Een steekproefsgewijze controle
Voor de controle van de besteding van de Digisprongmiddelen voorziet de Vlaamse overheid een steekproefsgewijze controle. Die controle wordt uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau. Wat heeft die eerste steekproefsgewijze controle ons geleerd, ook met het oog op een volgende steekproef die er naar het einde van het jaar waarschijnlijk zit aan te komen?
De controle heeft betrekking op (1) nazicht van de opgeladen bewijsstukken, (2) nazicht op mogelijke dubbele financiering en (3) het nazicht op de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten.
Het nazicht van de opgeladen bewijsstukken houdt de controle in van de inhoud van de besteding van de middelen: hebben de opgeladen stukken betrekking op uitgaven waarvoor de Digisprongmiddelen bestemd zijn? Bij de eerste steekproefsgewijze controle werden bijvoorbeeld kosten voor internet en telefonie verworpen.
De controle op de dubbele financiering wil vermijden dat bedragen die door ouders (of een andere partij) betaald zijn ook nog eens gesubsidieerd worden met Digisprongmiddelen. Die deelcontrole leverde in de eerste steekproef geen opmerkingen op.
De grootste onregelmatigheden werden vastgesteld bij de controle van de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten. Daardoor werden bij een aantal besturen ook een aantal uitgaven verworpen.
Wanneer een uitgave om welke reden ook verworpen wordt, kan het bestuur binnen de vastgestelde timing nog wel andere uitgaven indienen om de besteding van de Digisprongmiddelen te verantwoorden. Maar we vermijden beter dat uitgaven verworpen worden.
Welke documenten hou je best klaar met het oog op een audit over de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten?
Het is belangrijk om de juiste documenten klaar te houden in geval van een audit. Afhankelijk van de gekozen procedure zijn andere bewijsstukken nodig met betrekking tot de sluiting van de overeenkomst.
Voor aankopen die niet via een raamovereenkomst zijn gebeurd, moet je over de volgende documenten beschikken:
In het geval van afname uit een raamovereenkomst heeft de aankoopcentrale (voor Katholiek Onderwijs Vlaanderen is dat vzw DOKO) dat werk voor jou allemaal gedaan en houdt ze de bewijsstukken ter beschikking in het geval van een controle. Het enige wat je nog moet bewaren is het mandaat, het bewijs van inschrijving op raamovereenkomst.
Let ook op een correcte toepassing van de werkwijze met een aanvaarde factuur voor de verantwoording van de aankopen onder de 30 000 EUR. Vergeet niet dat de controle op het spilbedrag in de regel gebeurt voor alle gelijkaardige aankopen van het schoolbestuur in de loop van een jaar.
Daarnaast zijn natuurlijk ook de facturen van belang maar die vindt het extern bureau terug in de Schoolloket-toepassing. Zorg er wel voor dat je exact weet wat werd opgeladen.
Tot slot
We kunnen directies en besturen niet genoeg op het hart drukken er zorg voor te dragen dat de wetgeving op de overheidsopdrachten correct wordt nageleefd. Voor vele besturen en directies is een afname uit een raamovereenkomst van een aankoopcentrale zoals vzw DOKO dan een oplossing.
Er zijn al te veel voorbeelden van besturen met een terugvordering van subsidies. Die voorbeelden zien we nu in het kader van Digisprong. Maar we hebben ze eerder ook in andere gevallen al gezien en via de nieuwsbrief onder jullie aandacht gebracht, vooral waar Europese subsidies in het geding zijn.
Voor de controle van de besteding van de Digisprongmiddelen voorziet de Vlaamse overheid een steekproefsgewijze controle. Die controle wordt uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau. Wat heeft die eerste steekproefsgewijze controle ons geleerd, ook met het oog op een volgende steekproef die er naar het einde van het jaar waarschijnlijk zit aan te komen?
De controle heeft betrekking op (1) nazicht van de opgeladen bewijsstukken, (2) nazicht op mogelijke dubbele financiering en (3) het nazicht op de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten.
Het nazicht van de opgeladen bewijsstukken houdt de controle in van de inhoud van de besteding van de middelen: hebben de opgeladen stukken betrekking op uitgaven waarvoor de Digisprongmiddelen bestemd zijn? Bij de eerste steekproefsgewijze controle werden bijvoorbeeld kosten voor internet en telefonie verworpen.
De controle op de dubbele financiering wil vermijden dat bedragen die door ouders (of een andere partij) betaald zijn ook nog eens gesubsidieerd worden met Digisprongmiddelen. Die deelcontrole leverde in de eerste steekproef geen opmerkingen op.
De grootste onregelmatigheden werden vastgesteld bij de controle van de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten. Daardoor werden bij een aantal besturen ook een aantal uitgaven verworpen.
Wanneer een uitgave om welke reden ook verworpen wordt, kan het bestuur binnen de vastgestelde timing nog wel andere uitgaven indienen om de besteding van de Digisprongmiddelen te verantwoorden. Maar we vermijden beter dat uitgaven verworpen worden.
Welke documenten hou je best klaar met het oog op een audit over de naleving van de wetgeving overheidsopdrachten?
Het is belangrijk om de juiste documenten klaar te houden in geval van een audit. Afhankelijk van de gekozen procedure zijn andere bewijsstukken nodig met betrekking tot de sluiting van de overeenkomst.
Voor aankopen die niet via een raamovereenkomst zijn gebeurd, moet je over de volgende documenten beschikken:
- offertevraag (aankondiging en bestek, offerte-aanvraag via e-mail …)
- ontvangen offertes of vergeleken voorwaarden van minstens drie leveranciers
- proces-verbaal van de opening van de offertes
- gunningsverslag of motivering van je keuze
- gunningsbeslissing
- overeenkomst met de geselecteerde partij
In het geval van afname uit een raamovereenkomst heeft de aankoopcentrale (voor Katholiek Onderwijs Vlaanderen is dat vzw DOKO) dat werk voor jou allemaal gedaan en houdt ze de bewijsstukken ter beschikking in het geval van een controle. Het enige wat je nog moet bewaren is het mandaat, het bewijs van inschrijving op raamovereenkomst.
Let ook op een correcte toepassing van de werkwijze met een aanvaarde factuur voor de verantwoording van de aankopen onder de 30 000 EUR. Vergeet niet dat de controle op het spilbedrag in de regel gebeurt voor alle gelijkaardige aankopen van het schoolbestuur in de loop van een jaar.
Daarnaast zijn natuurlijk ook de facturen van belang maar die vindt het extern bureau terug in de Schoolloket-toepassing. Zorg er wel voor dat je exact weet wat werd opgeladen.
Tot slot
We kunnen directies en besturen niet genoeg op het hart drukken er zorg voor te dragen dat de wetgeving op de overheidsopdrachten correct wordt nageleefd. Voor vele besturen en directies is een afname uit een raamovereenkomst van een aankoopcentrale zoals vzw DOKO dan een oplossing.
Er zijn al te veel voorbeelden van besturen met een terugvordering van subsidies. Die voorbeelden zien we nu in het kader van Digisprong. Maar we hebben ze eerder ook in andere gevallen al gezien en via de nieuwsbrief onder jullie aandacht gebracht, vooral waar Europese subsidies in het geding zijn.
Deze tabel licht toe voor welke uitgaven de eerste en/of de tweede schijf Digisprong-subsidies mag worden gebruikt:
Voorbeeld: toelichting over de voorlaatste lijn van bovenstaande tabel: als je de eerste schijf mag gebruiken tot en met 31 augustus 2024 en de tweede schijf tot en met 31 augustus 2025, dan kun je kiezen om facturen met een factuurdatum tussen 1 januari 2021 en 31 augustus 2024 ten laste te leggen van de eerste of de tweede schijf Digisprong-subsidies.
Als het bedrag aan bestedingen met factuurdatum tussen 1 januari 2021 en 31 augustus 2024 dat je uiterlijk op 30 april 2025 ten laste hebt gelegd van de eerste schijf kleiner is dan het subsidiebedrag van de eerste schijf, dan zul je het verschil moeten terugbetalen aan AGODI.
Facturen met een factuurdatum tussen 1 september 2024 en 31 augustus 2025 kun je alleen ten laste leggen van de tweede schijf Digisprong-subsidies.
