodat dit in alle veiligheid kan verlopen. Richtlijnen hiervoor vind je op de website van het FOD WASO.

Oproeping kiezers

sla link op in klembord

De werkgever moet uiterlijk op X+80 alle kiezers voor de verkiezingen oproepen.

Omwille van de bijzondere Corona-context kun je als werkgever nu overgaan tot oproeping via veilige alternatieven, in plaats van de fysieke overhandiging van de oproepingsbrief aan de kiezers zelf.  Dit kan wel enkel mits bewijs van verzending en ontvangst, zoals bv. een mailbericht met ontvangst- en/of leesbevestiging. Bij gebrek aan dergelijk bewijs, wordt de oproeping alsnog aangetekend verstuurd tegen X+82, of op een andere wijze waarover een unaniem akkoord werd bereikt binnen het overlegorgaan.

Stemming gebeurt per brief

sla link op in klembord

Akkoord sluiten over stemmen per brief

sla link op in klembord

Door de nieuwe golf aan Coronabesmettingen, stimuleert de wetgever de mogelijkheid om te stemmen per brief. De wetgever verlengde de termijn voor het sluiten van akkoorden op dit punt. Je kunt dus nog steeds met alle vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen voor de betrokken categorie van werknemers akkoorden sluiten om te stemmen per brief, ook na dag X+56. 

Bijkomend motief om te kunnen stemmen per brief: minimale contacten en verplaatsingen

sla link op in klembord

De wet voorziet normaal in vier redenen om te kunnen stemmen per brief. Omwille van de bijzondere Corona-context werd nu een extra reden toegevoegd: ook werknemers die op de dag van de stemming eigenlijk aanwezig zijn in de onderneming kunnen nu per brief stemmen als ter plaatse stemmen toch niet helemaal veilig zou zijn.

Akkoord over wijziging aantal stembureaus

sla link op in klembord

Als je een akkoord hebt om per brief te stemmen, kan het aantal stembureaus en de verdeling van de kiezers over de stembureaus, waarover al werd gecommuniceerd op dag X+60, nog worden aangepast door de overlegorganen of, bij gebreke, door de werkgever. Het is namelijk mogelijk dat met het oog op een fysieke stemming verschillende (secundaire) stembureaus waren voorzien, die in geval van stemming op afstand overbodig blijken. De werkgever dient over deze aanpassing te informeren via de gebruikelijke manier van aanplakking.

Oproeping kiezers in geval van stemming per brief

sla link op in klembord

In geval van stemming per brief, moeten de kiezers hun oproeping ontvangen samen met de stembiljetten. Je moet die beide documenten aan de kiezers overhandigen of opsturen uiterlijk op X+80.

De wet voorzag hier in een overhandiging tegen ontvangstbewijs, of een verzending via aangetekend schrijven voor de kiezers die niet in de onderneming aanwezig zijn. In deze bijzondere Corona-context is het nu ook mogelijk om de stembiljetten samen met de oproepingsbrief via een gewone prioritaire zending aan de kiezers te bezorgen. Je moet dan wel het nodige bewijs van verzending kunnen leveren, bv. door de getuigen bij deze gewone verzending te betrekken

Terugzenden stembiljet in geval van stemming per brief

sla link op in klembord

De kiezer die per brief stemt is verantwoordelijk voor het tijdig terugbezorgen van zijn stembiljet: hij kan zijn stembiljet over de post terugzenden door gebruik te maken van de door de werkgever voorziene omslag, of hij kan de omslag met daarin zijn stembiljet op om het even welke andere wijze terugbezorgen.  Het kan daarom een idee zijn in coronatijden om ergens een stembus (in de zin van een interne brievenbus) te plaatsen binnen de onderneming (bv. in een ruime hal waarin de afstandsregels strikt kunnen worden gegarandeerd) waarin kiezers per brief de omslag met daarin hun stembiljet veilig kunnen deponeren. Uiteraard dienen hierbij de nodige voorzorgsmaatregelen te worden genomen ter bewaking en bewaring van deze stembus. De getuigen kunnen hierbij worden betrokken. Deze aanpak kan bv. worden toegepast in ondernemingen die op basis van het nieuwe wettelijke motief een stemming per brief organiseren niettegenstaande de werknemers in de onderneming aanwezig zijn.

Vergeet de kiezers er niet aan te herinneren dat ze op hun stembiljet die ze per brief terugbezorgen verplicht hun naam en handtekening op de omslag moeten plaatsen, zodat zij kunnen worden aangevinkt op de kiezerslijsten.