Als het bedrag aan bestedingen met factuurdatum tussen 1 januari 2021 en 31 augustus 2025 dat je uiterlijk op 30 april 2026 ten laste hebt gelegd van de tweede schijf kleiner is dan het subsidiebedrag van de tweede schijf, dan zul je het verschil moeten terugbetalen aan AGODI.
Facturen met een factuurdatum na 31 augustus 2025 kun je niet ten laste leggen van Digisprong-subsidies.
De verantwoordings- en rapporteringsdata zijn afhankelijk van de uiterste bestedingsdata.
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verantwoordings- en rapporteringsdata:
Voorbeeld: toelichting over de voorlaatste lijn van bovenstaande tabel: als je de tweede schijf Digisprong-subsidies uiterlijk tegen 31 augustus 2024 moet besteden, dan moet je de besteding uiterlijk tegen 30 april 2025 verantwoorden en rapporteren via Schoolloket.
Factoren die de uiterste bestedingsdatum bepalen
De uiterste bestedingsdatum is afhankelijk van:
De uiterste bestedingsdatum is afhankelijk van:
- de maand waarin je de subsidie hebt ontvangen;
- de beschikking over een huur-, huurkoop- of aankoopprogramma voor ICT-toestellen.
Maand van ontvangst van de subsidie
Een schoolbestuur kan Digisprong-subsidies ontvangen hebben:
Een schoolbestuur kan Digisprong-subsidies ontvangen hebben:
- uitsluitend in mei 2021: eerste schijf;
- uitsluitend in juli 2022: tweede schijf;
- deels in mei 2021 en deels in juli 2022: eerste en tweede schijf.
Heb je zowel subsidies ontvangen in mei 2021 als in juli 2022, dan moet je voor de subsidies die je ontvangen hebt in mei 2021 de regels volgen van de eerste schijf. Voor de subsidies die je ontvangen hebt in juli 2022 moet je de regels volgen van de tweede schijf.
De beschikking over een huur-, huurkoop- of aankoopprogramma
Recht op bestedingsuitstel ontstaat wanneer:
Recht op bestedingsuitstel ontstaat wanneer:
- een school voor de leerlingen ICT-toestellen huurt waarbij de school/het schoolbestuur optreedt als huurder;
- een school voor de leerlingen ICT-toestellen huurkoopt (leaset) waarbij de school/het schoolbestuur optreedt als huurkoper (leasingnemer);
- een school voor de leerlingen ICT-aankoopt waarbij de school/het schoolbestuur optreedt als eigenaar;
- een school een BYOD-programma heeft waarbij de school/het schoolbestuur een korting geeft op de schoolrekening.
Wanneer deze programma’s in voege zijn in schooljaar 2020-2021, dan geven ze recht op bestedingsuitstel voor zowel de eerste als de tweede schijf Digisprong-subsidies. Wanneer deze programma’s starten in schooljaar 2021-2022, dan geven ze recht op bestedingsuitstel voor de tweede schijf maar niet voor de eerste schijf van Digisprong-subsidies.
Het is voldoende dat één van de scholen van een schoolbestuur over een huur-, huurkoop- of aankoopprogramma beschikt om alle scholen van het schoolbestuur recht te geven op bestedingsuitstel.
Toepassing
In de laatste twee kolommen van deze tabel vind je de uiterste bestedingsdatum van de Digisprong-subsidies voor alle scholen van het schoolbestuur als minstens één van de scholen van het schoolbestuur voldoet aan voorwaarde van de voorgaande kolommen:
In de laatste twee kolommen van deze tabel vind je de uiterste bestedingsdatum van de Digisprong-subsidies voor alle scholen van het schoolbestuur als minstens één van de scholen van het schoolbestuur voldoet aan voorwaarde van de voorgaande kolommen:
Voorbeeld: toelichting over de voorlaatste lijn van bovenstaande tabel: als één van de scholen van het schoolbestuur een huur-, huurkoop- of aankoopprogramma had in schooljaar 2020-2021, dan mogen alle Digisprong-subsidies van de eerste schijf in alle scholen van het schoolbestuur worden gebruikt tot 31 augustus 2024 en alle Digisprong-subsidies van de tweede schijf in alle scholen van het schoolbestuur tot 31 augustus 2025.
Verschillende leden vroegen ons welke controles er kunnen worden verwacht bij de besteding van de Digisprong-middelen.
Impact van de controles
Schoolbesturen die de wettelijke regels van de omzendbrief NO/2021/03 van 31/05/2021 (vlaanderen.be) niet naleven, riskeren een deel van de Digisprong-subsidie te moeten terugbetalen.
Wie controleert?
Voor de Digisprong-subsidies zijn er twee verschillende controlerende instanties:
Wat kan worden gecontroleerd?
Tijdige rapportering van de bestedingen
Bestedingen die niet uiterlijk tegen 30 april 2024 (of voor bepaalde schoolbesturen tegen 30 april 2025) gerapporteerd zijn in de applicatie Schoolloket - Toelagen, worden beschouwd als niet besteed.
Laattijdige rapportering kan dus oorzaak zijn van een terugvordering.
Waaraan besteed?
De Digisprong-middelen zijn bedoeld voor digitalisering: leerlingen moeten over de nodige toestellen beschikken en brede ICT-infrastructuur.
Bestedingen die niet bijdragen aan deze doelstellingen kunnen worden teruggevorderd.
De bestedingen aan toestellen voor personeelsleden of vergoedingen aan personeelsleden voor het professioneel gebruik van hun privétoestellen zijn geen bestedingen van Digisprong-subsidies en mag je dus niet rapporteren in de applicatie Schoolloket – Toelagen. Het gaat hier immers om een ander soort subsidies (cao XII-middelen).
Besteed in de bestedingsperiode
Bestedingen van vóór 1 januari 2021 worden geweigerd.
Bestedingen na 31 augustus 2023 (of voor sommige schoolbesturen 31 augustus 2024) worden eveneens geweigerd.
Besteed is:
Bestelbonnen, data op contracten, engagementen, beloftes of andere afspraken worden niet beschouwd als bestedingen.
Interne facturen waarmee een school of deelboekhouding doorverkoopt aan een andere binnen hetzelfde schoolbestuur tellen niet mee.
De termijnen van een leasingcontract of huurkoopovereenkomst die op 31 augustus 2023 (of voor sommige schoolbesturen 31 augustus 2024) nog niet op vervaldag gekomen zijn, zijn geen Digisprong-bestedingen.
Houd er rekening mee dat de factuurdatum van een bestelling die gebeurt dicht bij de uiterste bestedingsdatum na de uiterste bestedingsdatum kan liggen en dat er onverwachte vertragingen kunnen optreden bij de leverancier.
Naleving van de Wet op de Overheidsopdrachten
De Wet op de Overheidsopdrachten (WOO) moet niet alleen worden nageleefd voor de aankopen die het schoolbestuur zelf verricht maar ook wanneer de school of het schoolbestuur een preferentiële leverancier aanduidt waar leerlingen terecht kunnen in het kader van een Bring Your Own Device (BYOD).
Intekenen op een raamovereenkomst van vzw DOKO garandeert dat de WOO-wetgeving wordt nageleefd: vzw DOKO heeft daar al voor gezorgd. Het schoolbestuur moet niet zelf nog een extra procedure volgen.
1. Aankopen door het schoolbestuur
Voor aankopen waarvoor de drempel van 30 000 euro niet wordt overschreden, moet je kunnen aantonen dat er een marktverkenning is gebeurd en dat er een gemotiveerde beraadslaging door het schoolbestuur heeft plaatsgevonden. Lees meer in het antwoord op de vraag “Vanaf welk bedrag moet een overheidsopdracht uitgeschreven worden?”.
2. BYOD met een preferentiële leverancier
Ook wanneer je de leerlingen geen verplichting oplegt om zich bij de preferentiële leverancier te bevoorraden, je de keuzevrijheid van de ouders ten volle respecteert en geen exclusiviteit hebt afgesproken met de preferentiële leverancier, moet je de WOO-regels naleven. Het bestaan van een samenwerkingsovereenkomst is voldoende.
Alleen al de promotie van één bepaalde leverancier met uitsluiting van alle andere mogelijke leveranciers, zonder dat er een afnameverplichting bestaat en zonder dat er een minimale hoeveelheid is bepaald, is voldoende om onder de WOO-regelgeving te vallen.
Ook hier gaat het schoolbestuur immers een samenwerking aan met een private speler.
Welke plaatsingsprocedure je in dit geval moet toepassen is onder meer afhankelijk van de waarde van de opdracht (dit is het potentieel aantal leerlingen dat een laptop van een bepaalde waarde kan bestellen).
Dubbele financiering
Bedragen die aan de leerlingen zijn aangerekend of die leerlingen zelf hebben betaald aan een externe leverancier komen niet in aanmerking als besteding van de Digisprong-subsidies. Je moet je altijd afvragen wie de kost of het investeringsbedrag gedragen heeft: het schoolbestuur of een andere instantie. Alleen bedragen die finaal door het schoolbestuur gedragen worden zijn bestedingen van Digisprong-subsidies.
Maak hierbij het onderscheid tussen:
Waarborgen moet je niet aftrekken van de facturen die het schoolbestuur ontvangen en betaald heeft.
De vermindering van de schoolrekening omwille van een BYOD is een besteding van de Digisprong-subsidie.
Impact van de controles
Schoolbesturen die de wettelijke regels van de omzendbrief NO/2021/03 van 31/05/2021 (vlaanderen.be) niet naleven, riskeren een deel van de Digisprong-subsidie te moeten terugbetalen.
Wie controleert?
Voor de Digisprong-subsidies zijn er twee verschillende controlerende instanties:
- Het Agentschap Onderwijsdiensten (AGODI);
- Een Europese controle-instantie.
Wat kan worden gecontroleerd?
Tijdige rapportering van de bestedingen
Bestedingen die niet uiterlijk tegen 30 april 2024 (of voor bepaalde schoolbesturen tegen 30 april 2025) gerapporteerd zijn in de applicatie Schoolloket - Toelagen, worden beschouwd als niet besteed.
Laattijdige rapportering kan dus oorzaak zijn van een terugvordering.
Waaraan besteed?
De Digisprong-middelen zijn bedoeld voor digitalisering: leerlingen moeten over de nodige toestellen beschikken en brede ICT-infrastructuur.
Bestedingen die niet bijdragen aan deze doelstellingen kunnen worden teruggevorderd.
De bestedingen aan toestellen voor personeelsleden of vergoedingen aan personeelsleden voor het professioneel gebruik van hun privétoestellen zijn geen bestedingen van Digisprong-subsidies en mag je dus niet rapporteren in de applicatie Schoolloket – Toelagen. Het gaat hier immers om een ander soort subsidies (cao XII-middelen).
Besteed in de bestedingsperiode
Bestedingen van vóór 1 januari 2021 worden geweigerd.
Bestedingen na 31 augustus 2023 (of voor sommige schoolbesturen 31 augustus 2024) worden eveneens geweigerd.
Besteed is:
- Wat op een factuur staat die is uitgereikt door een derde en op die factuur staat een factuurdatum die ligt na 31 december 2020 en vóór 1 september 2023 (of voor sommige schoolbesturen 1 september 2024);
- Wat op een kassaticket staat die is uitgereikt door een derde en op dat kassaticket staat een aankoopdatum die ligt na 31 december 2020 en vóór 1 september 2023 (of voor sommige schoolbesturen 1 september 2024);
- Wat op een schoolrekening met een datum die ligt na 31 december 2020 en vóór 1 september 2023 (of voor sommige schoolbesturen 1 september 2024) in mindering is gebracht voor de aanschaf/huur/huurkoop van een toestel voor de leerlingen.
Bestelbonnen, data op contracten, engagementen, beloftes of andere afspraken worden niet beschouwd als bestedingen.
Interne facturen waarmee een school of deelboekhouding doorverkoopt aan een andere binnen hetzelfde schoolbestuur tellen niet mee.
De termijnen van een leasingcontract of huurkoopovereenkomst die op 31 augustus 2023 (of voor sommige schoolbesturen 31 augustus 2024) nog niet op vervaldag gekomen zijn, zijn geen Digisprong-bestedingen.
Houd er rekening mee dat de factuurdatum van een bestelling die gebeurt dicht bij de uiterste bestedingsdatum na de uiterste bestedingsdatum kan liggen en dat er onverwachte vertragingen kunnen optreden bij de leverancier.
Naleving van de Wet op de Overheidsopdrachten
De Wet op de Overheidsopdrachten (WOO) moet niet alleen worden nageleefd voor de aankopen die het schoolbestuur zelf verricht maar ook wanneer de school of het schoolbestuur een preferentiële leverancier aanduidt waar leerlingen terecht kunnen in het kader van een Bring Your Own Device (BYOD).
Intekenen op een raamovereenkomst van vzw DOKO garandeert dat de WOO-wetgeving wordt nageleefd: vzw DOKO heeft daar al voor gezorgd. Het schoolbestuur moet niet zelf nog een extra procedure volgen.
1. Aankopen door het schoolbestuur
Voor aankopen waarvoor de drempel van 30 000 euro niet wordt overschreden, moet je kunnen aantonen dat er een marktverkenning is gebeurd en dat er een gemotiveerde beraadslaging door het schoolbestuur heeft plaatsgevonden. Lees meer in het antwoord op de vraag “Vanaf welk bedrag moet een overheidsopdracht uitgeschreven worden?”.
2. BYOD met een preferentiële leverancier
Ook wanneer je de leerlingen geen verplichting oplegt om zich bij de preferentiële leverancier te bevoorraden, je de keuzevrijheid van de ouders ten volle respecteert en geen exclusiviteit hebt afgesproken met de preferentiële leverancier, moet je de WOO-regels naleven. Het bestaan van een samenwerkingsovereenkomst is voldoende.
Alleen al de promotie van één bepaalde leverancier met uitsluiting van alle andere mogelijke leveranciers, zonder dat er een afnameverplichting bestaat en zonder dat er een minimale hoeveelheid is bepaald, is voldoende om onder de WOO-regelgeving te vallen.
Ook hier gaat het schoolbestuur immers een samenwerking aan met een private speler.
Welke plaatsingsprocedure je in dit geval moet toepassen is onder meer afhankelijk van de waarde van de opdracht (dit is het potentieel aantal leerlingen dat een laptop van een bepaalde waarde kan bestellen).
Dubbele financiering
Bedragen die aan de leerlingen zijn aangerekend of die leerlingen zelf hebben betaald aan een externe leverancier komen niet in aanmerking als besteding van de Digisprong-subsidies. Je moet je altijd afvragen wie de kost of het investeringsbedrag gedragen heeft: het schoolbestuur of een andere instantie. Alleen bedragen die finaal door het schoolbestuur gedragen worden zijn bestedingen van Digisprong-subsidies.
Maak hierbij het onderscheid tussen:
- Waarborgen die je aanrekent aan de leerlingen maar die je later zal terugbetalen als de leerling het toestel zonder buitengewone schade tijdig teruggeeft aan de school;
- Huurprijzen of gebruiksvergoedingen die je niet aan de leerlingen zal terugbetalen.
Waarborgen moet je niet aftrekken van de facturen die het schoolbestuur ontvangen en betaald heeft.
De vermindering van de schoolrekening omwille van een BYOD is een besteding van de Digisprong-subsidie.
Ja, hieronder vind je twee modellen die je kunt aanpassen op basis van de afspraken die binnen de school zijn gemaakt.
- 2021_11_08_BES_bruikleenovereenkomst digisprong.docx26KB word
- 2021_11_08_BES_bruikleenovereenkomst voor laptops_verkort.docx27KB word
We pasten in overleg met het Netwerk tegen Armoede de tekst van de basisovereenkomst aan en hebben deze ingekort en van commentaar voorzien. Dat is de versie van de tekst voor kwetsbare jongeren, met opmerkingen en trackchanges. Op die manier kan je als de directeur best beslissen welke versie je voor een leerling gebruikt.
Neen, je mag de Digisprong-middelen voor ICT-infrastructuur niet inzetten om een ICT-toestel te kopen voor het onderwijzend personeel. In cao XII is beslist dat elk onderwijzend personeelslid een persoonlijk ICT-toestel via de school krijgt. Daarvoor is een bijkomend budget van 85 miljoen euro voorzien.