Mogelijkheid om laattijdig toegekomen stembiljetten per brief als geldig te beschouwen

sla link op in klembord

De wet bepaalt in principe dat stembiljetten per brief die toekomen na de sluiting van de stemming ongeldig zijn. Door het risico van overbelasting van de post waarbij veel stembiljetten per brief laattijdig riskeren toe te komen, voorzag de wetgever nu een uitzondering. De werkgever en alle vertegenwoordigers van de representatieve werknemersorganisaties kunnen overeenkomen om stembiljetten per brief die tot maximaal vijf kalenderdagen na de sluiting van de stemming binnenkomen, nog als geldig te beschouwen.

In dit akkoord dienen partijen duidelijk te bepalen binnen welke precieze termijn de laattijdige stembiljetten nog als geldig worden beschouwd. Je kan de termijn verlengen tot maximum Y+5. Je kan natuurlijk ook altijd eerder afsluiten op het ogenblik dat alle stembiljetten binnen zijn. Je communiceert over zo’n akkoord onmiddellijk via de gebruikelijke aanplakking.

De voorzitter van het stembureau moet in dergelijk geval alle nodige maatregelen nemen ter bewaring van de stembussen, van de stembiljetten en van de documenten van de kiesverrichtingen. Er kan pas tot telling worden overgegaan wanneer de afgesproken termijn is afgelopen. De behandeling van de stemmen per brief, de stemopneming en de verdeling en de aanwijzing van de mandaten worden dus met de overeengekomen termijn van maximaal vijf kalenderdagen uitgesteld.

Stemming gebeurt elektronisch

sla link op in klembord

Ook om elektronisch te stemmen kun je nu nog een akkoord sluiten. Let wel op dat je nog voldoende tijd hebt om de applicatie die je wil gebruiken nog te testen en de nodige vormingen te voorzien. Lees meer over e-voting op onze website.

Zetelen stembureau

sla link op in klembord

Er moet alleszins een stembureau worden samengesteld, in principe één (juridisch) stembureau per kiescollege. Als je kiest voor een elektronische stemming op afstand of een stemming per brief voor het voltallig personeel, moeten de leden van het stembureau in deze bijzondere omstandigheden niet noodzakelijk gedurende de volledige duurtijd van de stemuren fysiek aanwezig zijn in de onderneming. Het stembureau blijft wel verantwoordelijk voor de voorbereidingen van de stemming, de stemopneming en -verdeling, en de redactie en ondertekening van het proces-verbaal van de stemming. De voorzitter blijft ook verantwoordelijk voor het goede verloop van de stemverrichtingen en voor eventuele problemen die zich voordoen bij de stemming. Het is dus wel aangewezen om te voorzien in een onmiddellijke bereikbaarheid van het stembureau voor het geval er iets misloopt met de stemverrichtingen (bv. een telefonische wachtdienst). Dit alles wordt best goed afgesproken in het akkoord over de elektronische stemming of stemming per brief. In dit kader dient ook de rol van de getuigen te worden bepaald (bv. mogelijkheid tot digitaal opvolgen van de stemming). We raden ook aan om duidelijk en voorafgaandelijk te communiceren dat het stembureau niet fysiek beschikbaar is tijdens de stemuren en dit af te toetsen met de bestaande overlegorganen.

Als je kiest voor een stemming per brief dienen de leden van het stembureau wel nog fysiek samen te komen met de getuigen voor de behandeling van de stembiljetten per brief en de stemopneming. De werkgever moet hier de nodige voorzorgsmaatregelen nemen zodat dit in alle veiligheid kan verlopen (handschoenen, mondmaskers, ontsmetting, afstandsregels…). De wet voorziet wel dat de stemopneming kan worden uitgesteld als de voorzitter dit nodig acht.

Opstellen PV

sla link op in klembord

Bij een gedeeltelijke stopzetting moet het stembureau aan de vooravond van de overhandiging of verzending van de oproepingsbrieven eigenlijk samenkomen om het proces-verbaal van gedeeltelijke stopzetting op te maken. In deze bijzondere omstandigheden kan de opmaak en ondertekening van dit proces-verbaal ook op elektronische wijze gebeuren.

Ook bij een elektronische stemming op afstand voor het voltallige personeel, kan de opmaak en ondertekening van het proces-verbaal van de stemming elektronisch gebeuren. Betrek hier wel zeker de getuigen steeds bij.

Contact

Sarah Claeys
stafmedewerker
02 507 06 44
×
Kijkt als...
Niveau
Regio