In het 5de en 6de leerjaar van het lager onderwijs en in het secundair onderwijs moeten alle leerlingen over een persoonlijk toestel kunnen beschikken zodat voor deze leerlingen vlot kan worden overgeschakeld naar digitaal afstandsonderwijs wanneer dit terug nodig zou zijn. Scholen hebben tot het einde van het schooljaar 2022-2023 te tijd om deze doelstelling volledig te realiseren.
Bij de toekenning van de Digisprong-middelen is daarbij voorbijgegaan aan:
Als je te weinig middelen hebt gekregen, dan heb je de keuze tussen:
- het feit dat een deel van de middelen voor het secundair onderwijs en HBO5-Verpleegkunde pas zullen worden uitbetaald in 2022;
- het feit dat er geen extra middelen worden voorzien wanneer de leerlingenaantallen groeien;
- het effect van de normale in- en uitstroom van leerlingen.
Als je te weinig middelen hebt gekregen, dan heb je de keuze tussen:
- goedkopere toestellen aanschaffen;
- toestellen aanschaffen met de middelen die je gekregen hebt voor ICT-infrastructuur;
- toestellen aanschaffen met de gewone werkingsmiddelen;
- een leerlingenbijdrage vragen (dit kan alleen in het secundair onderwijs).
Hoelang je de Digisprong-doelstellingen op gebied van persoonlijke toestellen moet blijven garanderen is niet bepaald.
Als je te weinig middelen hebt gekregen, dan heb je de keuze tussen:
Als je te weinig middelen hebt gekregen, dan heb je de keuze tussen:
- goedkopere toestellen aanschaffen;
- toestellen aanschaffen met de middelen die je gekregen hebt voor ICT-infrastructuur;
- toestellen aanschaffen met de gewone werkingsmiddelen;
- een leerlingenbijdrage vragen (dit kan alleen in het secundair onderwijs).
Ja, hieronder vind je een model dat je kunt aanpassen op basis van de afspraken die binnen de school zijn gemaakt.
Er wordt geen norm opgelegd. De school bepaalt vanuit haar ICT-beleidsvisie hoeveel gedeelde toestellen noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld 1 toestel per 4 leerlingen in het tweede leerjaar lager onderwijs.
Ja, in de visienota Van kwetsbaar naar weerbaar” – deel 1 ‘beter leren, beter voelen’, Plan voor een kwalitatief versterkt onderwijs in uitvoering van het relanceplan “Vlaamse veerkracht”, staat onder speerpunt 1 “Van achterstand naar voorsprong: aanpakken leerachterstand”, dat er een ICT-versterking komt in het buitengewoon onderwijs (OV1 en OV2), het DBSO (arbeidsmarktgerichte finaliteit) en de Leertijd. Er wordt een budget uitgetrokken van 552 euro per leerling voor ICT-infrastructuur in de ruime zin en ICT-toestellen.
De modaliteiten zijn niet dezelfde als bij Digisprong. De Digisprongmiddelen moeten in het secundair onderwijs in de eerste plaats zo worden ingezet dat alle leerlingen over een persoonlijk toestel beschikken. Voor de middelen die worden toegekend aan OV1 en OV2 en DBSO bestaat die vereiste niet. ICT-toestellen kunnen worden aangekocht voor de leerlingen, maar het is niet verplicht om voor elke leerling een persoonlijk toestel te voorzien. Het is zelfs mogelijk om helemaal geen toestellen voor de leerlingen te voorzien en de middelen uitsluitend in te zetten voor ICT-infrastructuur.
Het ontvangen budget wordt bepaald aan de hand van het aantal leerlingen van de teldag voor de berekening van de werkingsmiddelen voor het schooljaar 2020-2021.
Voor ICT-toestellen voor de leerlingen kan de school kiezen tussen aankopen, huren of leasen. De school is vrij in de keuze van het type toestel.
De wet op de overheidsopdrachten moet gevolgd worden.
Voor de verantwoording van de uitgaven mogen facturen ingediend worden met factuurdatum tussen 01 januari 2021 en 31 augustus 2023.
Ja, het is niet de bedoeling dat je vertrekt van een nul-situatie. Dit geldt zowel voor de algemene ICT-infrastructuur als voor de ICT-toestellen voor gedeeld of voor persoonlijk gebruik van de leerlingen. Je vertrekt van de huidige situatie en gebruikt de Digisprong-middelen om de Digisprong-doelstellingen te realiseren. Mogelijk heb je dan meer geld over voor je ICT-infrastructuur in de ruime zin.
Nee. Je vraagt advies aan de schoolraad over het bedrag dat in mindering gebracht wordt op de schoolrekening van de leerling. Dit kan minder zijn dan het ontvangen bedrag voor het persoonlijk ICT-toestel. In dat geval kan het verschil gebruikt worden om te investeren in de algemene ICT-infrastructuur. Het is belangrijk dat deze performant genoeg is om een vlotte gelijktijdige werking van al deze toestellen voor persoonlijk gebruik mogelijk te maken.
Je tracht uiteraard de kosten voor de leerlingen/ouders onder controle te houden en neemt als bestuur en als school een rol op om eventueel sociaal corrigerend op te treden vanuit je visie op zorgbreed en kansenrijk onderwijs.
Deze informatie is niet van toepassing voor OV1, OV2 en DBSO waar er geen verplichting bestaat om voor alle leerlingen over een persoonlijk toestel te beschikken.
Ja. Voorwaarde is wel dat voor elke school de Digisprong-doelstellingen gehaald worden.
Het totaal aantal leerlingen van de telling op de officiële teldatum voor het berekenen van werkingstoelagen en omkadering voor 2020-2021 (1 februari 2020), verminderd met de leerlingen die geteld zijn voor de eerste schijf namelijk de leerlingen uit de eerste jaren van elke graad en het 7de jaar.
Er is in de regelgeving geen verplichting om het lager onderwijs in te delen in een structuur van 1ste tot 6de leerjaar (hoewel de meeste scholen dit systeem wel hanteren). Daarom gaat de berekening uit van het geboortejaar om het aantal leerlingen in het 5de of 6de leerjaar te bepalen.
Volgende geboortejaren zijn gehanteerd om het aantal “leerlingen in het 5de en 6de leerjaar” te bepalen:
- scholen die tellen op 01/02/2020: geboortejaren 2009 en 2008;
- scholen die tellen op 1/10/2020: geboortejaren 2009 en 2010.
Het kan dus dat er leerlingen in het 5de of 6de leerjaar zitten, maar niet de ‘gebruikelijke’ leeftijd hebben. Die worden dan niet meegeteld. (De omgekeerde situatie is ook mogelijk: een leerling met de ‘gebruikelijke’ leeftijd die nog in het 4de leerjaar zit, wordt wel meegeteld.)
We hebben te maken met gekleurde middelen die afzonderlijk moeten worden gerapporteerd aan AGODI en die afzonderlijk kunnen worden gecontroleerd. De subsidie brengt dus extra administratieve last met zich mee in de boekhoudafdeling van de schoolbesturen.
Je kunt overwegen om één of meer aparte deelboekhoudingen te creëren voor de verwerking van de Digisprong-middelen maar denk vooraf goed na of dat zinvol is. Als je schoolbestuur sterk decentraal georganiseerd is en er een deelboekhouding bestaat per school, wil je dan 10 extra deelboekhoudingen starten voor de Digisprong-middelen van elk van de scholen? Ben je er echt mee vooruit als de bestaande deelboekhoudingen alleen betrekking hebben op de rekeningen van de resultatenrekening en niet gesplitst zijn op gebied van investeringen, geboekte afschrijvingen, leerlingenrekeningen en overlopende rekeningen?
Ook zonder Digisprong-deelboekhouding(en) kun je voldoen aan de rapporteringsvereisten, bijvoorbeeld door extra grootboekrekeningen te creëren.
De subsidie
Volgens de boekhoudregels moeten subsidies die bedoeld zijn voor de verwerving van installaties en machines, op een andere manier worden verwerkt dan subsidies die bedoeld zijn andere doeleinden.
De bedoeling van de subsidie is op dat gebied onvoldoende gespecificeerd. We stellen daarom voor de subsidie in zijn geheel als bijzondere werkingssubsidies of een uitzonderlijke opbrengsten te boeken op apart te creëren grootboekrekeningen “Werkingssubsidie Digisprong 2021” of “Andere uitzonderlijke opbrengsten subsidie Digisprong”.
Meerdere aparte rekeningen zijn sterk aangeraden vanwege de aparte rapporteringsverplichting, de controles die zijn aangekondigd en de aankondiging van nog extra Digisprong-subsidies in de toekomst.
Voorstel:
Bij ontvangst van een factuur voor ICT-investeringen boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – investeringen.
Bij ontvangst van een factuur voor ICT-kosten (bijvoorbeeld huur, operationele leasing, wifi, …) boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – kosten.
Wanneer je schoolrekeningen van leerlingen vermindert, boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – leerlingenrekeningen @ C/402 Leerlingenrekeningen en vervolgens D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – leerlingenrekeningen.
Om te vermijden dat er in 2021 onterecht positief resultaat wordt getoond, gebruik je de overlopende rekening 4930 Over te dragen werkingstoelagen om de subsidie te spreiden over de boekjaren waarin de subsidie wordt aangewend.
Het bedrag dat op de overlopende rekening moet worden geboekt, is de som van nog niet in resultaat genomen investeringen en nog niet uitgegeven subsidies:
Voor de investeringen ga je in de rapportering niet werken met de netto boekwaarde maar met de aanschaffingswaarde. De vermindering van de leerlingenrekeningen lees je af uit de verrichtingen op de grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 – Leerlingenrekeningen in elk van de boekjaren.
De aanwending
Aanwending voor geactiveerde investeringen
Alle investeringen sinds 1 januari 2021 kunnen worden gerapporteerd als ten laste van de Digisprong-subsidie van 2021.
We raden je aan om in de naam van de grootboekrekeningen met de aanschaffingswaarde van de investering en de geboekte afschrijvingen te vermelden dat het om een Digisprong-investering gaat.
Als de subsidie bijna opgebruikt is en het resterend saldo kleiner is dan de aanschaffingswaarde van de laatste aankoop, splits dan het gedeelte dat je ten laste legt van de subsidie af van de rest van de aankoopfactuur. Zo geraak je niet in de problemen bij het boeken van de overlopende rekening en de rapportering achteraf.
Rapportering gebeurt op basis van de aanschaffingswaarde. Om te bepalen welk bedrag van die investeringen op het einde van een boekjaar nog op de overlopende rekening 4930 moet worden geboekt, gebruik je echter de netto boekwaarde: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – investeringen @ C/4930 Over te dragen werkingstoelagen.
Aanwending voor kosten
Alle kosten van overeenkomsten sinds 1 januari 2021 kunnen worden gerapporteerd als ten laste van de Digisprong-subsidie van 2021.
We raden je aan om aparte kostenrekeningen te openen voor de Digisprong-kosten.
De rapportering zal betrekking hebben op de kosten van boekjaar 2021, 2022, 2023 en in sommige gevallen ook 2024. In het laatste jaar is niet de boekingsdatum van belang maar wel de factuurdatum. Facturen die na 31 augustus geboekt zijn, maar met factuurdatum vóór 1 september kunnen gerapporteerd worden als ten laste van de Digisprong-subsidie 2021.
Als je boekjaar samenvalt met het schooljaar, dan moet je bij de rapportering van AGODI bijzondere aandacht besteden aan de overlopende rekeningen die op 31 augustus 2023 of 31 augustus 2024 hebt gebruikt voor de matching van de Digisprong-kosten. Als je boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, dan moet je geen bijzondere aandacht besteden aan boekingen op overlopende rekeningen.
Aanwending voor vermindering van leerlingenrekeningen
De aanwending van de Digisprong-subsidie voor de vermindering van leerlingenrekeningen is alleen mogelijk wanneer de leerlingen zelf betalen voor de aankoop of huur van IT-toestellen en toebehoren. Het is daarbij niet noodzakelijk dat de leerlingen betalen aan het schoolbestuur. Ook wanneer de leerlingen betalen aan een externe leverancier kan het schoolbestuur met de Digisprong-subsidie tussenkomen in de schoolrekening.
Leerlingen die een gratis laptop hebben gekregen na de herfstvakantie van 2020, moet je uitsluiten van de vermindering van de leerlingenrekening.
De vermindering van leerlingenrekeningen vormt een onmiddellijke aanwending van de Digisprong-subsidie. De subsidie is ook aangewend wanneer de vermindering is voorzien op een schoolrekening die nog openstaat, achterstallig is of is afgeboekt wegens niet-invorderbaar. Een vermindering van leerlingenrekeningen moet dus nooit worden teruggedraaid.
Voor de rapportering moeten de verminderingen in alle betrokken boekjaren worden meegenomen: zowel de verminderingen van 2021, 2022 en 2023 en 2024. In het laatste jaar komen alleen verminderingen in aanmerking die zijn toegekend in de eerste acht maanden van het kalenderjaar.
Je kunt overwegen om één of meer aparte deelboekhoudingen te creëren voor de verwerking van de Digisprong-middelen maar denk vooraf goed na of dat zinvol is. Als je schoolbestuur sterk decentraal georganiseerd is en er een deelboekhouding bestaat per school, wil je dan 10 extra deelboekhoudingen starten voor de Digisprong-middelen van elk van de scholen? Ben je er echt mee vooruit als de bestaande deelboekhoudingen alleen betrekking hebben op de rekeningen van de resultatenrekening en niet gesplitst zijn op gebied van investeringen, geboekte afschrijvingen, leerlingenrekeningen en overlopende rekeningen?
Ook zonder Digisprong-deelboekhouding(en) kun je voldoen aan de rapporteringsvereisten, bijvoorbeeld door extra grootboekrekeningen te creëren.
De subsidie
Volgens de boekhoudregels moeten subsidies die bedoeld zijn voor de verwerving van installaties en machines, op een andere manier worden verwerkt dan subsidies die bedoeld zijn andere doeleinden.
De bedoeling van de subsidie is op dat gebied onvoldoende gespecificeerd. We stellen daarom voor de subsidie in zijn geheel als bijzondere werkingssubsidies of een uitzonderlijke opbrengsten te boeken op apart te creëren grootboekrekeningen “Werkingssubsidie Digisprong 2021” of “Andere uitzonderlijke opbrengsten subsidie Digisprong”.
Meerdere aparte rekeningen zijn sterk aangeraden vanwege de aparte rapporteringsverplichting, de controles die zijn aangekondigd en de aankondiging van nog extra Digisprong-subsidies in de toekomst.
Voorstel:
- Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden
- Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - investeringen
- Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 – kosten
- Grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - leerlingenrekeningen.
Bij ontvangst van een factuur voor ICT-investeringen boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – investeringen.
Bij ontvangst van een factuur voor ICT-kosten (bijvoorbeeld huur, operationele leasing, wifi, …) boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – kosten.
Wanneer je schoolrekeningen van leerlingen vermindert, boek je: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – leerlingenrekeningen @ C/402 Leerlingenrekeningen en vervolgens D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden @ C/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – leerlingenrekeningen.
Om te vermijden dat er in 2021 onterecht positief resultaat wordt getoond, gebruik je de overlopende rekening 4930 Over te dragen werkingstoelagen om de subsidie te spreiden over de boekjaren waarin de subsidie wordt aangewend.
Het bedrag dat op de overlopende rekening moet worden geboekt, is de som van nog niet in resultaat genomen investeringen en nog niet uitgegeven subsidies:
- de netto boekwaarde van de ICT-investeringen die na 31 december 2020 geactiveerd zijn na boeking van de afschrijvingen van het af te sluiten boekjaar
- het saldo op de grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 - nog aan te wenden.
Voor de investeringen ga je in de rapportering niet werken met de netto boekwaarde maar met de aanschaffingswaarde. De vermindering van de leerlingenrekeningen lees je af uit de verrichtingen op de grootboekrekening Werkingssubsidie Digisprong 2021 – Leerlingenrekeningen in elk van de boekjaren.
De aanwending
Aanwending voor geactiveerde investeringen
Alle investeringen sinds 1 januari 2021 kunnen worden gerapporteerd als ten laste van de Digisprong-subsidie van 2021.
We raden je aan om in de naam van de grootboekrekeningen met de aanschaffingswaarde van de investering en de geboekte afschrijvingen te vermelden dat het om een Digisprong-investering gaat.
Als de subsidie bijna opgebruikt is en het resterend saldo kleiner is dan de aanschaffingswaarde van de laatste aankoop, splits dan het gedeelte dat je ten laste legt van de subsidie af van de rest van de aankoopfactuur. Zo geraak je niet in de problemen bij het boeken van de overlopende rekening en de rapportering achteraf.
Rapportering gebeurt op basis van de aanschaffingswaarde. Om te bepalen welk bedrag van die investeringen op het einde van een boekjaar nog op de overlopende rekening 4930 moet worden geboekt, gebruik je echter de netto boekwaarde: D/Werkingssubsidie Digisprong 2021 – investeringen @ C/4930 Over te dragen werkingstoelagen.
Aanwending voor kosten
Alle kosten van overeenkomsten sinds 1 januari 2021 kunnen worden gerapporteerd als ten laste van de Digisprong-subsidie van 2021.
We raden je aan om aparte kostenrekeningen te openen voor de Digisprong-kosten.
De rapportering zal betrekking hebben op de kosten van boekjaar 2021, 2022, 2023 en in sommige gevallen ook 2024. In het laatste jaar is niet de boekingsdatum van belang maar wel de factuurdatum. Facturen die na 31 augustus geboekt zijn, maar met factuurdatum vóór 1 september kunnen gerapporteerd worden als ten laste van de Digisprong-subsidie 2021.
Als je boekjaar samenvalt met het schooljaar, dan moet je bij de rapportering van AGODI bijzondere aandacht besteden aan de overlopende rekeningen die op 31 augustus 2023 of 31 augustus 2024 hebt gebruikt voor de matching van de Digisprong-kosten. Als je boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, dan moet je geen bijzondere aandacht besteden aan boekingen op overlopende rekeningen.
Aanwending voor vermindering van leerlingenrekeningen
De aanwending van de Digisprong-subsidie voor de vermindering van leerlingenrekeningen is alleen mogelijk wanneer de leerlingen zelf betalen voor de aankoop of huur van IT-toestellen en toebehoren. Het is daarbij niet noodzakelijk dat de leerlingen betalen aan het schoolbestuur. Ook wanneer de leerlingen betalen aan een externe leverancier kan het schoolbestuur met de Digisprong-subsidie tussenkomen in de schoolrekening.
Leerlingen die een gratis laptop hebben gekregen na de herfstvakantie van 2020, moet je uitsluiten van de vermindering van de leerlingenrekening.
De vermindering van leerlingenrekeningen vormt een onmiddellijke aanwending van de Digisprong-subsidie. De subsidie is ook aangewend wanneer de vermindering is voorzien op een schoolrekening die nog openstaat, achterstallig is of is afgeboekt wegens niet-invorderbaar. Een vermindering van leerlingenrekeningen moet dus nooit worden teruggedraaid.
Voor de rapportering moeten de verminderingen in alle betrokken boekjaren worden meegenomen: zowel de verminderingen van 2021, 2022 en 2023 en 2024. In het laatste jaar komen alleen verminderingen in aanmerking die zijn toegekend in de eerste acht maanden van het kalenderjaar.
Katholiek Onderwijs Vlaanderen raadt aan om ook (mogelijke) terugbetalingen op te nemen in de bijdrageregeling en dus de mogelijkheid te vermelden als ze zich kan stellen. In essentie zijn dit geen bijdragen - men krijgt geld terug. Echter, gezien de impact op het gezinsbudget en voor de volledigheid van het financiële plaatje neemt men ze best mee op.
Ja het bedrag van de waarborg voor het ICT-toestel moet na overleg met de schoolraad op de lijst van bijdrage vermeld worden en in het schoolreglement worden opgenomen. Zowel de bijdrageregeling als de schoolfacturen vermelden ook dat gespreide betaling mogelijk is evenals een contactpersoon tot wie de betrokken personen die dergelijke gespreide betaling wensen, zich kunnen richten. Dit werd opgenomen in ons model van schoolreglement: ”Bij problemen om de schoolrekening te betalen, is de contactpersoon op onze school […]. We gaan discreet om met elke vraag. We zoeken samen naar een oplossing en maken afspraken over een aangepaste manier van betalen, bv. gespreid betalen”
Neen maar de leerling moet wel over het toestel kunnen beschikken in het geval van afstandsonderwijs. Hoe je dit aanpakt zit vervat in je ICT-beleidsvisie. Je houdt daarbij ook rekening met je visie op zorgbreed en kansenrijk onderwijs. De gevolgen voor de logistiek zullen wegen op die keuze.
Als ouders autonoom toestellen aankopen zonder welke tussenkomst ook van de school, dan speelt de wet op de overheidsopdrachten niet. Als de school bij de huurkoop of koop alle leerlingen stuurt naar één welbepaalde leverancier, dan moet de school concurrentie laten spelen alvorens een partner te selecteren. De WOO is voor zo’n vergelijking van offertes een gekend kader.
Ja. Door de wijze van berekenen van het aantal leerlingen voor de tweede schijf, nl. het verschil tussen het totaal aantal leerlingen op de teldatum en het aantal leerlingen geteld voor de eerste schijf, worden de OKAN leerlingen die op 1 februari 2020 ingeschreven zijn ook meegeteld voor de Digisprong-middelen.
Ja, in de visienota Van kwetsbaar naar weerbaar – deel 1 ‘beter leren, beter voelen’, Plan voor een kwalitatief versterkt onderwijs in uitvoering van het relanceplan “Vlaamse veerkracht”, staat onder speerpunt 1 “Van achterstand naar voorsprong: aanpakken leerachterstand”, dat er een ICT-versterking komt in het buitengewoon onderwijs (OV1 en OV2), het DBSO (arbeidsmarktgerichte finaliteit) en de Leertijd. Er wordt een budget uitgetrokken van 552 euro per leerling voor ICT-infrastructuur en -toestellen.
De modaliteiten zijn niet dezelfde als bij Digisprong. De Digisprongmiddelen moeten in het secundair onderwijs in de eerste plaats zo worden ingezet dat alle leerlingen over een persoonlijk toestel beschikken. Voor de middelen die worden toegekend aan OV1 en OV2 en DBSO bestaat die vereiste niet. ICT-toestellen kunnen worden aangekocht voor de leerlingen maar het is niet verplicht om voor elke leerling een persoonlijk toestel te voorzien. Het is zelfs mogelijk om helemaal geen toestellen voor de leerlingen te voorzien en de middelen uitsluitend in te zetten voor ICT-infrastructuur.
Het ontvangen budget wordt bepaald aan de hand van het aantal leerlingen van de teldag voor de berekening van de werkingsmiddelen voor het schooljaar 2020-2021.
Voor ICT-toestellen voor de leerlingen kan de school kiezen tussen aankopen, huren of leasen. De school is vrij in de keuze van het type toestel.
De wet op de overheidsopdrachten moet gevolgd worden.
Voor de verantwoording van de uitgaven mogen facturen ingediend worden met factuurdatum tussen 01/01/2021 en 31/08/2023.
In het secundair onderwijs is een huurprijs of een tussenkomst in de huurkoop mogelijk, zoals ook een vergoeding voor het gebruik van handboeken mogelijk is. Het Besluit van de Vlaamse Regering verbiedt het vragen van een vergoeding voor het gebruik van persoonlijke toestellen niet. Het is wel verboden om een vergoeding te vragen voor het gebruik van ICT-infrastructuur in de ruime zin.
Je moet er wel voor zorgen dat er geen dubbele financiering ontstaat. Dit betekent dat je de leerlingenbijdrage ook moet gebruiken voor de realisatie van de Digisprong-doelstellingen. Je kunt een leerlingenbijdrage in het secundair onderwijs bijvoorbeeld verantwoorden als de aanschaffingsprijs van de persoonlijke toestellen hoger is dan 510 euro;
In het basisonderwijs behoort ICT-materiaal tot de lijst met gratis materiaal. Daarom is het niet toegelaten om in het basisonderwijs een leerlingenbijdrage te vragen voor het gebruik van ICT-toestellen of -infrastructuur.
In het secundair onderwijs is een waarborg mogelijk, zoals ook een waarborg voor het gebruik van handboeken mogelijk is. Het Besluit van de Vlaamse Regering verbiedt het vragen van een waarborg voor het gebruik van persoonlijke toestellen van de school niet. Het is wel verboden om een waarborg te vragen als de leerling eigenaar is of wordt of als de leerling huurt bij een derde partij.
Deze waarborg mag je niet als een opbrengst boeken want je moet die waarborg terugbetalen wanneer de leerling het toestel teruggeeft. Je moet de ontvangen waarborgen ook niet rapporteren ten aanzien van AGODI.
Bij de overwegingen om een waarborg te vragen houdt de school vanuit haar ICT-beleidsvisie wel rekening met de principes van zorgbreed en kansenrijk onderwijs.
In het basisonderwijs behoort ICT-materiaal tot de lijst met gratis materiaal. Daarom is het niet toegelaten om in het basisonderwijs een waarborg te vragen voor het gebruik van persoonlijke ICT-toestellen.
De notie ICT-infrastructuur in de ruime zin laat dit toe. Hou er wel rekening mee dat de basisconnectiviteit essentieel is voor een goede uitrol van de digitalisering van je school. De kost van die basisconnectiviteit mag niet onderschat worden. Gelukkig vertrekken we meestal niet van een wit blad maar op die plaatsen waar dat wel het geval zou zijn, is 42 euro per leerling waarschijnlijk ruim ontoereikend voor die basisconnectiviteit.
Ja. Voorwaarde is wel dat voor elk school de Digisprong-doelstellingen gehaald worden.
Neen, voor Digisprong kunnen alleen facturen van 1 januari 2021 of recenter in aanmerking komen als bewijsstukken.
Het geboortejaar van de leerlingen wordt gebruikt. Dit houdt in dat het aantal leerlingen dat geteld wordt waarschijnlijk niet overeenkomt met het effectieve aantal leerlingen dat in de verschillende klassen zit.
Elke aankoop die een schoolbestuur plaatst moet gebeuren met respect voor de wetgeving overheidsopdrachten (WOO). Welke procedure binnen de WOO mag gevolgd worden, hangt af van de waarde van de opdracht. Voor het bepalen van de waarde van zo’n opdracht van leveringen worden alle kosten meegerekend (opties, herhalingen …). Gaat het om aankopen die met een zekere regelmaat terugkomen, dan neem je de totaalkost over een jaar. Gaat het om een raamovereenkomst, dan neem je de totale te verwachten afname over de looptijd van de raamovereenkomst.
Tot 30 000 euro exclusief btw kan gekozen worden voor de procedure van de aanvaarde factuur. Dit is een relatief soepele procedure maar ook hier is een verkenning van de markt noodzakelijk en een gemotiveerde beraadslaging van het schoolbestuur. Zorg ervoor dat je al die stappen in het gunningsproces goed en volledig documenteert.
Tot 139 000 euro exclusief btw kan het bestuur kiezen voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Het bestuur kiest zelf welke leveranciers een offerte mogen indienen, vergelijkt de offertes, onderhandelt eventueel over de offertes en komt tot een gemotiveerde beraadslaging voor de aanstelling van een leverancier.
Vanaf 139 000 euro exclusief btw moet een openbare procedure gevolgd worden. Vanaf 214 000 euro moet zelfs Europees bekend gemaakt worden.
Meer uitleg vind je op onze website.
Besturen voldoen alvast aan de wetgeving overheidsopdrachten indien ze aankopen uit de raamovereenkomst van Katholiek Onderwijs Vlaanderen via DOKO.
Binnen de lopende raamovereenkomst voor verzekeringen dekt de verzekering Alle Risico’s Elektronica ook het thuisgebruik, als er een gebruiksovereenkomst is. Bekijk dit met je verzekeringsmakelaar als je twijfelt. Hieronder vind je enkele modellen van bruikleenovereenkomsten.
Wij zijn er geen voorstander van om de algemene gebruiksvoorwaarden op te nemen in het schoolreglement zelf. Het is, denken we, transparanter om dat apart te doen. In het schoolreglement kun je wel verwijzen naar het andere document. De eventuele kostprijs voor het gebruik/de huur/huurkoop/de aankoop van een toestel moet wel worden opgenomen in de bijdrageregeling, die deel uitmaakt van het schoolreglement. De schoolraad overlegt sowieso over het schoolreglement (art. 21). Aangezien de kostprijs onlosmakelijk verbonden is met het beleid dat de school hierover voert, lijkt het ons aangewezen dat er een breder debat komt in de schoolraad dan enkel de kostprijs. Het is immers de wil van de decreetgever (zie memorie van toelichting, 2004) om het schoolbeleid in ruime zin te overleggen met de schoolraad. Het digitaler maken van de onderwijscontext van een school is een belangrijke wijziging in het didactisch leerproces van een school. We raden dan ook aan om onder de overlegbevoegdheid in art. 21 punt 6 (experimenten en projecten), punt 11(interne kwaliteitszorg),12 (GOK-beleid) het Digisprong besluit te overleggen met de schoolraad.
Aangezien de kostprijs onlosmakelijk verbonden is met het beleid dat de school hierover voert, lijkt het ons aangewezen dat er een breder debat komt in de schoolraad dan enkel de kostprijs. Het is immers de wil van de decreetgever (zie memorie van toelichting, 2004) om het schoolbeleid in ruime zin te overleggen met de schoolraad. Het digitaler maken van de onderwijscontext van een school is een belangrijke wijziging in het didactisch leerproces van een school. We raden dan ook aan om onder de overlegbevoegdheid in art. 21 punt 6 (experimenten en projecten), punt 11(interne kwaliteitszorg),12 (GOK-beleid) het Digisprong besluit te overleggen met de schoolraad.
De school bepaalt dat bedrag vanuit haar ICT-beleidsvisie en met het oog op de besteding van de Digisprongmiddelen. De schoolraad geeft advies over het bedrag dat in mindering wordt gebracht. Zie ook de vraag Moet het volledige budget voor een toestel persoonlijk gebruik in mindering gebracht worden op de schoolrekening van de leerling die een eigen ICT-toestel meebrengt.
De regeling dient eveneens finaal in de bijdrageregeling opgenomen te worden die deel uitmaakt van het schoolreglement. In het schoolreglement zelf beperken we ons meestal tot de principes. Een gedetailleerde beschrijving van bijdragen en kortingen nemen scholen best op in een aparte bijlage.
De middelen moeten worden gebruikt voor:
- ICT-toestellen voor gedeeld gebruik;
- ICT-infrastructuur in de ruime zin;
- aangepaste digitale leermiddelen voor leerlingen met een bijzondere zorgnood.
Je mag middelen die je krijgt voor ICT-infrastructuur in de ruime zin ook gebruiken voor ICT-toestellen voor gedeeld gebruik en/of voor aangepaste digitale leermiddelen.
Omgekeerd mag je middelen die je krijgt voor ICT-toestellen voor gedeeld gebruik ook gebruiken voor ICT-infrastructuur in de ruime zin en/of voor aangepaste digitale leermiddelen op voorwaarde dat je er eerst voor zorgt dat je over voldoende toestellen voor gedeeld gebruik beschikt.
Andere bestedingen zijn niet toegelaten. Je zult het gebruik van de Digisprong-middelen moeten verantwoorden ten aanzien van AGODI. Middelen die je niet correct hebt gebruikt, zul je moeten terugbetalen. ICT-toestellen voor gedeeld gebruik kunnen bijvoorbeeld zijn: tablets, chromebooks, laptops en vaste pc’s voor gebruik in de klas.
De middelen moeten worden gebruikt voor ICT-toestellen voor:
- ICT-toestellen voor persoonlijk gebruik in het vijfde en zesde leerjaar;
- ICT-toestellen voor gedeeld gebruik in het eerste tot en met het vierde leerjaar;
- ICT-infrastructuur in de ruime zin;
- aangepaste digitale leermiddelen voor leerlingen met bijzondere noden in het gewoon en buitengewoon onderwijs.
Als alle leerlingen van het vijfde en zesde leerjaar over een persoonlijk toestel kunnen beschikken en je daarna nog middelen voor toestellen voor persoonlijk gebruik over hebt, dan mag je die middelen gebruiken voor de andere drie bestedingsmogelijkheden.
De middelen die je krijgt voor ICT-infrastructuur in de ruime zin mag je ook gebruiken voor ICT-toestellen voor persoonlijk en/of gedeeld gebruik en/of voor aangepaste digitale leermiddelen.
Je mag middelen die je krijgt voor ICT-toestellen voor gedeeld gebruik ook gebruiken voor ICT-infrastructuur in de ruime zin, voor persoonlijke toestellen en/of voor aangepaste digitale leermiddelen als je er eerst voor zorgt dat je over voldoende toestellen voor gedeeld gebruik beschikt.
Andere doeleinden zijn niet toegelaten. Je zult het gebruik van de Digisprong-middelen moeten verantwoorden ten aanzien van AGODI. Middelen die je niet correct hebt gebruikt, zul je moeten terugbetalen.
ICT-toestellen voor gedeeld gebruik kunnen bijvoorbeeld zijn: tablets, chromebooks, laptops en vaste pc’s voor gebruik in de klas.
Voor persoonlijk gebruik zijn vaste pc’s minder geschikt: de minister wil immers dat probleemloos kan worden overgeschakeld naar afstandsonderwijs voor leerlingen van het vijfde en zesde leerjaar.
De middelen moeten worden gebruikt voor ICT-toestellen voor:
- ICT-toestellen voor persoonlijk gebruik door de leerlingen in een voltijdse opleiding, behalve de leerlingen OV1 en OV2;
- ICT-infrastructuur in de ruime zin;
- aangepaste digitale leermiddelen voor leerlingen met een bijzondere nood, behalve de leerlingen OV1 en OV2.
Als alle voltijdse leerlingen behalve de leerlingen OV1 en OV2 over een persoonlijk toestel kunnen beschikken en je daarna nog middelen voor persoonlijk gebruik over hebt, dan mag je die middelen gebruiken voor de andere twee bestedingsmogelijkheden.
De middelen die je krijgt voor ICT-infrastructuur in de ruime zin mag je ook gebruiken voor ICT-toestellen voor persoonlijk gebruik en/of voor aangepaste digitale leermiddelen.
Andere doeleinden zijn niet toegelaten. Je zult het gebruik van de Digisprong-middelen moeten verantwoorden ten aanzien van AGODI. Middelen die je niet correct hebt gebruikt, zul je moeten terugbetalen.
ICT-toestellen voor persoonlijk gebruik kunnen bijvoorbeeld zijn: tablets, chromebooks en laptops. Vaste pc’s zijn vermoedelijk minder geschikt: de minister wil dat probleemloos kan worden overgeschakeld naar afstandsonderwijs als daar in de toekomst nood aan zou zijn.
Dit is een vaststelling. We hebben dit ook al aangekaart bij de overheid omdat we de volgende jaren een sterke stijging van het aantal leerlingen secundair onderwijs mogen verwachten.
Maar zeker voor een school die net in uitbouw is, is de kans groot dat de middelen ontoereikend zullen zijn.
Bepalend is niet de leverdatum maar de factuurdatum. Er wordt door de opgelegde timing erg veel druk gelegd op scholen en besturen om voor belangrijke bedragen toestellen aan te kopen in een verhitte markt. We pleiten er daarom bij de overheid voor om de einddatum te verschuiven. De overheid wenste hier voorlopig (nog) niet op in te gaan.
De teldatum voor de tweede schijf is eveneens 1 februari 2021 (in de veronderstelling dat het de officiële teldatum is voor de berekening van de werkingstoelagen en omkadering voor 2021-2022 van jouw school).
De laptops van de herfstvakantie van 2020 voor de tweede en derde graad van het secundair onderwijs voor leerbedreigde leerlingen zullen voor 75% van de reële waarde in mindering worden gebracht van de tweede schijf van Digisprong-middelen die zullen worden uitbetaald in 2022 (schooljaar 2022-2023).
Op deze lijst kun je nagaan hoeveel gratis laptops er voor jouw school of schoolbestuur in mindering zullen worden gebracht van de tweede schijf van Digisprong-middelen. De overeenstemmende reële waarde werd je eerder al bezorgd.
Het is de bedoeling dat in het secundair uiteindelijk alle leerlingen zullen kunnen beschikken over een persoonlijk toestel. Dat moet de school realiseren met de middelen van de beide schijven.
De eerste schijf van middelen wordt toegekend op basis van de leerlingenaantallen in het eerste leerjaar van elke graad van het voltijds onderwijs en van de leerlingenaantallen in het derde jaar van de derde graad, behalve voor de leerlingen OV1 en OV2.
Het is niet nodig om de middelen ook te besteden aan toestellen voor diezelfde leerlingen.
De notie “ICT-infrastructuur” mag ruim ingevuld worden. De omschrijving omvat alvast alle hardware en software nodig voor het uitbouwen van een performant computernetwerk (draadloos of bedraad) in de school, de kosten voor connectiviteit, evenals alle digitale (leer)middelen (hardware of software) die in een schoolcontext nodig zijn. Verzekeringen, onderhoud en onderhoudscontracten, stopcontacten, beamers, printers, scanners … zitten hier ook in vervat. Vanuit hun ICT-beleidsvisie bepaalt de school waar ze die middelen voor gebruikt.
De volgende uitgaven kunnen niet betaald worden met Digisprong-middelen:
- ICT-uitgaven voor leerlingen OV1 en OV2,
- ICT-uitgaven voor leerlingen van het deeltijds beroepsonderwijs,
- ICT-toestellen voor personeelsleden,
- ICT-opleidingen, -ondersteuning, -coaching van personeelsleden,
- Personeelskosten en persoonlijke werkingskosten van de ICT-coördinator,
- Uitgaven die niets met ICT en digitalisering te maken hebben,
- DKO, volwassenenonderwijs en internaten.
Leerling koopt of huurkoopt het toestel -> de leerling is eigenaar - Digisprongmiddelen worden ingezet om het toestel “over te kopen” van de leerling (mits akkoord van de leerling en dan wordt de school eigenaar) of als korting op de schoolrekening.
Leerling huurt -> de verhuurder blijft eigenaar - Digisprongmiddelen worden ingezet als korting op de schoolrekening.
School koopt of huurkoopt het toestel -> school eigenaar – Digisprongmiddelen worden ingezet voor het verwerven van de toestellen.
School koopt of huurkoopt het toestel -> school eigenaar – Digisprongmiddelen worden ingezet voor het verwerven van de toestellen.
School huurt -> de verhuurder blijft eigenaar – Digisprongmiddelen worden ingezet om de huur te betalen.
In het secundair onderwijs is het nog altijd mogelijk om de leerlingen zelf een toestel te laten kopen, huren of huurkopen. De minister van Onderwijs wil op dat gebied de autonomie van de schoolbesturen respecteren. In de Q&A van het Departement Onderwijs wordt eigenaarschap door de school wel aanbevolen.
Secundaire scholen met een BYOD-programma worden dus niet verplicht tot een uitdoofscenario. Het blijft toegelaten om leerlingen te laten instappen in een bestaand of nieuw aankoopprogramma, een huurkoopovereenkomst of een huurovereenkomst voort te zetten of nieuw op te starten.
In geval van BYOD moet een schoolbestuur de Digisprong-middelen geheel of gedeeltelijk gebruiken voor een vermindering van de schoolrekening. De schoolraad moet hierover om advies worden gevraagd.
In het basisonderwijs behoort ICT-materiaal tot de lijst met gratis materiaal. Daarom is het niet toegelaten leerlingen van het basisonderwijs te verplichten zelf voor een persoonlijk toestel te zorgen.
Ja, de Digisprong-middelen zijn eenmalig. Slechts een beperkt bedrag van 11 miljoen euro wordt recurrent voorzien.
Voor het (bu)bao komen er alleen middelen in 2021 (schooljaar 2021-2022).
Voor het (bu)bao komen er alleen middelen in 2021 (schooljaar 2021-2022).
Voor het (bu)so komt er nog een tweede schijf in 2022 (schooljaar 2022-2023). Die tweede schijf omvat middelen voor persoonlijke toestellen voor leerlingen, berekend op het aantal leerlingen van het tweede leerjaar van de eerste, tweede en derde graad.
We hebben, afgezien van een beperkt recurrent bedrag van 11 miljoen euro vanaf 2023, geen garantie dat er later nog middelen komen voor toestellen voor leerlingen en voor infrastructuur. Of scholen over voldoende middelen zullen beschikken om binnen enkele jaren de Digisprong-toestellen te vervangen met overheidsmiddelen, wordt alvast beslist door de volgende Vlaamse Regering.
